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Conservazione fatture elettroniche, perché farla: norme e vantaggi pratici

Due le principali cause che possono incidere sulla scelta delle aziende di fare o meno la conservazione della fattura elettronica: la prima deriva da leggi e norme dello Stato, la seconda da esigenze gestionali e di efficientamento aziendale. Ecco perché è importante per le aziende adottare un ordinato sistema documentale

23 Mar 2018

Roberto Bellini

direttore Generale Assosoftware


Un tema che ricorre regolarmente quando si introducono nuovi obblighi di comunicazione di dati al Fisco riguarda la necessità o meno della loro conservazione e le modalità con cui questa deve avvenire.

A questo dilemma non sfugge nemmeno la fattura elettronica in considerazione dell’imminente obbligo per tutte le aziende (da gennaio 2019 e per alcune categorie già dal 1° luglio 2018) di comunicare le fatture elettroniche al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Perché conservare le fatture elettroniche

La Legge di Bilancio 2018, infatti, nell’introdurre l’obbligo di legge con la modifica del Dlgs.127/2015, stabilisce anche che “Gli obblighi di conservazione si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle Entrate”.

Di tale inciso sono state fatte diverse interpretazioni che hanno portato, in questi giorni, numerosi commentatori a sostenere le posizioni più disparate, tutte legittime e rispettabili; come Assosoftware cerchiamo di fare un po’ di chiarezza sulle motivazioni che, a nostro avviso, dovrebbero indurre un’azienda a conservare le fatture elettroniche.

In primis possiamo affermare che sono due le principali cause che possono incidere sulla scelta delle aziende di effettuare o meno la conservazione del documento fattura; la prima deriva da leggi e norme dello Stato, la seconda da esigenze gestionali e di efficientamento aziendale.

Gli aspetti normativi

Diciamo subito che le leggi e le norme che stabiliscono gli obblighi di conservazione dei documenti fiscali sono diverse e stratificate nel tempo, tuttavia, sostanzialmente, possono essere suddivise in tre grandi categorie:

  • Le norme fiscali e tributarie
  • Le norme civilistiche
  • Le regole tecniche del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale).

Per tutto quello che riguarda i documenti fiscalmente rilevanti, la norma tributaria di riferimento è il Decreto del MEF del 17 giugno 2014 che stabilisce le modalità con cui tali documenti, comprese le fatture, devono essere conservati a norma in formato digitale. Si potrebbe sostenere che tale norma fiscale per la conservazione delle fatture elettroniche è superata dalla modifica del Dlgs.127/2015 e che quindi l’obbligo, prima previsto in capo all’azienda, ora viene assolto dall’Agenzia delle Entrate.

C’è poi il Codice Civile, che come è noto regola le obbligazioni per persone fisiche e aziende nel rapporto con i terzi e che all’Art.2220 letteralmente recita: “Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.

Evidentemente, questa norma, a meno di ulteriori interventi legislativi atti a modificare il Codice Civile, non può essere considerata assolta automaticamente dall’Agenzia delle Entrate, essendo un’obbligazione chiaramente riferita all’impresa che produce le scritture contabili, non tanto e non solo per soddisfare adempimenti fiscali, ma soprattutto per gli effetti giuridici e di responsabilità civile che possono derivare nei rapporti con altre controparti.

D’altra parte basti pensare alla necessità di presentare in tribunale una fattura per una causa civile. Se il portale dell’agenzia delle entrate non fosse raggiungibile per motivi tecnici e se si fosse quindi impossibilitati a presentare il documento di chi sarebbe la responsabilità? A chi sarebbero richiesti gli eventuali danni? E se la controparte in giudizio fosse proprio l’Agenzia delle entrate? Non sono questioni di poco conto.

Infine, nella diatriba normativa, si inserisce anche il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che nella sesta versione recentemente approvata dalle Camere nell’art.43, comma 1-bis, recita: “ Se il documento informatico è conservato per legge da uno dei soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, (i.e. Enti pubblici e Società Pubbliche) cessa l’obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono 00n ogni momento richiedere accesso al documento stesso ai medesimi soggetti di cui all’articolo 2, comma 2.”.

Questo passaggio riferendosi ai soggetti pubblici che conservano per obbligo il documento, potrebbe collegarsi alla norma inserita in Legge di Bilancio e cioè alla citata modifica del Dlgs.127/2015, la quale prevede che la conservazione delle fatture venga assolta dall’Agenzia delle Entrate. Anche in questo caso però la mancata obbligazione per le imprese sembra riferita ai soli rapporti nei confronti del soggetto pubblico che effettua la conservazione, secondo la nota regola del “once only” che stabilisce che una volta acquisito il documento da parte di una PA, lo stesso non possa più essere richiesto al soggetto che l’ha prodotto e inviato.

Terminando la disamina normativa possiamo quindi affermare che, allo stato dell’arte, anche senza attendere gli ulteriori chiarimenti che arriveranno per le modifiche apportate dalla Legge di Bilancio 2018, le fatture elettroniche dovranno continuare a essere conservate anche dalle imprese per rispondere agli obblighi civilistici.

Conservare per esigenze gestionali

Agli aspetti normativi, come detto, si aggiungono poi le esigenze gestionali che spesso prescindono dagli obblighi di legge. Infatti per un’azienda il documento fattura è un elemento fondamentale sia nel rapporto commerciale con la controparte, a cui si collega la prestazione o la consegna della merce e il successivo pagamento, sia nella catena aziendale interna che lega i processi di approvvigionamento, di produzione e infine di vendita di un determinato bene. La tracciabilità dei fatti interni ed esterni all’azienda richiede quindi una rapida ricerca dei documenti, compresa la fattura, e degli elementi ivi contenuti e la possibilità di collegare tutti i documenti tra di loro tramite sistemi documentali e di conservazione digitale.

Facendo un esempio concreto, se l’azienda dovesse ricercare una fattura partendo da un ddt o da un ordine o da un pagamento, senza un sistema di conservazione che integra anche la fattura, dovrebbe uscire dal suo gestionale, entrare nel portale dell’Agenzia entrate e ricercare la fattura con altri elementi inseriti a mano, con evidente perdita di tempo e costi aggiuntivi.

È stato ampiamente dimostrato, da numerose ricerche italiane ed estere, che tutte le imprese avrebbero grossi benefici di efficienza e importanti risparmi di costi se avviassero la digitalizzazione dei documenti adottando un ordinato sistema documentale.

Possiamo quindi concludere che la conservazione digitale delle fatture, non solo è ancora necessaria normativamente ma è auspicabile che, a prescindere dagli obblighi normativi, rimanga anche in futuro tra le priorità gestionali delle aziende per migliorare l’efficienza interna e la competitività delle stesse nel mercato.