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Obbligo fattura elettronica B2B, primo passo è adeguare i processi: ecco come

L’adattamento dei processi esistenti nelle aziende al nuovo obbligo alla fattura B2B (dal 2019) è una delle prime sfide. I processi ed i sistemi esistenti devono essere mantenuti conformi e non avere interruzioni, o peggio perdite di dati. Conformità e la compliance IVA diventano fondamentali

12 Apr 2018
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Come sostengo da tempo l’implementazione di un sistema informatico, sia esso rappresentato da un singolo PC o da una rete complessa, coinvolge sempre elementi tecnici, organizzativi, giuridici ed umanistici che sono strettamente dipendenti dalla natura dei dati che rappresentano e dal livello di protezione che devono avere.

Nell’ambito della gestione di dati contabili in questi ultimi mesi si è lungamente parlato della fattura elettronica obbligatoria dopo l’emanazione della Legge di Bilancio di previsione dello Stato per l’anno finanziario 2018 e bilancio pluriennale per il triennio 2018-2020 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale S.G. n.302 del 29-12-2017 – S.O. 62) che viene introdotta obbligatoriamente per i privati a partire dal 1 gennaio 2019.

Con una anticipazione contenuta nel comma 917 della predetta Legge che dispone “fermo restando quanto previsto al comma 916, le disposizioni dei commi da 909 a 928 si applicano alle fatture emesse a partire dal 1º luglio 2018 relative a:

a) cessioni di benzina o di gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori;

b) prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese nel quadro di un contratto di appalto di lavori, servizi o forniture stipulato con un’amministrazione pubblica”.

L’ambito giuridico e fiscale è ormai quasi completamente definito, mancano solo i provvedimenti attuativi del Direttore dell’Agenzia delle entrate (di prossima pubblicazione), pertanto bisogna assicurarsi di essere in possesso delle corrette fonti normative. Prima la legge, che è sempre il principale riferimento nell’ambito della gerarchia delle fonti del diritto, poi le norme secondarie che hanno definito le caratteristiche ed i requisiti della fatturazione elettronica.

Il nuovo obbligo per la fatturapa: lo standard europeo

Inoltre va tenuto presente che a breve entrerà in vigore, per le Pubbliche Amministrazioni europee, l’obbligo di accettare fatture elettroniche emesse secondo la Direttiva UE/55/2014. L’articolo 11 della predetta Direttiva prevede un periodo di recepimento pari a 18 mesi dalla pubblicazione in GUCE della Decisione di esecuzione della Commissione Europea (pubblicata il 17 ottobre 2017).

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Quindi a partire dal 18 aprile 2019 in tutta Europa le pubbliche amministrazioni potranno ricevere solo fatture elettroniche emesse in base alla nuova norma europea EN 16931-1:2017.

L’utilità dello standard per la fattura elettronica europea

Va doverosamente ricordato che l’impostazione Italiana non è comune a tutti gli altri paesi, pertanto le fonti legislative possono variare in modo molto più rilevante di quanto si possa immaginare.

Il problema dei differenti sistemi di liquidazione delle imposte stranieri, e la loro forte dipendenza dalla tecnologia, portano a modificare l’approccio della tradizionale gerarchia delle fonti del diritto (legge civilistica, legge Iva, linee guida Pubblica Amministrazione…), anche perché devono essere aggiunte le disposizioni riguardanti la protezione dei dati (Regolamento UE 679/2016) e le norme  in materia di firme elettroniche (Regolamento UE 910/2014) integrate dalle leggi sul commercio che possono imporre, nei vari paesi, obblighi legali che devono essere rispettati in ogni momento.

Mentre in Europa, come indicato dalla Direttiva 112/2006 che regola l’IVA Comunitaria, una fattura elettronica è una fattura emessa e ricevuta elettronicamente, in altri paesi del mondo la fattura elettronica è un documento emesso in formato elettronico conforme ai requisiti legali e tecnici locali e che è valido per validare, supportare e confermare  anche il contenuto della dichiarazione fiscale.

Ma qui sorgono problemi se facciamo riferimento ai processi end-to-end tra fornitore e acquirente in ambito di una fornitura sottostante.

In Europa la fattura elettronica richiede che i soggetti interessati (fornitore e acquirente) la trattino elettronicamente, in America Latina (ad esempio Messico e Brasile) la definizione consente ai fornitori di emettere la fattura in formato elettronico mentre gli acquirenti possono richiedere di ottenere la fattura in forma cartacea senza violare l’esistenza/essenza della fatturazione trasmessa via mail (come definita normativamente a livello locale).

Quindi, oltre ai problemi legati all’interpretazione dei concetti legali locali, devono essere presi in considerazione anche i problemi rappresentati dalla lingua e dalla cultura (non solo giuridica) perché interpretare i requisiti dal punto di vista di una singola unica disciplina è pericoloso.

