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Obbligo fatturazione elettronica B2B, l’approccio (e il partner) giusto per adeguarsi

Le aziende medio-piccole, più dinamiche e meno vincolate dalla pervasività di sistemi già in essere, appaiono più recettive e desiderose di una guida che le aiuti ad affrontare il cambiamento non solo in funzione dell’adempimento all’obbligo, ma anche per cogliere i vantaggi connessi alla digitalizzazione. Ecco come

30 Mar 2018
Luigi Fabbro

Solution Manager di InfoCert, Gruppo Tecnoinvestimenti

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Mancano solo pochi mesi alla prima tranche applicativa della fatturazione elettronica obbligatoria tra privati, introdotta dalla Legge 205/2017 (Legge di Bilancio 2018).

Come è noto, infatti, il 1° luglio 2018 l’obbligo scatterà per le fatture relative alla vendita di benzina o gasolio utilizzati come carburanti per motori e, inoltre, per tutte le prestazioni rese in subappalto nel quadro di contratti di appalto stipulati con una pubblica amministrazione. Dal 1° gennaio 2019, poi, l’obbligo sarà in vigore per tutte le aziende, di qualsiasi dimensione e forma societaria.

Dal nostro punto di osservazione diretta sul mercato, possiamo constatare come il prevalere di situazioni di incertezza e confusione determini ancora uno scenario complessivo di diffusa staticità nel processo di avvicinamento a questo importante appuntamento.

Tra le grandi aziende, in particolare, molto spesso il tema è stato appena approcciato: a volte per scarsa consapevolezza e limitata conoscenza dei temi della compliance digitale; altre, invece, perché si tende a “giocare d’attesa”, spinti dalla riluttanza a discostarsi da sistemi e processi interni che, seppur costosi, sono ormai consolidati e costituiscono il risultato di ingenti investimenti.

Non è semplice, comprensibilmente, abbandonare una visione “PDF-centrica” della fattura che ha rappresentato, nell’ultimo decennio, l’evoluzione dal cartaceo puro. Eppure, in prospettiva, sistemi di gestione delle fatture in PDF (se non ancora in cartaceo), con inserimento manuale di dati, stampa, apposizione di codici a barre, scansione e riconoscimento ottico dei dati, fasi di validazione e così via, non avranno più alcun senso: con la gestione della fatturazione elettronica tramite il Sistema Di Interscambio (SDI), il dato arriverà già strutturato e si beneficerà di enormi risparmi di tempo e risorse.

Di contro, le aziende medio-piccole, più dinamiche e probabilmente meno vincolate dalla pervasività di sistemi già in essere, appaiono più recettive e desiderose di una guida che le aiuti ad affrontare il cambiamento non solo in funzione dell’adempimento all’obbligo, ma anche per cogliere i vantaggi connessi alla digitalizzazione non solo del processo di fatturazione.

Senza tralasciare la rilevanza della fatturazione elettronica anche per le micro-aziende, tipicamente con un numero limitatissimo di fatture e che non utilizzano alcun strumento informatico di gestione amministrativa.

L’approccio giusto per adeguarsi all’obbligo fattura elettronica b2b

Certo, l’obbligo è impattante: richiede un change management, con relativo allineamento, sia a livello di IT che di amministrazione. I punti di domanda sono tanti, così come le esigenze, e si possono avere approcci diversi che portano a soluzioni differenti, ma si deve essere consapevoli che la fatturazione elettronica, purché gestita correttamente, può diventare il primo tassello per la completa digitalizzazione del ciclo “ordine, consegna, fatturazione, pagamento” e portare vantaggi a ogni azienda.

Pertanto, è importante selezionare con accuratezza il partner più idoneo a cui affidarsi per affrontare questa trasformazione, scelta che appare non facile in un mercato nel quale, a fronte di un’opportunità da cogliere, molti cercano di proporsi indipendentemente dalle reali capacità e conoscenze, generando ulteriore confusione nelle aziende che cercano di orientarsi sul tema.

È proprio sull’aspetto delle competenze che deve essere fatta una prima valutazione. Già nel 2014, ad esempio, InfoCert è stata tra le prime realtà a supportare imprese private ed enti pubblici nel passaggio al regime obbligatorio di fatturazione elettronica verso la PA, garantendo al mercato un patrimonio di tecnologie e competenze che più volte ha messo a disposizione di diversi tavoli tecnici propedeutici al passaggio normativo.

Un’esperienza che le consente di identificare e analizzare le criticità delle organizzazioni nell’approccio alle problematiche di implementazione e proporre la soluzione progettuale più appropriata e in linea con i migliori standard, oltre a offrire servizi immediatamente fruibili.

Per valutazioni di carattere tecnico, naturalmente, bisogna guardare soprattutto alla specificità del business di ciascuna azienda e di conseguenza al diverso tipo di soluzione da implementare. Non dimentichiamo, per esempio, che l’obbligo riguarda anche l’invio di fatture elettroniche verso i consumatori: dal volume e dalla variabilità dei dati e dei documenti da processare può dipendere un bisogno di maggior flessibilità, piuttosto che di capacità di gestire flussi massivi.

A tal fine, InfoCert offre un hub di soluzioni – per la gestione completa dei processi di trasmissione e ricezione delle fatture – adattabili ai diversi livelli di competenza tecnologica o digitale oltre che consentire l’utilizzo dei singoli servizi Trusted InfoCert di Firma, PEC e Conservazione.

Hub su cui sono anche disponibili i servizi online attivabili direttamente dal sito InfoCert dedicati alle micro-imprese, o alle relative associazioni di categoria, che richiedono soluzioni verticali immediatamente fruibili e non integrazioni automatiche con il proprio gestionali.

Altro aspetto di cui tener conto, inoltre, è la necessità di “allinearsi” ai mercati esteri e quindi di dover gestire formati e processi transfrontalieri, un’urgenza soprattutto per quelle realtà con spiccata operatività internazionale. Su questo fronte, InfoCert ha dato luogo a un’evoluzione sempre più transnazionale del proprio hub di servizi Trusted: a seguito del coinvolgimento nel progetto eIGOR (eInvoicing GO Regional) finanziato dalla Commissione Europea e coordinato da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), InfoCert è già abilitata alla fatturazione elettronica oltre i confini Italiani con i nuovi standard di fattura europea definiti dalla Direttiva 2014/55/UE. Questa capacità di supportare la trasmissione cross-border di documenti elettronici di natura commerciale è stata, peraltro, incrementata recentemente con il conseguimento della qualifica di Access Point della rete PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line), finalizzata alla diffusione e all’utilizzo di servizi digitali per l’e-Procurement transfrontaliero nell’Unione Europea.

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