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esperto risponde

Se il sistema contabile impedisce di riemettere una fattura respinta dalla PA

di Umberto Zanini, commercialista esperto dell’area tecnico-normativa dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, Politecnico di Milano

22 Mar 2016

22 marzo 2016

Domanda

Dopo aver trasmesso la fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione tramite il sistema di interscambio (utilizziamo la PEC), ci è arrivata una notifica di rifiuto con richiesta di riemissione della stessa fattura corretta, cioè emissione di una fattura con stessa data e numero della fattura rifiutata. Il problema è che il nostro sistema contabile non consente di riemettere nuovamente una fattura già emessa. Cosa suggerisce di fare?

A.G.

 

Risposta

Per rispondere compiutamente alla domanda, è necessario ricordare almeno 3 importanti aspetti:

  • la fattura elettronica trasmessa alla PA tramite il sistema di interscambio (SDI), si considera emessa solo a seguito di ricezione della “Ricevuta di consegna” oppure della “Notifica di mancata consegna”, ed in caso quindi di ricezione della “Notifica di scarto” da parte dello SDI, la fattura elettronica non si considera fiscalmente emessa (la fattura non è mai arrivata alla PA);

  • a norma dell’art. 23 del DPR 633/72, “il contribuente deve annotare entro quindici giorni le fatture emesse”, e questo è il motivo per cui la PA ha 15 giorni di tempo per poter emettere la “Notifica di esito cessionario/committente”, che potrà essere di accettazione oppure di rifiuto. Va ricordato che se decorsi i suddetti 15 giorni la PA non si esprime (accettando o rifiutando la fattura), lo SDI invierà ad entrambi i soggetti (fornitore e PA) una “Notifica decorrenza termini”, a significare semplicemente che le parti non potranno più utilizzare lo SDI per interloquire;

  • la “Notifica di esito cessionario/committente” di rifiuto, presenta un campo denominato “descrizione”, ove è possibile inserire delle note per un massimo di 255 caratteri, e che la PA dovrebbe utilizzare per comunicare in modo semplice e chiaro ai  fornitori sia il motivo esatto del rifiuto (e.g. descrizione articolo non presente, etc), sia il comportamento richiesto al fornitore per rettificare la fattura rifiutata (e.g.“si richiede la riemissione della medesima fattura corretta”).

Il caso in questione è che, avendo la PA richiesto al fornitore la riemissione della medesima fattura corretta (stesso numero e data della fattura rifiutata), il fornitore si trova nella situazione di non poter adempiere alla richiesta, perché ha un sistema contabile che oltre a gestire congiuntamente la creazione della fattura e la registrazione contabile (le due attività non sono separate), garantisce la immodificabilità delle registrazioni contabili eseguite e quindi non consente di riemettere una fattura con la stessa data e numero della fattura precedentemente rifiutata.

Questa particolare aspetto riguarda soprattutto i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) ed i software contabili perfettamente aderenti alle disposizioni di cui all’art. 2219 del Codice Civile (richiamato dall’art.22 del DPR 600/72 in materia di accertamento delle imposte sui redditi), ove appunto viene richiesto che con riferimento alla tenuta delle scritture contabili “ Non vi si possono fare abrasioni e, se è necessario qualche cancellazione, questa deve eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili”. In sostanza quindi, i sistemi ERP ed i software contabili, non dovrebbero consentire la “cancellazione fisica” di una registrazione contabile (cioè la eliminazione della registrazione), ma bensì una “cancellazione logica”, cioè la produzione di una registrazione al contrario oppure con segno negativo, ma è chiaro che per far fronte alle esigenze di flessibilità delle PMI, nella pratica non sempre questa garanzia viene rispettata.

La soluzione al problema quindi, è quella di emettere una “nota di credito interna” (o “nota di storno interna”) che non va trasmessa allo SDI e che annulla la vecchia fattura, dopodichè riemettere la fattura elettronica corretta da inviare allo SDI, che chiaramente avrà un diverso numero ed una diversa data perché nel frattempo sono state emesse altre fatture.

 

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Per porre domande a Umberto Zanini sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile inviare le proprie domande a: esperto@agendadigitale.eu

 

Umberto Zanini, dottore commercialista e revisore legale, Chartered Accountant in England and Wales. E’ dal 2006 Responsabile delle attività di ricerca dell’area tecnico-normativa dell’Osservatorio “Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione” della School of  Management del Politecnico di Milano, e partecipa ai lavori degli Osservatori “Professionisti & Innovazione digitale” e “Supply Chain Finance”.

