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Esperto risponde

Conservazione dei documenti informatici, come sostituire il gestore del servizio

Le date e i riferimenti normativi per non sbagliare nel caso si volesse cambiare il gestore della conservazione sostitutiva dei documenti informatici

22 Nov 2019
Salvatore De Benedictis

dottore commercialista


DOMANDA

Dal primo gennaio 2020 cambieremo gestore per la conservazione sostitutiva e chiederemo il salvataggio dei documenti conservati fino al 31 dicembre 2019 all’attuale gestore onde poterli caricare sul nuovo. Siccome con l’attuale gestore comunichiamo solo attraverso Pec in via formale, mi potrebbe indicare un articolo o norma di riferimento per giustificare la mia richiesta di trasferimento dei dati conservati dall’attuale gestore verso il nuovo? Tra l’altro entrambi i gestori si appoggiano allo stesso ente certificatore (Infocert).

Andrea Sandruvi

RISPOSTA

Se i documenti informatici sono relativi al solo anno 2019, il termine per effettuare la conservazione a norma del DMEF 17/6/2014 scadrà il 28 febbraio 2021 (ossia tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativi all’anno 2019). Quindi lei può farsi consegnare tutti i file relativi ai documenti informatici ed effettuare la conservazione direttamente fruendo sei servizi del nuovo gestore.

Più in generale, qualora si intendesse sostituire il “conservatore” (quindi di documenti già “conservati”), occorre effettuare il cosiddetto “riversamento diretto”, ossia il trasferimento dei documenti informatici, già “chiusi” in un “pacchetto di Archiviazione” in un altro sistema di conservazione, senza modificarne la struttura e il contenuto. Ciò è necessario in quanto l’indice del pacchetto di Archiviazione, la cui struttura è definita dall’allegato 4 al Decreto del presidente del Consiglio dei Ministri del 3/12/2013, prevede, tra l’altro, la indicazione del nominativo del “soggetto che interviene nel processo di produzione del pacchetto di archiviazione”, previsto agli articoli 6, comma 1, lettera c)  e 7 del citato provvedimento, e deve essere firmato digitalmente dal nuovo responsabile della conservazione (articolo 9 DPCM 3/12/2013), che dovrà assicurare  le attività previste dall’articolo 7.

Quindi, il riversamento diretto è la modifica dei dati variabili del pacchetto di archiviazione e il mantenimento della struttura (e delle connesse garanzie di integrità) del pacchetto originario.

Per porre domande a Salvatore De Benedictis sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile scrivere a: esperto@agendadigitale.eu

Potranno essere presi in esame solo i quesiti sottoscritti con cognome e nome

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