Conservatori a norma, come cambia la certificazione Accredia e quando si rischia la revoca - Agenda Digitale

Le norme

Conservatori a norma, come cambia la certificazione Accredia e quando si rischia la revoca

L’aggiornamento da parte di Accredia della circolare sullo Schema di accreditamento degli organismi di certificazione per i conservatori a norma suscita alcune perplessità: ecco la situazione

14 Lug 2021
Luigi Foglia

Senior partner at Studio Legale Lisi, Segretario generale ANORC – Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Custodia di dati, informazioni e documenti digitali

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Dal 5 luglio sui soggetti in possesso di certificazione per lo “Schema conservatori”, possono essere svolte solamente attività di sorveglianza, anche in quei casi nei quali dovesse essere prevista un’attività di rinnovo della certificazione. Si tratta di una conseguenza della Circolare 28/2021 di Accredia, con la quale è stata aggiornata la Circolare 5/2017 che stabiliva lo Schema di accreditamento degli organismi di certificazione, per il processo di certificazione dei Conservatori a norma, secondo le disposizioni dell’Agenzia per l’Italia digitale.

Accredia sottolinea anche che l’eventuale diniego da parte di un conservatore al ricevimento della verifica di sorveglianza comporta la sospensione ed eventuale revoca della certificazione, secondo quanto previsto dal relativo regolamento del CAB. Altrettanto vale per la mancata presentazione dei previsti rapporti di VA-PT.

Cosa dice la nuova circolare Accredia

Accredia – tenuto conto del mutato contesto normativo e in considerazione dell’approvazione da parte di AgID del Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione previsto dall’art. 34, comma 1-bis, lett. B del D.Lgs. 82/2005 – ha fornito indicazioni agli organismi di certificazione specificando che non è più possibile certificare alcun conservatore secondo quanto stabilito dalla precedente Circolare di Accredia 5/2017, né verranno prese in esame richieste di Accreditamento di CAB (gli organismi di certificazione deputati alla verifica del possesso dei requisiti richiesti per la certificaizone) finalizzate allo schema citato.

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Fatturazione elettronica

Oltre al tempismo di pubblicazione della circolare, ci sono alcuni passaggi della stessa che lasciano decisamente perplessi. Fin dalla parte introduttiva della Circolare, infatti, non è possibile non notare una scarsa conoscenza da parte di Accredia dei processi di digitalizzazione ormai già da molti anni in atto in Italia, così come è a dir poco singolare una ricostruzione dell’attuale (e sicuramente non lineare) contesto normativo.

La circolare, infatti, esordisce limitando gli attuali processi di conservazione a norma dei documenti informatici ai soli processi di fatturazione elettronica e di protocollazione, laddove l’obbligo di conservazione digitale a norma esiste, già da tempo, in moltissimi altri ambiti (basti pensare ai contratti delle PA, agli obblighi di comunicazione telematica tra PA e imprese, etc etc..) e, più in generale, è previsto per tutti i documenti informatici (sia di titolarità di soggetti pubblici che privati) ai sensi dell’art. 43 del CAD.

Il digital first

La circolare, inoltre, riporta poi una non meglio precisata normativa vigente in materia che prevederebbe che “entro tempi brevissimi la Pubblica Amministrazione formi i propri documenti solo in modalità digitale”: è appena il caso di ricordare che il cd. principio del “digital first” (ovvero della necessità di produrre la propria documentazione in modalità informatica), oltre ad essere ricavabile da una lettura sistematica del Codice dell’amministrazione digitale, è stato espressamente introdotto dall’ art.1 della legge 124 del 2015 per poi essere riaffermato con forza dal primo Piano triennale per l’informatizzazione della pubblica amministrazione nel 2017.

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Il framework normativo

Quello che però fa maggiormente storcere il naso a un attento lettore è una successiva affermazione relativa al contesto normativo in cui opererebbe la valutazione di conformità allo schema AgID oggetto della circolare 5/2017: i soggetti che intendono mantenere l’accreditamento presso AgID nel ruolo di conservatori, sino al 31 dicembre 2021 dovranno dimostrare il possesso dei requisiti stabiliti dalle norme specifiche, attraverso la presentazione di documenti e certificazioni tra i quali, dopo l’entrata in vigore del D. Lgs. n. 179 del 2016, è compreso anche un certificato di conformità ai requisiti tecnici organizzativi stabiliti dall’AgID…”.

