Le regole

Conservazione documenti fiscali, come fare: le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate

Come gestire la conservazione elettronica di tutti i documenti rilevanti a fini tributari, come esterometro, dichiarazioni di intento e modelli F24: i chiarimenti pratici sono stati forniti dall’Agenzia delle Entrate in una risposta a interpello

27 Apr 2022
Alessandro Mastromatteo

Avvocato, Studio Legale Tributario Santacroce & Associati

Conservazione elettronica non solo dei modelli dichiarativi trasmessi dagli intermediari abilitati all’Agenzia delle entrate, ma anche di tutti gli altri documenti, rilevanti ai fini tributari quali esterometro, dichiarazioni di intento, modelli F24, liquidazioni periodiche, gestiti ed inviati agli uffici finanziari dagli stessi soggetti, in adempimento agli obblighi assunti nei confronti dei contribuenti. È il chiarimento reso dall’amministrazione fiscale con la risposta ad interpello numero 217/E pubblicata il 26 aprile 2022.

Con l’intervento è stato inoltre nuovamente ribadito, confermando precedenti documenti di prassi, come le dichiarazioni trasmesse tramite Entratel non devono essere necessariamente sottoscritte dall’intermediario stesso il quale è tenuto tuttavia alla loro conservazione, secondo le regole dettate dal D.M. 17 giugno 2014 sino al termine per l’accertamento del periodo d’imposta di riferimento, anche se diverso dal termine ordinario, tenendo quindi conto di eventuali differimenti quali quelli legati all’emergenza epidemiologica Covid-19.

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Cosa dice l’Agenzia delle Entrate

I quesiti oggetto di analisi da parte dell’Agenzia delle entrate sono stati formulati da un intermediario abilitato alla trasmissione delle dichiarazioni fiscali, ai sensi dell’articolo 3, comma 3 Dpr n. 322/1998. L’impegno assunto nei confronti del cliente riguarda, come nella quasi totalità dei casi, la trasmissione in via telematica dei dati contenuti nella dichiarazione al momento dell’assunzione dell’incarico per la sua predisposizione: a tal fine viene sottoscritto il riquadro relativo all’impegno alla presentazione telematica, presente nel frontespizio dei vari modelli dichiarativi. La compilazione, su modello conforme a quello ministeriale, avviene utilizzando i software disponibili: l’intermediario sottoscrive però la dichiarazione esclusivamente attraverso la procedura di autenticazione del file telematico apponendovi la firma elettronica, basata sul certificato emesso dalla stessa Agenzia delle entrate.

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L’invio e la verifica dell’esito della trasmissione, consultando la ricevuta resa disponibile, costituiscono ulteriori passaggi della procedura che si completa, entro i trenta giorni successivi al termine previsto per la presentazione della dichiarazione, con la condivisione, per e-mail ovvero per posta ordinaria, al cliente di copia in formato .pdf della dichiarazione trasmessa oltre che della comunicazione di ricezione rilasciata dall’Agenzia. A questo punto, l’intermediario conserva copia della dichiarazione in formato cartaceo, completa della sottoscrizione riportata sul riquadro relativo all’impegno alla presentazione telematica, presente nel frontespizio.

La sottoscrizione dei documenti da conservare

Premesse queste modalità di gestione, l’intermediario istante ha chiesto intanto se sussista o meno un obbligo di apporre la propria sottoscrizione (olografa o digitale) sulla copia delle dichiarazioni oggetto di conservazione. Richiamando le risposte nn. 518 e 619/E, pubblicate rispettivamente il 12 dicembre 2019 ed il 23 dicembre 2020, l’Agenzia ribadisce come la dichiarazione inviata deve essere sottoscritta dal solo contribuente e/o sostituto e non anche dall’intermediario. Quindi in capo all’intermediario non c’è un obbligo di sottoscrizione della dichiarazione trasmessa e delle relative copie.

Modalità di conservazione

Il secondo quesito ha riguardato il rispetto o meno, in caso di conservazione delle dichiarazioni fiscali trasmesse su supporto informatico, delle regole contenute nel D.M. 17 giugno 2014 in combinato disposto con le prescrizioni del Cad – Codice dell’Amministrazione digitale di cui al D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e, di fatto, nelle relative Linee Guida rilasciate da AgID ed applicabili in via esclusiva dal 1° gennaio 2022. Anche con riguardo a tale questione, le Entrate precisano come le dichiarazioni, in quanto documenti fiscalmente rilevanti, devono essere conservati nel rispetto della normativa vigente: in quanto documenti informatici (perché originati come tali o in essi trasformati), si devono rispettare le prescrizioni del CA, delle Linee Guida e del D.M. 17 giugno 2014.

Documenti interessati

L’ultimo quesito posto è se l’obbligo di osservare le previsioni contenute nell’articolo 2 e ss. Dm 17 giugno 2014, in combinato disposto con il Cad, trovi applicazione anche per i documenti che l’intermediario trasmette telematicamente e di cui conserva copia, anche se non ricompresi tra le dichiarazioni reddituali o IVA. Secondo le Entrate, le regole sulla conservazione vanno applicate e rispettate anche per tutti gli altri documenti rilevanti ai fini tributari che gli intermediari trasmettono e/o gestiscono a favore dei contribuenti, curandone la conservazione compresi, come indicato in premessa, “esterometro”, “dichiarazioni d’intento”, modelli di pagamento unificato F24, modelli di variazione dei dati IVA oltre tutto ciò che può rientrare nella normale attività degli intermediari come le LiPe – liquidazioni periodiche IVA.

Periodo di conservazione

È stato infine richiesto di individuare il periodo di conservazione delle copie delle dichiarazioni fiscali in capo all’intermediario, e cioè se lo stesso sia un rinvio “mobile” correlato ad eventuali deroghe o proroghe dei termini di accertamento fiscale ordinariamente dettati dall’articolo 43 del D.P.R n. 600 del 1973. La risposta delle Entrate si fonda sul richiamo al “termine per l’accertamento” del periodo d’imposta di riferimento, dovendo intendersi per esso l’intero arco temporale necessario a tal fine, sia quando diminuito o maggiorato, rispetto a quello ordinario, in ragioni di particolari previsioni normative, quali la legislazione di emergenza sia per la pandemia che per far fronte ad eventi imprevedibili come sismi, alluvioni o altri eventi eccezionali.

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