L’obbligo che entrerà in vigore il primo gennaio 2019 impone a tutte le aziende italiane di adottare una soluzione di fatturazione elettronica. Ma cosa comporta nel concreto per le imprese? Si tratta di un cambiamento positivo? Cosa possono fare le aziende che ancora non si sono adeguate alla nuova regolamentazione?
Di seguito, le risposte a sei delle domande più frequenti delle aziende sui temi di fatturazione elettronica e EDI (Electronic Data Interchange).
Fatturazione elettronica: obbligo o opportunità?
L’obbligo di fatturazione elettronica può essere visto sia come una opportunità per avanzare lungo il percorso della digitalizzazione sia come una mera imposizione normativa che comporta costi maggiori senza apportare però benefici reali per le imprese.
Bisogna innanzitutto partire dal presupposto che si tratta di un obbligo introdotto dalle istituzioni e che, in quanto tale, è inevitabile che si manifesti una resistenza più o meno marcata alla sua adozione. Inoltre, dobbiamo considerare il fatto che l’adeguamento alla nuova normativa comporta necessariamente l’introduzione di nuovi sistemi di scambio dati con i relativi costi di progettazione e implementazione che dipendono anche dal grado di maturità digitale di ciascuna azienda.
È indiscutibile che tutte le aziende saranno costrette ad assumere un nuovo approccio alla gestione documentale e ad affrontare nuove sfide legate al ripensamento di procedure e processi. Ma sono molte le potenzialità di tradurre questi cambiamenti in un vantaggio in grado di giustificare i costi e produrre addirittura un valore aggiunto per l’impresa.
Quali sono nel concreto i vantaggi della fatturazione elettronica?
I benefici legati alla fatturazione elettronica sono molteplici.
Innanzitutto, il passaggio a un flusso puramente digitale consente di risparmiare tempo e denaro nell’invio e ricezione dei documenti che altrimenti dovrebbero essere scambiati in formato cartaceo con un notevole innalzamento dei costi per stampa, imbustamento, spedizione.
Inoltre, disporre dei dati in formato digitale permette all’azienda di disegnare il flusso che risponde perfettamente alle esigenze dei clienti e dei fornitori in quanto permette una maggiore integrazione e semplicità nella gestione dei flussi.
Un altro vantaggio importante è l’ufficialità dell’emissione del documento. Quante volte alla verifica dei pagamenti ricevuti risulta mancare il pagamento di qualche fattura? Normalmente, si contatta il destinatario delle fatture che ci informa di non poterla pagare in quanto non l’ha mai ricevuta. Non sarà stata recapitata alla casella postale? L’e-mail è finita in spam? Il sistema EDI ha scartato la fattura senza segnalare il problema al gestionale? In genere la soluzione più comune è riemettere la fattura, causando però un ritardo nel pagamento e un ulteriore sforzo contabile. Invece, grazie alla notifica di ricezione delle fatture inviate al SDI, il destinatario sarà avvisato ufficialmente dal sistema ogni volta che gli verrà inviata una fattura, con un notevole beneficio in termini di recupero crediti e tempistiche dei pagamenti.
Questi sono solo alcuni dei vantaggi della fatturazione elettronica per le aziende ma è facile individuare ulteriori benefici applicabili a singoli casi specifici.
Per poter scambiare le fatture con lo SDI è necessaria una procedura complessa?
È vero solamente nel caso in cui ci si affidi a provider che utilizzano sistemi costruiti in prossimità dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica. È falso se parliamo di Comarch.
Infatti, il nostro servizio di interfaccia è già perfettamente compatibile con il SDI e pronto all’uso con un portale utente completo e di semplice utilizzo, realizzato prendendo in considerazione i bisogni degli utenti stessi e le normative imposte dall’Agenzia delle Entrate in tema di fatturazione elettronica.
Il 1 gennaio 2019 si avvicina. Sono ancora in tempo per impostare il servizio?