Come anticipato, tale affermazione lascia stupiti perché nelle norme richiamate non è possibile rintracciare in alcun modo alcun obbligo di presentare un certificato di conformità ai requisiti richiesti da AgID. Certamente, anche a parziale discolpa di Accredia, il contesto normativo richiamato è molto complesso e, successivamente alle modifiche al CAD di cui al citato D.Lgs. 176/2016, sarebbe stato doveroso, da parte di Accredia, tener presente anche l’intervento di cui al D.Lgs. 217/2017. Ma proprio in considerazione della complessità normativa, Accredia (che, vale la pena di ricordarlo, rappresenta non solo gli organismi di certificazione, ma anche i soggetti certificati) avrebbe dovuto evitare di fare affermazioni sulle quali non vi è alcuna certezza.

Le richieste ad Agid

Proprio in ragione di tale incertezza, l’Associazione Anorc ha richiesto ad AgID precisi chiarimenti sull’obbligatorietà, o meno, della certificazione ai fini del mantenimento dell’accreditamento come conservatori. Purtroppo, alla nostra lettera dello scorso 8 giugno, non è stata ancora data una risposta che, anche in considerazione delle affermazioni di Accredia, speriamo arrivi al più presto. Affermare, senza alcuna evidenza, l’obbligatorietà del mantenimento oneroso di una certificazione che tra pochi mesi, in ragione del nuovo Regolamento AgID, non servirà più a nulla appare quantomeno inopportuno, nei confronti di soggetti, i conservatori accreditati, che di sforzi, negli ultimi anni, ne hanno portati avanti non pochi.

Inoltre, fin dallo scorso settembre, a seguito della conversione in Legge del DL 76/2020, era già certo che l’accreditamento dei conservatori sarebbe scomparso entro, e forse anche prima, la data di iniziale definitiva applicazione delle nuove Linee guida AgID (ovvero lo scorso 7 giugno 2021, poi prorogata al 1 gennaio 2022): bene, a prescindere dalla pubblicazione del Regolamento AgID sui criteri di fornitura dei servizi di conservazione, Accredia avrebbe potuto già intervenire evitando di richiedere rinnovi di una certificazione che si sapeva sarebbe divenuta inutile di lì a poco.

A questo punto, si ritiene importante l’intervento di AgID finalizzato a chiarire se, e in base a quale norma e/o provvedimento, sia necessario il mantenimento della certificazione di conformità e se, anche in considerazione della estrema sinteticità dei requisiti previsti dal Regolamento, ci sia intenzione di lavorare ad un aggiornamento al documento contenente i requisiti di qualità e sicurezza richiesti: quest’attività inciderebbe positivamente anche sulla certificazione di conformità oggetto della Circolare Accredia rendendola quantomeno attuale e, pur se resterebbe una certificazione volontaria, sarebbe apprezzabile la sua utilità. Fino ad oggi, infatti, a parte una breve finestra temporale tra l’agosto 2016 e il dicembre 2017, la certificazione di conformità è stata un’opportunità che tutti i conservatori hanno saputo cogliere in collaborazione con gli organismi di certificazione che, non senza fatica, hanno aiutato a interpretare correttamente l’applicazione dei requisiti di qualità e sicurezza richiesti da AgID.

Conclusione

Ora il rischio concreto è quello di perdere l’esperienza fatta e di rompere quel rapporto di fiducia e collaborazione tra imprese e organismi di certificazione che ha portato i suoi frutti negli ultimi anni.

In attesa di conoscere le intenzioni di AgID, Anorc ha intenzione di lavorare ad una prassi di riferimento che possa aiutare a dettagliare i requisiti organizzativi, di processo e di sicurezza richiesti ai conservatori nei vari ambiti – pubblico, privato, fiscale, sanitario, etc.. – tentando così di portare all’attenzione dell’Europa un quadro di riferimento preciso e puntuale dei requisiti richiesti per i servizi di conservazione che, si spera, potrà esser preso come riferimento per la futura regolamentazione dei servizi qualificati di conservazione in ambito eIDAS.

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