DOCUMENTI INFORMATICI

Comune di Bologna, carta addio: “così funziona il nostro modello partito dal basso”

Nel 2012 Bologna ha avviato un percorso dal basso partito con la realizzazione di una piattaforma interoperabile che ha consentito la progressiva trasformazione digitale di processi e documenti cartacei e introdotto il documento informatico. Adesso tocca a determine dirigenziali e delibere

23 Nov 2017
Pina Civitella

responsabile U.I. Servizi Applicativi Comune di Bologna

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Stimolare la trasformazione digitale della PA prima ancora di essere un adempimento normativo dovrebbe significare la riduzione dei costi di funzionamento, il miglioramento del livello di qualità, tempestività e flessibilità dei servizi, con un impatto importantissimo sulla produttività.

L’innovazione e il cambiamento della PA, dovrebbero avere al centro i processi e le persone che attraverso nuovi strumenti e competenze dovrebbero agire come motore. Su queste convinzioni il Comune ha iniziato a partire dal 2012 un percorso interno di innovazione per costruire un’organizzazione capace di essere luogo di partecipazione e di crescita per ogni persona coinvolta nel processo di produzione ed erogazione dei servizi ma anche un ambiente di lavoro capace di dare spazio alle competenze delle persone, al loro sviluppo e alla loro motivazione.

Questo processo denominato COS (Conferenza di Organizzazione dei Servizi), nato per incoraggiare le persone a partecipare all’innovazione di processi e procedure come risposta a un insieme di vincoli esterni imposti alle pubbliche amministrazioni, ha dato vita ad una serie di progetti e iniziative di miglioramento dal basso, che hanno apportato un contributo determinante nell’innesco del percorso di dematerializzazione dei procedimenti amministrativi e di diffusione del documento digitale.

Grazie a questa spinta all’innovazione, che ha trovato sponda in un percorso di trasformazione digitale in atto e focalizzato principalmente sugli aspetti tecnologici, si è potuto procedere ad un’estensione capillare all’interno dell’ente del documento originale digitale. Sono nati dall’iniziativa della COS, il percorso di completa dematerializzazione delle pratiche di Occupazione di Suolo Pubblico (OSP), dei bandi di assegnazione degli impianti sportivi, di alcune tipologie di fascicoli relativi alle violazioni amministrative e alle autorizzazioni per noleggio con conducente, fino a conseguire il risultato nel 2017, del 64% di documenti protocollati generati da processi completamenti digitalizzati.

Un percorso dal basso che non è partito in maniera tradizionale con la dematerializzazione degli atti amministrativi delle determine dirigenziali e delle delibere ma con la realizzazione di una piattaforma interoperabile di gestione documentale, che ha consentito la progressiva trasformazione digitale di processi e documenti cartacei, a favore dell’introduzione del documento informatico. Tale piattaforma ha le caratteristiche di un middleware che supporta la formazione, l’archiviazione e la conservazione dei documenti interfacciandosi con le applicazioni legacy che gestiscono processi verticali e il sistema di conservazione esterno. Inoltre tale piattaforma rende disponibili servizi di integrazione verso gli strumenti di verifica e apposizione della firma digitale e verso i sistemi di protocollo e di gestione dei procedimenti. L’introduzione del documento informatico così congegnata si è innestata su un substrato di estesa automazione e semplificazione dei procedimenti amministrativi avvenuta nel corso degli anni, in questa maniera si è proceduto senza necessità di stravolgere strumenti e prassi, garantendo così la continuità operativa degli uffici e migliorandone la produttiva.

Il modello di diffusione incrementale ha consentito di raggiungere l’obiettivo di completa dematerializzazione dei procedimenti amministrativi nei seguenti ambiti: edilizia privata; sportello unico attività produttive; occupazioni di suolo pubblico; assegnazione impianti sportivi; repertorio dei contratti; fatturazione; potendo contare, in molti casi, sull’integrazione con i servizi online offerti al cittadino Attualmente è in corso il recupero dell’archivio storico dell’edilizia privata. Il repository documentale alimentato dai diversi processi conta complessivamente più di 8.000.000 di documenti archiviati, di seguito l’andamento dei documenti gestiti tra giugno e ottobre 2017.

Altro versante di lavoro è stato quello della gestione digitale di diverse tipologie di fascicoli e flussi operativi interni agli uffici, che non trovassero già risposta in applicazioni legacy, quali ad esempio varianti urbanistiche, smaltimento amianto, pareri, accertamenti, riscossioni etc. Per rispondere a questa esigenza è stata introdotta un’applicazione non specializzata su un particolare tipo di processo verticale ma in grado di smistare e condividere le comunicazioni organizzando il flusso di lavoro per fascicoli digitali. L’applicazione supporta più canali di comunicazione in ingresso e uscita, quali mail, PEC, moduli online, fax server, ed è pienamente integrata con la piattaforma documentale, è accessibile in mobilità anche all’esterno della rete aziendale agevolando, in questo modo, le attività di firma dei documenti tramite meccanismi di firma remota, ad oggi i numeri sono i seguenti.

Indicatori ConsoleGiu.Lugl.Ago.Sett.Ott.
numero settori/uffici2226262830
numero utenti686693695713
numero fascicoli gestiti169.470179.253190.616199.681212784
numero documenti gestiti2.097.5762.269.4412.438.7202.630.0582.822.278
numero tipologie di fascicoli7070707987

I prossimi passi prevedono di affrontare la necessaria e ormai urgente dematerializzazione delle determine dirigenziali e delle delibere, lo sviluppo di funzioni di amministrazione della console documentale per renderla pienamente configurabile per velocizzarne la sua diffusione, la dematerializzazione delle procedure di gestione del rapporto di lavoro e costituzione del fascicolo del dipendente. Introducendo così ulteriori elementi di efficienza e trasparenza organizzativa interna.

Il tutto senza dimenticare gli aspetti della trasparenza amministrativa e di servizio al cittadino, che potrà in futuro trovare i documenti digitali, che lo riguardano nel suo fascicolo personale accessibile dalla rete civica Iperbole.

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