Proprio per questo, in attuazione della Direttiva UE/55/2014 è stato definito uno standard comune per la fattura elettronica, valido in tutta Europa, che è la nuova norma europea EN 16931-1:2017. Essa permette di raggiungere l’obiettivo dell’interoperabilità permettendo la presentazione e il trattamento delle informazioni in modo uniforme nei diversi sistemi gestionali, indipendentemente dalla tecnologia, dall’applicazione o dalla piattaforma utilizzate. La piena interoperabilità comprende la capacità di interoperare su tre livelli distinti:

  • in termini di contenuto della fattura (semantica),
  • formato o lingua usati (sintassi) e
  • metodo di trasmissione.

Con la predetta norma europea si elimina l’ostacolo del linguaggio: norma, terminologia e definizioni sono uniche e comuni per tutti gli Stati membri.

L’adattamento dei processi all’obbligo di fattura elettronica b2b

Appare necessario analizzare il contesto in cui si inserisce la fattura elettronica partendo dal mosaico molto più grande, articolato e complesso a cui appartiene: essa infatti è una tessera del mosaico che dovrà essere adeguato alle novità legislative, anche di prossima emanazione e, conseguentemente, portare alle necessarie modifiche dei processi di gestione aziendale.

L’adattamento del nuovo obbligo giuridico ai processi esistenti è una delle prime sfide che si presenta. I processi ed i sistemi esistenti devono essere mantenuti conformi e non avere interruzioni, o peggio perdite di dati.

La fattura elettronica rappresenta un cambio gestionale che però non modifica, se non in minima parte, la vigente normativa in materia di IVA.

È necessario fare un inciso per descrivere come l’evoluzione della Compliance fiscale si colleghi alla compliance di processo, che deve adattarsi al contesto modificato in materia di IVA.

L’attuale contesto internazionale attualmente è orientato alla lotta contro l’evasione fiscale (anche transfrontaliera) da attuare principalmente attraverso lo strumento dello scambio di informazioni tra le diverse amministrazioni fiscali. Questo scambio deve avvenire sulla base di dati che sono trasmessi, ricevuti e consultati (anche a distanza) grazie al fatto di essere strutturati su standard interoperabili internazionali.

Tale impostazione pratica trova la sua genesi principalmente nel documento Offshore Voluntary Disclosure – Comparative Analysis, con cui l’OCSE ha evidenziato l’efficacia dei programmi di Voluntary Compliance adottati da diversi paesi che, tra le altre cose, hanno facilitato la collaborazione dei soggetti passivi coinvolti, ottenendo notevoli risparmi anche in termini di contenzioso.

Tale strategia, di recente, ha portato all’avvio di una nuova fase di relazione/collaborazione tra le amministrazioni fiscali di tutto il mondo, arrivando anche a coinvolgere attivamente le grandi aziende.

Questo perché è necessaria una nuova relazione basata su una collaborazione che elimina i conflitti (caratterizzanti gli ultimi decenni) perchè si è affermata la diffusione del fenomeno della globalizzazione, con una crescita quantitativa di società multinazionali e transnazionali che hanno reso necessario, per le Amministrazioni pubbliche centrali, il ricorso alla definizione di nuovi e diversi meccanismi di conformità cooperativa con queste aziende che hanno budget e ricavi multilingue dispersi su più piattaforme virtuali, e non sempre facile identificazione territoriale.

Per questo motivo era necessario individuare un nuovo strumento alternativo, non più basato sul semplice contrasto statico tra autorità fiscali e grandi imprese, ma al contrario su una soluzione di dialogo aperto, franco e trasparente. Per questo con la Cooperative Compliance è nata una nuova risorsa normativa creata per riallineare le due prospettive sullo stesso terreno di confronto: dove il punto di vista della grande impresa e quello dell’Amministrazione Finanziaria si allineano, collaborando, per la corretta applicazione della norma fiscale. La Cooperative Compliance è uno strumento che recentemente ha avuto una diffusione molto forte diventando una disposizione di regolamentazione per ogni amministrazione pubblica centrale coinvolgendo oltre all’Italia, anche il Regno Unito, l’Olanda, l’Australia, il Canada, la Francia, la Finlandia, la Germania, Irlanda e Russia.

Quindi sempre di più si afferma il modello di gestione di dati interoperabili basati su standard internazionali, che favoriscono l’ottimizzazione della gestione degli stessi nonché il controllo remoto da parte delle Amministrazioni fiscali collegandoli anche ai rapporti giuridici tra i due soggetti interessati, quindi controllo e monitoraggio:

  • del ciclo dell’ordine,
  • del ciclo della fatturazione,
  • del ciclo della consegna/trasporto dei beni/servizi ceduti fino ad arrivare al
  • ciclo del pagamento.

