Politecnico di Milano

Integrare Fattura elettronica ed eProcurement, per benefici massimi

La sfida per gestire i processi nelle PA con risorse decrescenti può essere affrontata con efficacia ricorrendo alle tecnologie digitali. La relazione PA-fornitori, per esempio, può essere rivoluzionata adottando, in modo sistemico, eProcurement e Fatturazione Elettronica: in particolare, se queste stesse soluzioni sono tra loro integrate. Mentre oggi sono percepiti come strumenti separati

11 Feb 2015
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Come già in passato più volte e da prestigiosi interlocutori è stato affermato, l’impegno per riformare la nostra PA, con l’obiettivo di renderla meno burocratica e più digitale è oggi un dovere civico e una priorità etica. Sotto la guida di questo principio, che con tenacia va sempre ripreso, rafforzato e rilanciato per sostenere e accelerare le dinamiche di recupero di competitività, produttività e semplificazione, alcuni passi nella direzione di svecchiare le procedure della PA sono già stati fatti e il cammino, ancora lungo, va delineandosi. Con particolare riferimento alla relazione tra le PA e le imprese, novità importanti, nei prossimi anni, arriveranno dalla crescente attenzione verso l’integrazione dei diversi strumenti digitali già oggi tecnologicamente disponibili, tuttavia usati ancora spesso “a macchia di leopardo”. Per cogliere appieno queste dinamiche, basta guardare alle crescenti attenzioni che l’Europa, ma anche il nostro Paese, dedica ai temi dell’eProcurement e della Fatturazione Elettronica. A supporto degli acquisti il primo e delle attività amministrative/di tesoreria la seconda, questi due “strumenti digitali” supportano procedure operative storicamente ben distinte, apparentemente lontane ma in realtà saldamente concatenate. Sostengono, infatti, lo stesso macro-processo, quello di relazione tra la PA e i suoi fornitori: ciò che viene acquistato, dopo essere stato ordinato e consegnato, viene fatturato e deve poi essere correttamente pagato. Integrare questi “strumenti digitali”, quindi, arrivando fino alla gestione dei pagamenti, è dunque un sostanziale e imprescindibile percorso di sviluppo. Percorso che va verso modelli di “Procure-to-Pay”, in grado di creare rapidità nei processi, portare semplificazione e trasparenza nelle procedure insieme a nuova efficienza. In chiave sistemica, contribuiscono fortemente a “sburocratizzare” la nostra PA.

Più nel dettaglio, gli strumenti dell’eProcurement rappresentano l’insieme delle soluzioni tecnologiche in grado di supportare chi acquista in tutte le fasi del processo: da quelle pre-negoziali (ricerca di nuovi fornitori), fino a quelle di monitoraggio della spesa, per stimare più accuratamente i fabbisogni futuri. Accompagnati a consapevoli (e coraggiosi) modelli di centralizzazione e delega, questi strumenti possono contribuire a generare importanti risparmi, sia in termini di riduzione dei prezzi di acquisto sia in termini di miglioramento della produttività del personale che se ne occupa. L’utilizzo di Gare Telematiche, Aste elettroniche e Richieste di Offerta, per esempio, facilita l’ottenimento di risparmi sul prezzo di acquisto e contribuisce a incrementare l’efficienza del processo stesso – riducendo di circa il 30%-40% i tempi operativi –aumentandone l’efficacia complessiva, incrementando la trasparenza e riducendo i contenziosi. È inoltre unanimemente riconosciuta la maggiore efficienza che garantiscono nella gestione dei piccoli acquisti (affidamenti diretti, cottimi fiduciari e trattative private multiple) gli esistenti Mercati Elettronici (il principale è il MEPA di Consip), che portano a risparmi di efficienza stimati tra il 30% e il 60% circa nel tempo-uomo dedicato alle procedure di acquisto tradizionali (e non mancano casi in cui sono state raggiunte anche punte dell’80%). Gli stessi Negozi online che consentono di attivare con facilità un ordine attingendo da una Convenzione pre-negoziata, riducono il carico di lavoro dell’Ufficio Acquisti. Anche grazie a questi strumenti si riesce a trasferire sui singoli Enti i benefici dell’aggregazione dei fabbisogni, evitando l’attivazione di procedure di gara ad hoc (anche per acquisti sopra la soglia comunitaria). Agli evidenti benefici tangibili di questo insieme di strumenti, poi, si affiancano altrettanti benefici intangibili, in particolare: la maggiore garanzia di trasparenza nelle relazioni verso le imprese fornitrici, la crescente attenzione verso la sostenibilità ambientale, il sostegno ai fornitori – più competitivi – del Paese, dando loro un “cliente” – la PA – più trasparente, più affidabile e più snello nelle sue procedure.

