IL COMMENTO

Digitalizzare i processi per il futuro dei nostri documenti

Come garantire che il progresso tecnologico, molto veloce, non comprometta leggibilità e integrità dei documenti: una riflessione che parte dall’esempio del papiro per individuare le priorità di un buon sistema di conservazione digitale

16 Mag 2017
Nicola Savino

esperto digitalizzazione a norma dei processi aziendali

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Conservare. Un termine che vuol dire: tenere con cura un oggetto o un bene, custodire, serbare (in relazione ai documenti), oppure non far venire meno, salvaguardare (ad esempio, parlando  della pace tra due popoli). Guardo la mia penna USB e mi chiedo cosa ne sarà fra trent’anni delle informazioni che ci sono su questo supporto. E non sto pensando alla tecnologia che servirà per recuperare queste informazioni, o agli standard e strumenti che serviranno per andare a leggerle e recuperarle, mi sto chiedendo se c’è un modo per garantire che le informazioni che sono in questa semplice banale penna USB possano essere conservate in un modo tale da garantire l’opponibilità, la certezza, l’efficacia indipendentemente dal supporto o dal formato.

Pensiamoci un attimo: fermandoci a riflettere su quello che abbiamo intorno, sulle informazioni che ci circondano, ci rendiamo conto dell’esistenza di un universo parallelo fatto di tanti dati digitali che necessita e necessiterà di essere certamente conservato, ma soprattutto di essere mantenuto in un modo tale da garantire che indipendentemente dalla tecnologia del futuro, le nostre informazioni importanti di qualunque genere esse siano, siano identiche a oggi.

E non ci basta un documento, non ci basta un contenitore, non ci basta un file. Anche se pensiamo al documento più completo possibile, ci rendiamo conto che molte informazioni sono al di fuori di questo contenitore, di questo file, e sono probabilmente più importanti o contestualizzano in maniera adeguata tutto il contenuto e quindi tutta l’informazione o la pratica che è all’interno di un documento. Anche se il documento è protetto dalla legge, da una normativa (esempio, un documento protocollato da una pubblica amministrazione), in realtà c’è sempre una parte di informazioni che sta attorno al documento stesso: nei sistemi informativi utilizzati, nelle pratiche collegate, in una PEC, in rete, nel cloud.

Ecco che abbiamo un problema evidente, perché tutte le informazioni che vogliamo andare a gestire sono talmente tante che non riescono a stare confinate all’interno di un documento informatico, anche se questo viene conservato protocollato o gestito secondo le norme attuali.

Qualsiasi regola tecnica, qualsiasi standard, qualsiasi normativa non riuscirebbe a confinare in maniera adeguata tutte le informazioni che dovremmo andare a conservare nel tempo per renderle recuperabili indipendentemente dal supporto e dal formato.

E allora diventa importante un concetto, che sottolinea sempre quando parlo di dematerializzazione e digitalizzazione: l’importanza di digitalizzare e dematerializzare i nostri processi prima ancora che i nostri documenti, conservando le nostre informazioni senza badare più al documento.

Lo stesso concetto di documento è cambiato all’interno della normativa italiana e rispetto alla norma europea. Il Regolamento eIDAS definisce documento elettronico qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”. Le modifiche al CAD introdotte dal Dlgs 179/2016, che recepisce anche eIDAS, prevedono che il documento elettronico contenga «la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti».

Cosa può essere dunque un documento informatico e perché è più importante dematerializzare un processo che un documento e soprattutto cosa vuol dire?

Pensiamo ad esempio a un file audio, un video, un form via Web, un’informazione che vive nel cloud, gestita direttamente in rete e che probabilmente non ha mai avuto un supporto fisico. In realtà è lo stesso concetto di record a essere cambiato. Prima, col termine si faceva riferimento ai soli documenti e file. Oggi invece creiamo e conserviamo i records in tantissimi modi. Ma si tratti di dati, documenti o altre forme di informazioni, il nostro lavoro resta quello di contestualizzarli nella maniera più indicata, gestirli efficacemente nel tempo, dare loro opponibilità a terzi.

La stessa ISO 15489-1 definisce i concetti e principi chiave per il design, l’implementazione e la gestione delle policy, dei sistemi informativi e dei processi, permettendo alle persone, alle organizzazioni, alle amministrazioni, alle imprese e alle associazioni di:

  • creare e acquisire records soddisfacendo bisogni derivanti dalle attività di business;
  • compiere le azioni indicate per assicurare l’autenticità, l’attendibilità, l’integrità e l’usabilità dei records, ma anche dei loro contesti di business, e individuare nel corso del tempo i bisogni che possono derivare dalla loro gestione.

L’obiettivo quindi nel medio e lungo periodo è di evitare che queste informazioni siano ostaggio della obsolescenza tecnologica, dei software, delle normative, degli standard o delle regole tecniche. E se pensiamo a quanti flussi informativi abbiamo oggi in tutte le pubbliche amministrazioni o in qualsiasi azienda di qualunque settore, ci rendiamo conto che anche il concetto di archiviazione debba essere declinato in base non più alla gestione di un documento come contenitore, ma all’archiviazione di contenuti di informazioni e di record che contestualizzano i nostri processi.

In tutti i miei convegni uso sempre partire da una slide molto importante che in qualche modo fa percepire l’importanza della conservazione anche in termini storici e parto da una constatazione: il papiro è il supporto migliore per garantire l’eternità di tutte le nostre informazioni.

Ora sembra ovvio che non è possibile utilizzare il papiro quale supporto per gestire le nostre informazioni digitali, ma lo spunto ci serve per dire che il nostro dovere è quello di garantire che quelle informazioni digitali fatte di uno e zero, vengano garantite nel tempo e rese leggibili, recuperabili, opponibile a terzi, immodificabili.

Gli stessi archivisti avranno una sfida importante su come gestire il fascicolo in un contesto completamente dinamico, dove il documento non è più un oggetto fisico ma è qualcosa quasi di immateriale, motivo per cui quella che definisco dedocumentalizzazione è la sfida più grande che abbiamo da qui in avanti, e consiste nel capire come riusciremo a dare certezza e valore a quelle informazioni che oggi sono sul cloud, quando un domani non ci sarà più il cloud ma ci sarà qualcosa di indefinito o qualcosa che cambierà radicalmente le nostre logiche.

Gli stessi sistemi documentali che abbiamo grossomodo in tutte le realtà pubbliche e private, dovranno fare i conti con i flussi di record delle informazioni, non più soltanto con i documenti informatici. Anche i metadati che andranno a gestire e catalogare nonché fascicolare le nostre informazioni, dovranno essere dinamici e permettere una ricerca assolutamente personalizzata sulla base delle esigenze delle singole operazioni e delle singole utenze che andranno ad interfacciarsi con questi sistemi.

Sono temi che ritengo molto affascinanti, e per questo motivo invito il lettore a fare una riflessione molto profonda, cercando di distaccarsi dalle tecnologie, dai software, dagli standard, dai documenti e dalle sue tipologie, per entrare in un mondo fatto di dati, di Bit, di informazioni che noi dobbiamo essere in grado di conservare. Perché conservare vuol dire anche garantire e salvaguardare la nostra storia.

* Articolo scritto a titolo personale

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