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Se il sistema contabile impedisce di riemettere una fattura respinta dalla PA

22 Mar 2016

Umberto Zanini, commercialista esperto dell’area tecnico-normativa dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, Politecnico di Milano


Domanda

Dopo aver trasmesso la fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione tramite il sistema di interscambio (utilizziamo la PEC), ci è arrivata una notifica di rifiuto con richiesta di riemissione della stessa fattura corretta, cioè emissione di una fattura con stessa data e numero della fattura rifiutata. Il problema è che il nostro sistema contabile non consente di riemettere nuovamente una fattura già emessa. Cosa suggerisce di fare?

A.G.

Risposta

Per rispondere compiutamente alla domanda, è necessario ricordare almeno 3 importanti aspetti:

  • la fattura elettronica trasmessa alla PA tramite il sistema di interscambio (SDI), si considera emessa solo a seguito di ricezione della “Ricevuta di consegna” oppure della “Notifica di mancata consegna”, ed in caso quindi di ricezione della “Notifica di scarto” da parte dello SDI, la fattura elettronica non si considera fiscalmente emessa (la fattura non è mai arrivata alla PA);

  • a norma dell’art. 23 del DPR 633/72, “il contribuente deve annotare entro quindici giorni le fatture emesse”, e questo è il motivo per cui la PA ha 15 giorni di tempo per poter emettere la “Notifica di esito cessionario/committente”, che potrà essere di accettazione oppure di rifiuto. Va ricordato che se decorsi i suddetti 15 giorni la PA non si esprime (accettando o rifiutando la fattura), lo SDI invierà ad entrambi i soggetti (fornitore e PA) una “Notifica decorrenza termini”, a significare semplicemente che le parti non potranno più utilizzare lo SDI per interloquire;

  • la “Notifica di esito cessionario/committente” di rifiuto, presenta un campo denominato “descrizione”, ove è possibile inserire delle note per un massimo di 255 caratteri, e che la PA dovrebbe utilizzare per comunicare in modo semplice e chiaro ai fornitori sia il motivo esatto del rifiuto (e.g. descrizione articolo non presente, etc), sia il comportamento richiesto al fornitore per rettificare la fattura rifiutata (e.g.“si richiede la riemissione della medesima fattura corretta”).

Il caso in questione è che, avendo la PA richiesto al fornitore la riemissione della medesima fattura corretta (stesso numero e data della fattura rifiutata), il fornitore si trova nella situazione di non poter adempiere alla richiesta, perché ha un sistema contabile che oltre a gestire congiuntamente la creazione della fattura e la registrazione contabile (le due attività non sono separate), garantisce la immodificabilità delle registrazioni contabili eseguite e quindi non consente di riemettere una fattura con la stessa data e numero della fattura precedentemente rifiutata.

Questa particolare aspetto riguarda soprattutto i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) ed i software contabili perfettamente aderenti alle disposizioni di cui all’art. 2219 del Codice Civile (richiamato dall’art.22 del DPR 600/72 in materia di accertamento delle imposte sui redditi), ove appunto viene richiesto che con riferimento alla tenuta delle scritture contabili “ Non vi si possono fare abrasioni e, se è necessario qualche cancellazione, questa deve eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili”. In sostanza quindi, i sistemi ERP ed i software contabili, non dovrebbero consentire la “cancellazione fisica” di una registrazione contabile (cioè la eliminazione della registrazione), ma bensì una “cancellazione logica”, cioè la produzione di una registrazione al contrario oppure con segno negativo, ma è chiaro che per far fronte alle esigenze di flessibilità delle PMI, nella pratica non sempre questa garanzia viene rispettata.

La soluzione al problema quindi, è quella di emettere una “nota di credito interna” (o “nota di storno interna”) che non va trasmessa allo SDI e che annulla la vecchia fattura, dopodichè riemettere la fattura elettronica corretta da inviare allo SDI, che chiaramente avrà un diverso numero ed una diversa data perché nel frattempo sono state emesse altre fatture.

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Per porre domande a Umberto Zanini sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile inviare le proprie domande a: esperto@agendadigitale.eu

Umberto Zanini, dottore commercialista e revisore legale, Chartered Accountant in England and Wales. E’ dal 2006 Responsabile delle attività di ricerca dell’area tecnico-normativa dell’Osservatorio “Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione” della School of Management del Politecnico di Milano, e partecipa ai lavori degli Osservatori “Professionisti & Innovazione digitale” e “Supply Chain Finance”.

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