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Esperto risponde

I dichiarativi fiscali: come e quando conservarli, quali firme apporre

11 Giu 2019
Salvatore De Benedictis

dottore commercialista

fatturazione, carburante, pec

DOMANDA

La dichiarazione fiscale online viene predisposta e trasmessa; successivamente viene inviata al cliente la copia da firmare completa della ricevuta. Il professionista intermediario può conservare una copia dell’originale (firmata) oppure una copia informatica coincidente con l’originale (senza firma). Optando per la seconda opzione:

  • è sufficiente archiviare la copia informatica senza altre formalità (nel caso di specie, insieme alla ricevuta di trasmissione, in un archivio predisposto dal gestionale di studio)?;
  • è necessario che l’archiviazione avvenga con le stese modalità prevista per la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche?

Marco Moretti

RISPOSTA

A norma dell’art.3 comma 9-bis del DPR 322/1998  “I soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni conservano, anche su supporti informatici, per il periodo previsto dall’articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600, copia delle dichiarazioni trasmesse, delle quali l’Amministrazione finanziaria può chiedere l’esibizione previa riproduzione su modello conforme a quello approvato con il provvedimento di cui all’articolo 1, comma 1”. L’Agenzia delle Entrate ha più volte affermato che l’intermediario non è tenuto a conservare alcuna copia sottoscritta dal contribuente, a condizione che le dichiarazioni “…siano riproducibili su modello conforme a quello approvato (cfr. risoluzione n. 354/E dell’8 agosto 2008)”, assieme alla ricevuta della trasmissione telematica, che attesta il buon esito del processo.

In relazione al formato dei file da assoggettare a conservazione, l’Agenzia delle Entrate, con la  Risoluzione n.298/E del 18 ottobre 2007, ha chiarito che “… la copia della dichiarazione su cui sono apposti il riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica è da ritenersi documento informatico rilevante ai fini tributari, ed è quindi soggetta alle disposizioni recate dal D.M. 23 gennaio 2004 (ora DMEF 17/6/2014, n.d.r.). Tanto precisato, si è dell’avviso che la scelta del formato (pdf o altro) del file contenente la copia della dichiarazione non sia soggetta a limitazioni, a condizione che si realizzi la perfetta coincidenza del contenuto della copia con l’originale conservato dal contribuente e con quello trasmesso telematicamente all’Agenzia delle Entrate. Deve essere consentita, inoltre, la riproduzione della copia su modello conforme a quello approvato.” Questo vuol dire che  conservando i files firmati digitalmente con la chiave Entratel non c’è bisogno di mettere alcun altra firma.

La conservazione deve avvenire con le modalità e nei termini previsti per la conservazione dei documenti informatici, quindi a norma del DMEF 17 giugno 2014 e delle regole tecniche emanate in attuazione dell’articolo 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale. Per individuare la tempistica della conservazione delle dichiarazioni dei redditi e, più  in generale, dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari,  soccorre la Risoluzione 9/E del 29 gennaio 2018, secondo cui “…occorre fare riferimento all’anno di produzione e trasmissione del documento. Così, ad esempio, per la dichiarazione annuale dei redditi 2017 (anno d’imposta 2016), essendo un documento formatosi nel corso dell’anno 2017, il termine di scadenza per la relativa conservazione coinciderà con il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazione dei redditi relativa all’anno d’imposta 2017, ossia il 31 gennaio 2019.

Mi permetto di aggiungere che la conservazione di documenti già in possesso della Pubblica Amministrazione, quanto meno nei rapporti con essa, dovrebbe essere considerato un onere, non un obbligo, attesa la esistenza di un principio generale secondo cui le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non possono richiedere ai privati atti  relativi a stati, qualità personali e fatti attestati in documenti già in possesso della stessa o di altra Amministrazione.

Per porre domande a Salvatore De Benedictis sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile inviare le proprie domande a: esperto@agendadigitale.eu

Potranno essere presi in esame solo i quesiti sottoscritti con cognome e nome

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