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Documenti informatici, sui social li creiamo senza volere: attenzione

Non ci si rede conto spesso di creare in modo inconsapevole documenti informatici, anche attraverso l’utilizzo di social network e app come quelle di messaggistica: vediamo la situazione

13 Gen 2020
Nicola Savino

esperto digitalizzazione a norma dei processi aziendali


È sempre più necessario attribuire validità, rilevanza legale ed efficacia probatoria al documento informatico. Questo perché trascorriamo la maggior parte del nostro tempo “vagabondando” nel web, inoltre gli strumenti che abbiamo a disposizione per produrre documenti informatici si sono moltiplicati e li utilizziamo per compiere una miriade di azioni, talvolta inconsapevolmente, che producono effetti giuridici nella nostra vita privata e lavorativa. Ingenuamente ancora oggi si resta ancorati all’idea del documento come “pezzo di carta” e quindi si paragona il documento informatico al documento cartaceo commettendo un errore clamoroso, in quanto tale paragone porta ad escludere che un file audio o video possa essere considerato un documento informatico.

Il documento informatico

Facciamo prima una premessa importante. Ovvero cosa è un documento informatico ? Ai sensi dell’art. 1 comma 1 lett. p) del Codice dell’amministrazione digitale si intende “documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”, intendendo per documento elettronico “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva” (Regolamento Eidas). Quindi attenzione, il Regolamento Eidas, che tra l’altro ha introdotto il principio fondamentale della non discriminazione della forma elettronica dei documenti, ci apre gli occhi portandoci alla conclusione che il documento informatico è quel documento elettronico (testo, registrazione sonora, visiva e audiovisiva) che contiene la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.

Conseguenza di ciò è che una registrazione di un messaggio vocale tramite app di messaggistica è un documento informatico nella misura in cui contenga la rappresentazione di atti, fatti o dai giuridicamente rilevanti, e quindi se formato e conservato a norma di legge una registrazione audio inviata tramite una qualsiasi applicazione o anche social network potrebbe avere efficacia probatoria ed essere utilizzata in giudizio ad esempio per dar prova della conclusione di un contratto. Oramai sono sempre più numerose le sentenze di merito che attribuiscono a mail, conversazioni sui social network, pagine web, efficacia probatoria. In effetti ci sarebbe da chiedersi se nel mondo digitale abbia ancora senso parlare di documento informatico o non sarebbe più corretto parlare di informazione digitale.

In effetti la nostra cultura ci impone a pensare al documento a qualcosa di oggettivo, racchiuso tra un file o dentro un archivio. In verità qualunque informazione digitale è di fatto anche un documento informatico. Il problema è che tutte queste informazioni digitali che scambiamo ogni giorno, hanno probabilmente una valenza legale importante. E dovremmo chiederci se tutte le azioni che facciamo ogni giorno con i nostri smartphone o con il il nostro PC, hanno una efficacia probatoria.

L’efficacia probatoria

Ma quale norma attribuisce al documento informatico efficacia probatoria? L’art. 20 comma 1 bis del CAD attribuisce al documento informatico l’efficacia probatoria prevista dall’art. 2702 del c.c. , ovvero efficacia della scrittura privata, quando vi è apposta una firma digitale, o altro tipo di firma elettronica qualificata o avanzata, ovvero quando sia possibile identificare l’autore del documento e lo stesso sia stato formato attraverso un processo certo che sia in grado di garantire sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e la sua inequivocabile riconducibilità all’autore, secondo i requisiti che l’AgID vorrà fissare ai sensi dell’art. 71. A ciò l’art. 20 del CAD aggiunge che “in tutti gli altri casi, l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. La data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida”. E oggi sappiamo che anche le Linee Guida di Agid, di recente pubblicazione, confermano quanto detto in queste righe.

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Sul punto una recente sentenza della Suprema Corte di Cassazione n. 5523/2018 ha chiarito che “Quanto all’efficacia probatoria dei documenti informatici, l’art. 21 del medesimo D.Lgs., nelle diverse formulazioni, ratione temporis vigenti, attribuisce l’efficacia prevista dall’art. 2702 c.c. solo al documento sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, mentre è liberamente valutabile dal giudice, ai sensi del D.Lgs. n. 82 del 2005, art. 20, l’idoneità di ogni diverso documento informatico (come l’e-mail tradizionale) a soddisfare il requisito della forma scritta, in relazione alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità.”

In passato già la Giurisprudenza di merito si era espressa nella direzione di riconoscere valenza probatoria alle email, in particolare, il Tribunale di Milano con la sentenza n. 11402/2016 ha precisato che anche le email possono avere pieno valore probatorio, a prescindere dalla mancanza della firma digitale e/o elettronica qualificata. Infatti, i giudici di merito, hanno rammentato che il regolamento Eidas dell’Unione Europea, numero 910 del 2014, all’articolo 46 precisa in modo evidente che il solo motivo della firma elettronica semplice di un documento informatico non è circostanza sufficiente a privare lo stesso dei suoi effetti giuridici e della sua ammissibilità come prova giudizio. Ancora il Tribunale di Ravenna con Sentenza n. 231 del 10.3.2017 ha condannato una donna alla restituzione del denaro che l’ex amante le aveva prestato per acquistare un’auto basandosi sul contenuto di conversazioni intrattenute su WhatsApp e prodotte in giudizio.

L’analisi

Sicuramente ciò che appare fondamentale è il momento della formazione del documento informatico in quanto è in quel preciso istante che vengono attribuite integrità, immodificabilità e autenticità al documento. La fase successiva della gestione documentale assicura la contestualizzazione del documento all’interno di un archivio e la sua capacità di essere ricercabile, mentre la conservazione a norma consolida il documento che sia stato formato e gestito correttamente garantendone nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.

In realtà non è tanto l’efficacia probatoria del documento informatico ad essere in discussione quanto la capacità di attribuire al documento le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità. In altre parole non ci si può attendere che il Tribunale valuti positivamente il contenuto di conversazioni WhatsApp prodotte in giudizio mediante la trascrizione delle predette in un documento word. Bisogna prestare attenzione quindi alla procedura per la loro produzione in giudizio.

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