i vantaggi

La Pec per inviare fatture elettroniche: ecco perché è importante

L’uso della PEC consente in maniera più sicura e tracciabile rispetto al canale web di fornire prova della trasmissione della fattura elettronica al sistema e dell’accettazione da parte dello stesso, nonché della consegna al destinatario. Vediamo perché è importante, soprattutto per le PMI

27 Lug 2018
Massimiliano Nicotra

avvocato Senior Partner Qubit Law Firm

pec

L’utilizzo della PEC per la fatturazione elettronica dà più garanzie all’azienda.

  • Consente infatti in maniera più sicura e tracciabile di fornire prova della trasmissione della fattura al sistema;
  • dell’accettazione da parte dello stesso;
  • della consegna al destinatario.

Sarà importante tenere a mente questi vantaggi dal momento che si va ormai a passo spedito verso la fatturazione elettronica obbligatoria anche per il B2B. Obbligo che non sembra più poter subire ulteriori ritardi rispetto al primo gennaio 2019, data in cui si estenderà a tutti i soggetti cessionari/prestatori. A ciò si aggiunge l’obbligo per i subappaltatori delle PA scattato già dal primo luglio, che quindi aveva già di per sé destato attenzione.

Gli accorgimenti per sfruttare l’obbligo di eFattura

Per avere chiaro il contesto, teniamo conto di alcuni punti. Nonostante i chiarimenti contenuti nei provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate (da ultima la recente circolare n. 13/E del 2/7/2018) rimangono alcune perplessità, o meglio, accorgimenti che gli operatori dovrebbero adottare per sfruttare al meglio il nuovo strumento/obbligo.

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Com’è noto le regole tecniche dell’e-fattura prevedono che la stessa possa essere trasmessa allo SDI tramite:

  • Posta Elettronica Certificata;
  • servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate, quali la procedura web e app;
  • web service;
  • sistemi basati su protocolli FTP.

A seconda del sistema di invio e ricezione che si intende utilizzare, cambiano anche le possibilità di documentare le fatture in un momento successivo.

Innanzitutto, è necessario chiarire che le fatture inviate a SDI vengono poi recapitate, dopo i controlli di conformità, all’indirizzo telematico che il destinatario ha registrato, che può essere una PEC oppure un codice destinatario (rilasciato dall’Agenzia a seguito di un’apposita procedura di accreditamento).

Le differenze tra PEC e altri strumenti

Già nella fase di invio della fattura elettronica vi sono differenze tra l’uso della PEC e l’uso degli altri strumenti.

Ad esempio, nel momento in cui si trasmette l’e-fattura – ed in realtà un singolo messaggio PEC può contenere anche più fatture elettroniche in allegato (fino ad una dimensione massima di 30 MB mentre la funzione web ne consente solo 5) – colui che trasmette riceverà le relative ricevute di accettazione e consegna (allo SDI) emesse dal sistema PEC.

Mentre, quindi, il soggetto obbligato utilizzando la PEC può fornire prova della data ed ora in cui ha provveduto ad inviare il documento contabile al sistema di interscambio, ciò non lo potrà fare chi utilizza lo strumento web based dell’Agenzia, dato che è previsto che esso fornisca il riscontro della ricezione tramite “un avviso che, sulla stessa pagina dalla quale si effettua la trasmissione, viene presentato all’utente“. Esistono poi altri strumenti – web service – quale il servizio di Fatturazione Elettronica che permettono di avere data ed ora certe sull’invio.

Ipotizzando che i controlli diano esito positivo, lo SDI provvederà a recapitare la fattura al destinatario. Anche in tale ipotesi vi sono differenze tra l’utilizzo dei vari strumenti. Con la PEC o i web service, il soggetto emittente riceverà un’ulteriore ricevuta di consegna inviata dal sistema di posta elettronica certificata dello SDI; l’utente del canale web based dell’Agenzia, invece, riceverà un messaggio di risposta della funzionalità di invio.

Considerando che l’art. 10 del provvedimento del 30 aprile 2018 prevede che l’Agenzia archivierà, per consentire la consultazione e l’acquisizione dei file delle fatture elettroniche o dei loro duplicati, unicamente le medesime fatture e le relative note di variazione, senza nulla prevedere in merito alle ricevute di consegna, l’utente del servizio web dell’Agenzia delle Entrate difficilmente potrà riuscire ad ottenere copia della ricevuta di consegna al destinatario della fattura elettronica trasmessa mediante SDI.

Perché è importante la garanzia della Pec per la fattura elettronica

Perché le garanzie fornite dalla Pec, nella fattura elettronica, sono importanti? Immaginiamo di essere una piccola o media impresa e di voler avvalerci di un’anticipazione presso la nostra banca sulle fatture elettroniche emesse nei confronti dei nostri clienti. Con molta probabilità la banca ci chiederà non solo una copia delle e-fatture, ma anche la ricevuta di consegna al destinatario trasmessa dallo SDI (che contiene l’hash della fattura elettronica inviata).

Questo perché il punto 4.4. del provvedimento del 30 aprile 2018 – che recita “Le ricevute di cui ai precedenti punti 4.2 e 4.3 attestano che la fattura è emessa” – chiarisce che la prova dell’emissione della fattura può essere data solamente tramite tali ricevute di consegna inviate dallo SDI, e che la fattura elettronica è in realtà un documento a formazione progressiva la cui corretta emissione passa prima dalla fase di formazione ed invio allo SDI e successivamente in quella di consegna al destinatario, unico momento in cui si ritiene effettivamente emessa la fattura. La banca, pertanto, non potrebbe fare a meno di chiedere anche l’esibizione di tali ricevute in quanto strumenti fondamentali per poter attestare l’emissione della fattura stessa, fornendo quindi maggiore garanzia all’ente creditizio circa l’esigibilità del credito in essa rappresentato.

Ciò potrebbe valere anche in caso di contenzioso tributario, qualora sia necessario dar prova dell’emissione del documento, o anche in sede di recupero del credito tramite procedure monitorie, potendo così dar prova all’autorità giudiziaria dell’effettiva emissione, e quindi esistenza, della fattura elettronica.

In sintesi, quindi, la Posta Elettronica Certificata appare lo strumento maggiormente cautelativo per l’operatore economico che voglia avere maggior strumenti di prova circa la corretta emissione delle fatture elettroniche, potendo in tal modo evitare contestazioni future e fornendo in maniera certa l’evidenza di aver regolarmente adempiuto ai propri obblighi di fatturazione e di essere titolare del credito.

Pec (Posta elettronica certificata): cos’è, come ottenerla, obblighi e vantaggi

L’articolo è parte di un progetto di comunicazione editoriale che Agendadigitale.eu sta sviluppando con il partner Aruba

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