Esperto risponde

Conservazione dei documenti, quando e come consegnare il pacchetto di versamenti

Acquisire il pacchetto di versamento è il primo passo del processo di conservazione a norma dei documenti informatici: ecco tutti i dettagli

20 Dic 2019
Salvatore De Benedictis

dottore commercialista


DOMANDA

Premesso che ho un contratto con un operatore di mercato accreditato Agid per la conservazione a norma, vorrei mandare in conservazione sostitutiva i registri iva del 2019. Dovrò quindi creare il cosiddetto “pacchetto di  versamento” contenente i documenti che intendo mandare in conservazione. Il problema è con che criterio inserisco i documenti nel pacchetto di versamento? Sono soggetta a  liquidazione mensile Iva, ho creato dei processi documentali  per cui ogni mese creo un file PDF / A per ogni registro

  • Per gli acquisti ho 3 sezionali    ( classe documentale Regacq)
  • Per le vendite ho 2 sezionali ( classe documentale Regven )
  • Per i corrispettivi ho 1 sezionale ( classe documentale Regcorr )

Quindi per l’anno 2019 vi sembra corretto creare i seguenti 3 pacchetti di versamento  ?

  • uno contenente tutti i file relativi ai registri acquisti ( classe documentale Regacq ) comprendente i registri acquisti di tutti i sezionali da gennaio a dicembre presumibilmente 36 file  ( 3 sezionali per 12 mesi )
  • uno contenente tutti i file relativi ai registri vendite ( classe documentale REGven ) comprendente  registri vendite di tutti i sezionali da gennaio a dicembre presumibilmente 24 file  ( 2 sezionali per 12 mesi )
  • uno contenente tutti i file relativi al registro corrispettivi ( classe documentale Regcorr ) comprendente tutti i registri corrispettivi di tutti i sezionali da gennaio a dicembre presumibilmente 12 file  ( un sezionale per 12 mesi )

Il pacchetto di versamento va solo firmato digitalmente o bisogna apporvi anche la marca temporale?Quali sono le scadenze di legge?

Daniela Toto

RISPOSTA

L’acquisizione del pacchetto di versamento da parte del sistema di conservazione è il primo passo del processo di conservazione, la cui disciplina è contenuta nell’articolo 9 del DPCM 3/12/2013. La corretta acquisizione consterà dal rapporto di versamento, nel quale è prevista la indicazione del riferimento temporale e la eventuale firma digitale (o elettronica qualificata) del responsabile della conservazione (se prevista nel manuale). Ricordo che il riferimento temporale è la semplice indicazione della data e l’ora di formazione dei file, generalmente ricavabile dalle proprietà di ciascun file, ed è cosa diversa dalla marca temporale, che invece è un processo che attribuisce al documento informatico la data certa,  opponibile ai terzi.

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La generazione del pacchetto di versamento è libera in quanto ai contenuti, ma Le suggerisco comunque di evitare la soluzione di continuità in relazione all’anno d’imposta. Il pacchetto di versamento non è soggetto  né a firma digitale o elettronica qualificata, né a marcatura temporale, salvo che sia diversamente previsto nel manuale di conservazione. Banalmente, si potrebbe dire che il pacchetto di versamento è la “consegna” al soggetto che effettuerà la conservazione dei documenti informatici da conservare a norma. Il sistema di conservazione genererà il Pacchetto di Archiviazione in conformità a quanto previsto nel manuale di conservazione.

La scadenza per la generazione del Pacchetto di archiviazione è quella prevista dall’articolo 2215-bis del Codice Civile, che a sua volta richiama le norme tributarie, codificate dall’articolo 7, comma 4-ter, del D.L. 35771994, ossia entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. Quindi il pacchetto di versamento deve essere fornito al sistema di conservazione in tempo utile, generalmente previsto dagli accordi contrattuali.

In conclusione penso di poter affermare le formalità previste per la generazione e trasmissione del pacchetto di versamento attengono al rapporto tra Lei ed il soggetto che effettuerà la conservazione, mentre il pacchetto di archiviazione (o il pacchetto di distribuzione, se diverso), che rappresenterà la documentazione Ufficiale definitiva, sarà generato secondo le Linee Guida sopra indicate e secondo quando indicato nel manuale di conservazione, ed  assoggettato sia a firma digitale del responsabile della conservazione che a marcatura  temporale.

Per porre domande a Salvatore De Benedictis sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile scrivere a: esperto@agendadigitale.eu

Potranno essere presi in esame solo i quesiti sottoscritti con cognome e nome

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