DOMANDA
Ho svolto una collaborazione occasionale (no P. IVA), per un ente pubblico. Il compenso, di tipo forfettario, sarà erogato a seguito della presentazione di una notula corredata da marca da bollo del valore di euro 2. L’ente pretende che invii la notula in originale, tramite raccomandata e rifiuta la possibilità di riceverla via Pec. Non è davvero possibile inviare questo tipo di documento via Pec?
RISPOSTA
Ritengo che il problema che l’Ente le pone probabilmente non riguarda la modalità di trasmissione (PEC o raccomandata), bensì la forma del documento che Lei vorrebbe inviare a mezzo Pec. Infatti il documento che Lei emetterà (notula con marca da bollo) è un documento analogico, che ha validità solo se “originale”. Quindi Lei, se volesse utilizzare la Pec, alternativamente dovrebbe
- redigere la notula sotto forma di documento informatico, rispettando le prescrizioni dell’articolo 21, comma 1-bis, del Decreto legislativo 82/2005 (C.A.D.), che prevede che “Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore”;
- trasformare la notula in “copia per immagine” (quindi per esempio previa scansione in formato pdf o equivalente) e facendone attestare la conformità all’originale analogico da “ … un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, secondo le Linee guida” (articolo 22, comma 2, Decreto legislativo 82/2005). A norma del successivo comma 3 dell’art.22, “Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico nel rispetto delle Linee guida hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta”. Ma l’Ente le ha posto la problematica vuol dire che vuole assumere una giustificata posizione di prudenza. Nei termini sopra precisati, non ritengo che – salvo diversa normativa regolamentare contabile – l’Ente non potrebbe rifiutarsi di accettare un documento informatico legale a mezzo PEC.
Per porre domande a Salvatore De Benedictis sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile scrivere a: esperto@agendadigitale.eu
Potranno essere presi in esame solo i quesiti sottoscritti con cognome e nome
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