Assolutamente si. Con le nostre soluzioni la fase di onboarding è rapida e permette di attivare il servizio in breve tempo e di disegnare il flusso attivo e passivo delle fatture in maniera flessibile per le aziende che necessitano di una soluzione personalizzata.
Con la fatturazione elettronica è possibile dismettere completamente il ciclo di fatture cartacee?
All’interno del formato XML richiesto dall’Agenzia delle Entrate viene trasmesso un set di informazioni che per la quasi totalità delle aziende non è sufficiente per gestire i flussi di fatturazione verso i propri partner.
Nei rari casi in cui le informazioni contenute nel formato XML sono sufficienti è possibile eliminare completamente il flusso cartaceo.
Al contrario, la maggioranza delle aziende è costretta ad affiancare agli attuali flussi di fatture cartacei o elettronici verso i propri interlocutori il nuovo flusso elettronico verso la Pubblica Amministrazione.
Le soluzioni sono due: mantenere questi due flussi separati oppure implementare un sistema di fatturazione elettronica che li unifichi, ottimizzando l’intero ciclo di fatturazione con conseguenti vantaggi in termini di risparmio di risorse e tempi di gestione.
Grazie alla nostra esperienza pluriennale e multisettore, in Comarch possiamo progettare soluzioni di fatturazione elettronica perfettamente personalizzate per gestire ed integrare il flusso di fatture verso la PA con i flussi di fatturazione verso clienti, partner, fornitori.
Comarch B2B e-Invoicing permette di trasmettere le fatture in formato XML all’Agenzia delle Entrate e allo stesso tempo generare le fatture verso gli altri interlocutori dell’azienda inserendo le informazioni da loro richieste e nel formato desiderato (PDF, via e-mail, via EDI o altri formati personalizzati).
Sento spesso parlare di EDI, anche associato al tema della fatturazione elettronica. In che modo questi due argomenti sono collegati?
Di fatto, inviare le fatture in formato XML alla Pubblica Amministrazione significa fare EDI con l’Agenzia delle Entrate.
EDI è l’acronimo di Electronic Data Interchange, termine che indica un generico scambio di dati in formato elettronico. Attualmente, uno degli obiettivi principali dell’EDI è rendere più omogenei e standardizzati i flussi di dati tra i partner in modo da permettere un trasferimento di informazioni veloce, semplice ed efficace. Le soluzioni EDI possono essere progettate su misura per disegnare il flusso di dati secondo le esigenze dell’azienda e dei suoi partner.
In particolare per quanto riguarda la fatturazione elettronica, i dati digitali contenuti nelle fatture possono essere estratti dal gestionale del mittente e presi in carico dal provider EDI che si occupa di generare flussi diversi a partire dalla stessa sorgente di dati (la fattura).
Ad esempio, un’azienda può decidere di generare tre flussi separati dallo stesso input di dati: il primo trasmette la fattura in formato XML al SDI dell’Agenzia delle Entrate con le informazioni richieste; il secondo notifica la fattura completa in PDF via e-mail al partner; il terzo invia sempre al partner un file contenente tutte le informazioni richieste da quest’ultimo per automatizzare l’import nel suo gestionale e contabilizzare correttamente la transazione.
Questo white paper, fornito da Comarch, illustra procedure e vantaggi della fatturazione elettronica in un’ottica di trasformazione digitale aziendale. Tra i temi approfonditi: i 6 punti da analizzare prima di implementare la fatturazione elettronica; le 14 verità sull’automazione del processo di fatturazione; i benefici principali di una strategia efficace di fatturazione elettronica; le prassi per gestire al meglio gli aspetti di conformità collegati ai processi di fatturazione; gli elementi necessari per raggiungere una piena automazione.
Quest’articolo è parte di un progetto di comunicazione editoriale che Agendadigitale.eu sta sviluppando con il partner Comarch
