La Regione Emilia Romagna ha da tempo puntato sulla dematerializzazione degli acquisti pubblici, con l’obiettivo di digitalizzare l’intero processo degli approvvigionamenti: dalla fase di ricognizione dei fabbisogni all’espletamento della procedura di gara, alla gestione del contratto, fino alla fase di gestione di ordini e fatture in modalità completamente telematica.
Il primo passo, in questo senso, è stata l’adesione nel 2008 al progetto europeo PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line), che ha coinvolto le stazioni appaltanti di 12 Paesi al fine di individuare soluzioni e standard tecnologici comuni in materia di e-procurement, con particolare riferimento a fatture, ordini e Documenti di Trasporto (DDT).
Grazie al buon esito di quel progetto e delle sperimentazioni successive, la Regione ha adottato lo standard PEPPOL e, con la legge regionale n. 17 del 2013, ha istituito il Sistema regionale per la dematerializzazione del ciclo passivo (SiCiPa-ER), volto a supportare lo scambio di documenti elettronici di acquisto tra fornitori, Pubbliche Amministrazioni e Agenzia delle Entrate e l’integrazione con il Polo archivistico dell’Emilia-Romagna (ParER) per la conservazione dei documenti digitali.
Nell’ambito del SiCiPa-ER, all’Agenzia Intercent-ER è stato affidato, dalla stessa legge regionale, il compito di sviluppare e implementare la soluzione tecnologica che consentisse l’automazione dei processi amministrativi di gestione degli approvvigionamenti sia lato P.A. che lato fornitore, attraverso la completa dematerializzazione dei documenti inerenti al ciclo passivo degli acquisti.
PP-ER – Procurement Paperless Emilia-Romagna, questo il nome del progetto, prende avvio nel 2013 con lo sviluppo del Nodo Telematico di Interscambio (NoTI-ER): l’infrastruttura tecnologica viene realizzata sulla base dello standard PEPPOL e messa gratuitamente a disposizione degli Enti del territorio regionale per la gestione dei propri ordini, documenti di acquisto e fatture. L’obiettivo è quello di semplificare la gestione degli approvvigionamenti tra P.A. e Operatori Economici per rendere più efficace ed economico l’intero processo.
Da un punto di vista tecnico, PP-ER si basa su una soluzione interoperabile di scambio in xml UBL-PEPPOL attraverso la rete europea di access point PEPPOL, ovvero una soluzione che consente di superare i singoli canali di filiera e di gestire gli ordini di tutte le tipologie di acquisti effettuate dalle Pubbliche Amministrazioni (farmaci, dispositivi medici, beni economali e servizi immateriali).
Principali destinatari del progetto sono le Aziende Sanitarie dell’Emilia-Romagna e la Regione stessa incluse tutte le società partecipate, ma possono aderire a NoTI-ER anche tutti i Comuni, gli Enti Locali, i loro enti ed organismi, le loro associazioni, unioni e consorzi (es. aziende e istituti, anche autonomi), gli organismi di diritto pubblico e le società strumentali partecipate da tali soggetti, nonché gli istituti di istruzione scolastica e universitaria del territorio regionale. Un ulteriore importate target è rappresentato poi dagli operatori economici che operano come fornitori di tali Enti.
Il vantaggio, per le Pubbliche Amministrazioni, è quello di conoscere in anticipo le merci in consegna, facilitando le fasi di carico a magazzino, nonché quello di poter tenere traccia dei dati dei beni e servizi effettivamente consegnati, migliorando così i controlli, anche ai fini della liquidazione, e accelerando i tempi di gestione di fatture e pagamenti.
Alle imprese, PP-ER consente invece di evadere gli ordini con maggior rapidità e precisione grazie alla loro ricezione in modalità strutturata e all’acquisizione automatica nel proprio sistema informativo, nonché di generare automaticamente i documenti di trasporto e le fatture, risparmiando tempo nelle attività di inserimento dati e riducendo gli errori dovuti all’interpretazione del cartaceo.
Senza dimenticare che, a livello di sistema, la completa gestione dematerializzata non rende più necessaria la conservazione fisica dei documenti cartacei, con un grande risparmio di carta e importanti impatti anche sull’ambiente.
PP-ER permette inoltre una migliore pianificazione delle procedure: tutti i documenti del ciclo degli acquisti, con i dati puntuali rispetto agli articoli utilizzati, confluiscono infatti in un’unica base dati, permettendo ai singoli enti aderenti di effettuare l’indagine sui propri consumi, una migliore analisi dei propri fabbisogni e un più efficace monitoraggio della spesa.
Dall’avvio del progetto, tramite NoTI-ER, sono stati già oltre 318.000 gli ordini complessivamente trasmessi, 785.000 i documenti di trasporto ricevuti e 2,6 milioni le fatture elettroniche gestite e sono ormai più di 1.200 i fornitori abilitati su tutto il territorio nazionale (dati al 4 gennaio 2018). Numeri importanti in gioco, considerando che – secondo una stima sui valori calcolati dall’Osservatorio sulla fatturazione elettronica del Politecnico di Milano – il risparmio generato oscilla tra i 25 e i 65 € per ogni ciclo completo di acquisto gestito in modalità elettronica strutturata e conservato in forma digitale.
Grazie a questa esperienza, riconosciuta come la principale implementazione del sistema PEPPOL in Italia, Intercent-ER fornisce oggi supporto operativo all’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), divenuta PEPPOL Authority a dicembre 2016 con il compito di governare l’applicazione delle specifiche tecniche e coordinare gli Access Point Provider PEPPOL sul territorio nazionale.
Per le sue caratteristiche, il progetto è replicabile su tutta la Pubblica Amministrazione nazionale, di cui potrebbe coinvolgere potenzialmente tutti i fornitori. L’importanza dell’esperienza di innovazione realizzata da PP-ER è stata confermata dall’assegnazione di importanti riconoscimenti pubblici: si segnalano, in particolare, il “Premio 10×10”, sezione PA Senza Carta, promosso da ForumPA e il “Premio Agenda digitale 2017” dell’Osservatorio Agenda Digitale della School of Management del Politecnico di Milano, per la categoria Agende digitali regionali.
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