  • posta

    Ma scusate, l’esperto che ha risposto non sa che è proprio lo sdi che non accetta due volte una fattura con lo stesso numero già rifiutata la prima volta dalla p.a. ? Parla senza sapere le cose

  • Anonimo

    Il commento scortese pervenuto dal lettore anonimo, evidenzia purtroppo in modo chiaro che a distanza di un anno dall’avvio della seconda fase dell’obbligo della fattura elettronica alla PA, molti aspetti non sono ancora ben chiari.
    Il quesito in questione riguardava il caso in cui una fattura elettronica veniva rifiutata dalla PA con richiesta di ritrasmissione della medesima fattura (stesso numero e data), ma purtroppo il fornitore non era nella situazione di riemettere la medesima fattura.
    Qualora il fornitore fosse stato invece in grado di riemettere nei quindici giorni la medesima fattura (stesso numero e data), lo SDI avrebbe veicolato la fattura elettronica alla PA, dato appunto che per lo SDI la precedente fattura risultava come rifiutata.

    Cordiali saluti
    Umberto Zanini

  • PM

    L’intervento del Dott. Zanini induce ad alcune riflessioni sulla valenza del rifiuto di una fattura. L’esperienza ha insegnato che alcune PA respingono la fattura per colmare alcune inefficienze interne. Il riferimento è al caso dell’ordine di acquisto mancante. In presenza di contratti pluriennali, infatti, l’ordine di acquisto dovrebbe avere il solo scopo di chiudere il ciclo passivo ORDINE-RICEVIMENTO-FATTURA interno all’Ente, essendo il fornitore legittimato ad eseguire la fornitura/prestazione in forza di un’aggiudicazione di gara.
    La domanda è quindi: la fattura respinta, legittimamente registrata nei libri IVA del fornitore a seguito di una fornitura/prestazione effettuata e non contestata, costituisce o no un titolo di credito e quindi il diritto all’incasso?
    Saluti
    PM

  • Alfredo V.

    Egr. Dr ZANINI vorrei sottoporLe invece quello che accade nel caso della emissione di una Fattura Elettronica nei confronti del GSE. Siamo costretti ad agire attraverso il loro portale che ci mette a disposizione il form per la compilazione della fattura. La stessa deve essere numerata secondo la nostra cronologia e poi quindi regolarmente emessa. Ma qui arriva il paradosso. Secondo un loro cervellotico manuale la nostra fattura deve essere trasmessa allo SDI da loro dopo averla firmata per conto nostro. Un assurdità visto e considerato che siamo perfettamente in grado gestire in piena autonomia tutto il processo di emissione, generazione XML, firma, trasmissione e conseguente conservazione. Non vedo per quale motivo il soggetto ricevente debba sostituirsi all’emittente. Tale pratica avrebbe avuto un senso se fosse riservata al privato cittadino che non può comunicare con il SDI. Ma un’azienda come la nostra che produce circa 1.300 record di fatture annue…. Inoltre pur volendo attuare le loro direttive il nostro sistema una volta emessa la fattura se la troverebbe sempre in coda come da inviare senza portarla a “compimento”. Inoltre sempre il GSE stabilisce che sarà poi cura del trasmittente conservare la Fattura Elettronica ed i relativi messaggi a norma di legge. Mi pare alquanto assurdo. Emetto una fattura ad un cliente il quale si sostituisce a me per l’inoltro al SDI, lo stesso cliente mi manda l’XML e i messaggi di stato della fattura e io devo conservarlo. Mi dica Lei cosa ne pensa visto e considerato che il GSE ai miei quesiti ha sempre risposto allo stesso modo: “faccia riferimento al manuale” e che allo stato attuale non è possibile emettere alcun che al nostro cliente con tutto ciò che ne consegue.
    La ringrazo in anticipo per la Sua gentile risposta e Le porgo i miei più cari saluti che mi riservo di farLe di persona in occasione del workshop sulla fattura elettronica tra privati che si terrà a Milano il prossimo 21 Aprile al quale parteciperò.
    Alfredo Veraldi

  • Franco

    Buongiorno Dott. Zanini. In qualità di collaboratore di ufficio ragioneria di un EE.LL. ho il seguente quesito da porLe in merito alla fatturazione elettronica. Ho ricevuto da un fornitore n. 3 fatture con numerazione progressiva e tutte sbagliate che ho respinto. A questo punto loro dovrebbero riemettermi una nuova fattura con un nuovo numero e data emissione mentre per le altre tre respinte dovrebbero loro emettere un documento interno a storno totale delle stesse. In sostanza se la PA respinge una fattura è come non averla mai ricevuta. Cordiali saluti.

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