La Fatturazione Elettronica, invece, impatta su invio, ricezione, gestione documentale e riconciliazione interna della fattura, eliminando alcune delle attività oggi indispensabili e semi-automatizzandone efficientemente altre. Il beneficio della Fatturazione Elettronica, circa un Miliardo di euro all’anno di risparmi lato PA e 0,5 miliardi all’anno lato imprese, deriva da una riduzione dei costi legati ai materiali, agli spazi fisici dedicati, alla trasmissione del documento, ma soprattutto alla riduzione di ricerche per risalire alle incongruenze e al data entry per registrare tutto a sistema. La vera innovazione, introdotta nel modello di Fatturazione Elettronica richiesto dalla nostra PA sta poi nel ricorso a una Fatturazione basata su un formato elettronico strutturato, che consente integrazioni dirette dei contenuti del documento nei sistemi del ricevente. Questa innovazione, oggi ancora non completamente percepita nella sua portata, può avere un impatto dirompente per la PA ma anche per l’intero Sistema Paese se, per esempio – con l’obiettivo di “portarsi in casa” gli stessi benefici pensati per la PA – diverse aziende cominciassero a richiedere sempre più spesso di ricevere fatture digitali analoghe a quelle inviate alla PA (in formato elettronico strutturato, elettroniche, firmate, ecc.). In effetti, alcune imprese in questa direzione si stanno già muovendo.

È dunque evidente come l’impiego di tecnologie digitali, come eProcurement e Fatturazione Elettronica, fino all’attivazione dei pagamenti, tra loro integrate in un modello “Procure-to-Pay”, possa garantire un processo più teso, efficiente, trasparente ed efficace, aumentando contestualmente le possibilità di controllo e monitoraggio sulla spesa gestita. Ricorrendo quando possibile alla Conservazione Digitale, inoltre, è possibile anche evitare completamente gli archivi cartacei. Con un sistema digitale unico, integrato che segue la relazione “dall’inizio alla fine” si ottengono, al massimo grado, i benefici di incremento della produttività del personale impiegato nel processo, riducendo drasticamente le attività di riconciliazione interna tra i diversi documenti inviati e ricevuti dai fornitori, ottimizzando l’efficacia della relazione ed evitando di dedicare persone e tempo a molteplici ricerche di informazioni non tracciate e non codificate.

Oggi, però, eProcurement e Fatturazione Elettronica sono ancora percepiti come strumenti “lontani” che impattano su attività slegate e uffici diversi. Per esempio, oggi la PA italiana intercetta con i molteplici strumenti dell’eProcurement una quota di acquisti pubblici ancora limitata, che stenta ad arrivare, nel complesso al 10%. La Fatturazione Elettronica, invece, dal 6 giungo 2014, quando è diventata obbligatoria per le PA Centrali (pur avendo fatto il proprio ingresso formale nel nostro quadro legislativo nel lontano 2007) ha conosciuto dinamiche di diffusione più veloci e vedrà un ulteriore importante picco di crescita con l’estensione dell’obbligo a tutte le PA previsto per il prossimo 31 marzo. La speranza è che, in parte con la spinta dell’obbligo e poi con l’opportunità del risparmio, prima l’attenzione verso questi strumenti e poi l’importanza della loro integrazione (tecnologica e organizzativa) si dimostrino continuamente crescenti, tanto nella singola PA quanto nelle evoluzioni del quadro legislativo che ne detta regole e procedure. Anche perché la gestione digitale integrata di questo intero processo, poichè richiede meno passaggi e molte meno attività manuali di quanto avviene oggi con il cartaceo, possa essere quantificata in circa 6 volte il beneficio atteso dalla sola Fatturazione Elettronica.

Il passo non è dei più semplici e immediati, poiché tradizioni, prassi, norme, abitudini, modelli organizzativi, competenze e sistemi informativi non sono oggi “pronti per questa evoluzione” – che anzi, in alcuni contesti della nostra PA, assomiglia più a una rivoluzione. Tuttavia, si può lavorare perché le “condizioni al contorno” diventino rapidamente più favorevoli e si possano presto raccogliere i frutti di una gestione digitale più consapevole e diffusa. In riferimento alla digitalizzazione a supporto delle relazioni con le imprese, con velocità diverse, molto è già stato fatto. Sul fronte del quadro normativo, per esempio, tante innovazioni stanno facilitando il passaggio a processi digitali. Altro si sta ulteriormente migliorando e altro ancora arriverà, perché già se ne sta discutendo (per esempio, all’interno dei lavori del Forum Italiano sulla Fatturazione Elettronica e l’eProcurement, che raccoglie gli stakeholder del nostro Paese coinvolti in queste tematiche). Per quanto riguarda le tecnologie digitali, poi, queste sono già oggi completamente disponibili, in molti casi anche economiche e spesso tutt’altro che particolarmente di frontiera. Abitudini e prassi, invece, sono più difficili da scardinare e ridisegnare, affidandosi solo a obblighi e regole; quindi affrontarle richiederà un po’ più di tempo, molta buona volontà (dote spesso infinitamente presente nella nostra PA, al punto da risultare addirittura abusata, così come, a volte, purtroppo desolatamente assente) e nuovi stimoli. Alla base di un percorso rapido e di successo, sta quindi la creazione diffusa di competenze digitali, che necessariamente permeeranno la PA del nostro prossimo futuro.

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