Il nodo dell’accreditamento dei depositi, o meglio dei soggetti pubblici o privati cui il legislatore italiano affida il compito di conservare documenti digitali prodotti dalla pubblica amministrazione, è spesso oggetto di riflessione e di un dibattito talvolta anche acceso.
Gli interventi normativi e organizzativi sul tema non sono certo mancati in questi anni, anzi in questi decenni, dato che il primo regolamento in materia risale addirittura al 1994 (circolare Aipa 15/1994). Nel resto del mondo i provvedimenti in materia sono stati alquanto limitati se non assenti, se si eccettua il lavoro di standardizzazione sviluppato dai gruppi internazionali che fanno riferimento all’International Standard Organisation e, molto recentemente, il regolamento europeo EiDAS che approva rilevanti disposizioni in materia di servizi fiduciari qualificati.
Al di fuori del nostro Paese, l’attenzione si è finora concentrata sul problema della conservazione digitale delle fonti storiche e sul ruolo, indubbiamente strategico, degli archivi nazionali, sulla sostenibilità del sistema conservativa e sulla qualificazione delle procedure che accompagnano il trasferimento delle risorse digitali dai soggetti produttori alle istituzioni culturali deputate a conservarle in modo permanente a fini storici e scientifici. La cosiddetta archiviazione o tenuta di documenti digitali, intesa come attività di protezione dei documenti e dei dati nella fase attiva o semi-attiva, è stata lasciata alla responsabilità degli enti originari.
Non si è riflettuto abbastanza sulle ragioni che, storicamente (24 anni fa), hanno spinto il legislatore italiano a intraprendere (in solitudine) un lungo e non lineare percorso normativo e organizzativo. Oltre alla motivazione formale di dover salvaguardare (con una protezione precoce a fronte di una normativa avanzata in materia) i patrimoni digitali al fine di garantirne autenticità e integrità ed evitarne perdite irreparabili, altri obiettivi giocarono allora un ruolo centrale soprattutto con riferimento alla digitalizzazione degli archivi cartacei: la volontà di assecondare interessi di mercato da un lato, l’ingenuità di fondare la riqualificazione e l’efficienza del settore pubblico su interventi di smaterializzazione. Si ritenne allora conveniente tenere distinti i processi di regolamentazione, imponendo un doppio canale normativo che separava l’ambito della formazione dei documenti (che non poteva non tener conto delle indicazioni di natura archivistica) da quello della loro tenuta e, prima ancora, del loro riversamento digitale. Si decise di lasciare mano libera agli operatori nel campo della digitalizzazione conservativa (si veda a questo proposito la deliberazione Cnipa 11/2004 che riduceva al minimo i requisiti per la riproduzione e conservazione di documenti). Il doppio binario ha, tuttavia, prodotto risultati così scarsi da convincere il legislatore (in forme non ancora del tutto convincenti) a individuare un punto di convergenza tra la formazione e la ‘conservazione/archiviazione’ digitali nel nuovo articolo 44 del Codice dell’amministrazione digitale, approvato con dlgs 179/2016, intitolato oggi “Requisiti per la gestione e la conservazione dei documenti informatici”.
Nella mancanza prolungata di interventi correttivi equilibrati e di una visione unitaria, gli operatori (privi di controlli e limiti, fatta eccezione del divieto di distruggere i documenti analogici oggetto di digitalizzazione previsto da una circolare del 2004 della Direzione generale degli archivi) hanno a lungo e in gran parte gestito le loro attività con soluzioni tecniche di basso profilo, che hanno finito per aumentare la resistenza delle stesse amministrazioni e delle strutture di tutela (il Ministero dei beni culturali).
E’ solo a partire dal 2013 (vent’anni dopo le prime norme tecniche) che assiste finalmente a una svolta positiva nel settore con l’obiettivo (perseguito in modo congiunto da parte dell’Agenzia per l’Italia digitale, dell’amministrazione archivistica e delle regioni che negli anni precedenti avevano comunque operato per salvaguardare la corretta tenuta degli archivi digitali) di introdurre organicità e garanzie in processi che avrebbero altrimenti rischiato di penalizzare gravemente il futuro digitale del paese, senza peraltro produrre alcun effetto positivo di trascinamento in termini di efficienza e di sviluppo del settore. Oltre all’approvazione (con dpcm 3 dicembre 2013) di un sistema coerente e organico di regole tecniche sulla conservazione digitale, l’AgID ha adottato politiche di controllo sulla qualità degli enti pubblici o privati cui si affida la tenuta degli archivi digitali pubblici, definendo requisiti per la sicurezza e la qualità dei depositi, nel rispetto dello standard ISO 16363:2012 Audit and certification of trustworthy digital repositories (scaricabile gratuitamente dal sito).
A partire dal 2014 si è, finalmente, avviato un complesso intervento di accreditamento dei depositi e di certificazione dei processi di conservazione che – dopo una prima applicazione ‘morbida’ basata su controlli formali – ha finalmente imboccato la strada corretta (e coerente con le pratiche e gli standard internazionali) di verifiche rigorose nei depositi medesimi, guidate da direttive operative per l’attività istruttoria svolta in sede di primo accreditamento e assicurate da visite periodiche obbligatorie affidate a ispettori esperti nelle successive fasi di vigilanza.
Non mancano certo ambiti di incertezza in questo campo, ad esempio in relazione al ruolo di controllo che comunque il Codice dei beni culturali affida all’amministrazione archivistica. I costi e la sostenibilità del modello individuato non sono stati ancora indagati e valutati a sufficienza, né sembra definita una metrica pesata per la certificazione della qualità conservativa dei depositi. Gli ispettori selezionati in questa prima fase di verifica hanno competenze soprattutto in materia di sicurezza, mentre la dimensione archivistica della conservazione continua a essere trascurata.
I rischi di frammentazione e/o inutile duplicazione dei patrimoni digitali versati nei sistemi di conservazione non sono eliminati o ridotti. Né il piano triennale per la trasformazione digitale 2017-2019 sembra aver chiarito – anche per le ambiguità della terminologia adottata – la natura dei poli di conservazione e il rapporto con la funzione conservativa affidata alle istituzioni di memoria. E’, tuttavia, molto positivo che finalmente si riconosca alla conservazione e alla creazione di poli specifici un ruolo strategico e che si avviino progetti unitari.