In Italia nella fase attuale, immediatamente precedente all’avvio dell’obbligo di fare fatture elettroniche tra privati, è fondamentale che l’azienda sia veloce nell’adattarsi ai micro-cambiamenti. Questi devono riguardare la naturale evoluzione dei requisiti IVA per correggere scappatoie nella legislazione o rispondere pragmaticamente alle direttive economiche o aziendali a breve termine.

Meno ovvii invece sono i cambiamenti a livello macro, che possono introdurre aggiustamenti fondamentali, e talvolta rivoluzionari, ai controlli IVA e quindi ai processi aziendali che si allineeranno alle norme civilistiche, fiscali e, soprattutto, alle pratiche commerciali.

Ora, con l’avvio della fatturazione elettronica obbligatoria, le aziende si trovano a dover modificare la gestione dei loro dati per renderla conforme alle disposizioni normative di tutti i paesi in cui esse operano e commercializzano i loro prodotti e servizi.

Un nuovo approccio per conformità e compliance IVA

Appare quindi chiaro come la conformità e la Compliance IVA diventino parte sostanziale del processo di gestione dei dati aziendali, un processo che deve essere costantemente controllato e monitorato. La fase della liquidazione d’imposta ed i controlli diventano immediati e così anche le comunicazioni e segnalazioni di irregolarità che abbandonano le tradizionali metodologie cartacee post audit, cioè successive alla presentazione della dichiarazione fiscale annuale (Iva, Redditi, Irap e Sostituti d’imposta). È quindi chiaro che le nuove regole sono emanate per garantire la conformità ed il rispetto delle specifiche tecniche. E queste devono guidare l’evoluzione dei processi aziendali, e delle piattaforme che li gestiscono, per integrarsi con la Compliance che ogni soggetto dovrà avere con le autorità fiscali.

Tutto questo è fondamentale per assicurare il rispetto dei requisiti legali, di quelli tecnici, di quelli linguistici e soprattutto semplificare ed assicurare un efficace sistema di controllo (a distanza) e monitoraggio dell’Autorità fiscale competente.

Il monitoraggio, e la modifica dei processi di gestione dell’azienda, devono essere adattati al tasso di cambiamento delle leggi e delle regole e specifiche tecniche. Il processo dovrebbe essere continuo e includere la responsabilità, ed il dovere, di tracciare le modifiche alle leggi, regole e specifiche tecniche applicabili, nonché agli impatti interni ed esterni all’azienda.

Da quanto precede emerge chiaramente la necessità di definire una corretta allocazione delle risorse fisiche ed economiche necessarie a tale monitoraggio e modifica dei processi. Alcune modifiche sono abbastanza facili e veloci da affrontare, altre molto complesse ed impattanti in ogni ambito aziendale (si pensi alla nuova normativa GDPR in materia di tutela e trattamento dei dati personali).

Rilevamento, analisi, progressione e implementazione sono processi che devono avvenire senza soluzione di continuità al fine di garantire la Compliance in ogni momento ed ambito.

L’impatto dei cambiamenti sulle aziende e l’Italia

Ma come interagiscono i cambiamenti a livello micro e macro?

Basta pensare a come si sta approcciando la fatturazione elettronica in Italia e negli altri paesi. Bisogna stare attenti ad ogni novità legislativa e regolamentare in ogni paese per essere sicuri di non perdere nulla.

In Italia cosa sta succedendo dato che c’è una nuova regolamentazione fiscale in avvio tra breve?

Si sono pianificati i cambiamenti necessari anche con riferimento alle normative degli altri Stati membri?

Ci sono impatti che hanno rilevanza anche su soggetti esterni alla nostra azienda?

Il cambiamento ha impatto sul servizio?

Si potrebbe continuare lungamente a fare domande simili, ma quanto si vuole far emergere è quello di avere un approccio che si basi sul costruire, condividere e diffondere la propria esperienza e le necessità con le proprie controparti per avere sempre la certezza di essere il soggetto che governa i processi all’interno della propria filiera.

Perché è importante individuare preventivamente se, come, quanto e quando le modifiche ai requisiti legali o tecnici incidono sull’ecosistema in cui l’azienda opera.

La condivisione con i fornitori e clienti è fondamentale per assicurare un’integrazione positiva e costruttiva che poi semplifica le modifiche dei processi ogni volta che sia richiesto dalle norme (legislative e tecniche), affinché anch’essi possano adattare i loro processi e sistemi in modo tale da garantire un aggiornamento tempestivo dei contratti, degli accordi commerciali e della gestione delle transazioni (end-to-end).

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