Assosoftware

Conservazione fatture elettroniche, perché farla: norme e vantaggi pratici

Due le principali cause che possono incidere sulla scelta delle aziende di fare o meno la conservazione della fattura elettronica: la prima deriva da leggi e norme dello Stato, la seconda da esigenze gestionali e di efficientamento aziendale. Ecco perché è importante per le aziende adottare un ordinato sistema documentale

23 Mar 2018
bonus bancomat 2020

Un tema che ricorre regolarmente quando si introducono nuovi obblighi di comunicazione di dati al Fisco riguarda la necessità o meno della loro conservazione e le modalità con cui questa deve avvenire.

A questo dilemma non sfugge nemmeno la fattura elettronica in considerazione dell’imminente obbligo per tutte le aziende (da gennaio 2019 e per alcune categorie già dal 1° luglio 2018) di comunicare le fatture elettroniche al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Perché conservare le fatture elettroniche

La Legge di Bilancio 2018, infatti, nell’introdurre l’obbligo di legge con la modifica del Dlgs.127/2015, stabilisce anche che “Gli obblighi di conservazione si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle Entrate”.

Evento in presenza
SAP NOW, 20 ottobre | Sostenibilità e innovazione per un ecosistema digitale che rispetta il pianeta
Cloud
Datacenter

Di tale inciso sono state fatte diverse interpretazioni che hanno portato, in questi giorni, numerosi commentatori a sostenere le posizioni più disparate, tutte legittime e rispettabili; come Assosoftware cerchiamo di fare un po’ di chiarezza sulle motivazioni che, a nostro avviso, dovrebbero indurre un’azienda a conservare le fatture elettroniche.

In primis possiamo affermare che sono due le principali cause che possono incidere sulla scelta delle aziende di effettuare o meno la conservazione del documento fattura; la prima deriva da leggi e norme dello Stato, la seconda da esigenze gestionali e di efficientamento aziendale.

Gli aspetti normativi

Diciamo subito che le leggi e le norme che stabiliscono gli obblighi di conservazione dei documenti fiscali sono diverse e stratificate nel tempo, tuttavia, sostanzialmente, possono essere suddivise in tre grandi categorie:

  • Le norme fiscali e tributarie
  • Le norme civilistiche
  • Le regole tecniche del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale).

Per tutto quello che riguarda i documenti fiscalmente rilevanti, la norma tributaria di riferimento è il Decreto del MEF del 17 giugno 2014 che stabilisce le modalità con cui tali documenti, comprese le fatture, devono essere conservati a norma in formato digitale. Si potrebbe sostenere che tale norma fiscale per la conservazione delle fatture elettroniche è superata dalla modifica del Dlgs.127/2015 e che quindi l’obbligo, prima previsto in capo all’azienda, ora viene assolto dall’Agenzia delle Entrate.

C’è poi il Codice Civile, che come è noto regola le obbligazioni per persone fisiche e aziende nel rapporto con i terzi e che all’Art.2220 letteralmente recita: “Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.

Evidentemente, questa norma, a meno di ulteriori interventi legislativi atti a modificare il Codice Civile, non può essere considerata assolta automaticamente dall’Agenzia delle Entrate, essendo un’obbligazione chiaramente riferita all’impresa che produce le scritture contabili, non tanto e non solo per soddisfare adempimenti fiscali, ma soprattutto per gli effetti giuridici e di responsabilità civile che possono derivare nei rapporti con altre controparti.

D’altra parte basti pensare alla necessità di presentare in tribunale una fattura per una causa civile. Se il portale dell’agenzia delle entrate non fosse raggiungibile per motivi tecnici e se si fosse quindi impossibilitati a presentare il documento di chi sarebbe la responsabilità? A chi sarebbero richiesti gli eventuali danni? E se la controparte in giudizio fosse proprio l’Agenzia delle entrate? Non sono questioni di poco conto.

Infine, nella diatriba normativa, si inserisce anche il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che nella sesta versione recentemente approvata dalle Camere nell’art.43, comma 1-bis, recita: “ Se il documento informatico è conservato per legge da uno dei soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, (i.e. Enti pubblici e Società Pubbliche) cessa l’obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono 00n ogni momento richiedere accesso al documento stesso ai medesimi soggetti di cui all’articolo 2, comma 2.”.

Questo passaggio riferendosi ai soggetti pubblici che conservano per obbligo il documento, potrebbe collegarsi alla norma inserita in Legge di Bilancio e cioè alla citata modifica del Dlgs.127/2015, la quale prevede che la conservazione delle fatture venga assolta dall’Agenzia delle Entrate. Anche in questo caso però la mancata obbligazione per le imprese sembra riferita ai soli rapporti nei confronti del soggetto pubblico che effettua la conservazione, secondo la nota regola del “once only” che stabilisce che una volta acquisito il documento da parte di una PA, lo stesso non possa più essere richiesto al soggetto che l’ha prodotto e inviato.

Terminando la disamina normativa possiamo quindi affermare che, allo stato dell’arte, anche senza attendere gli ulteriori chiarimenti che arriveranno per le modifiche apportate dalla Legge di Bilancio 2018, le fatture elettroniche dovranno continuare a essere conservate anche dalle imprese per rispondere agli obblighi civilistici.

Conservare per esigenze gestionali

Agli aspetti normativi, come detto, si aggiungono poi le esigenze gestionali che spesso prescindono dagli obblighi di legge. Infatti per un’azienda il documento fattura è un elemento fondamentale sia nel rapporto commerciale con la controparte, a cui si collega la prestazione o la consegna della merce e il successivo pagamento, sia nella catena aziendale interna che lega i processi di approvvigionamento, di produzione e infine di vendita di un determinato bene. La tracciabilità dei fatti interni ed esterni all’azienda richiede quindi una rapida ricerca dei documenti, compresa la fattura, e degli elementi ivi contenuti e la possibilità di collegare tutti i documenti tra di loro tramite sistemi documentali e di conservazione digitale.

Facendo un esempio concreto, se l’azienda dovesse ricercare una fattura partendo da un ddt o da un ordine o da un pagamento, senza un sistema di conservazione che integra anche la fattura, dovrebbe uscire dal suo gestionale, entrare nel portale dell’Agenzia entrate e ricercare la fattura con altri elementi inseriti a mano, con evidente perdita di tempo e costi aggiuntivi.

È stato ampiamente dimostrato, da numerose ricerche italiane ed estere, che tutte le imprese avrebbero grossi benefici di efficienza e importanti risparmi di costi se avviassero la digitalizzazione dei documenti adottando un ordinato sistema documentale.

Possiamo quindi concludere che la conservazione digitale delle fatture, non solo è ancora necessaria normativamente ma è auspicabile che, a prescindere dagli obblighi normativi, rimanga anche in futuro tra le priorità gestionali delle aziende per migliorare l’efficienza interna e la competitività delle stesse nel mercato.

Speciale PNRR

Tutti
Incentivi
PA
Sostemibilità
Analisi
Formazione
Salute digitale
Sicurezza
Sostenibilità
Digital Economy
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr

Articolo 1 di 2