Fatture elettroniche, ecco perché la conservazione non sempre è necessaria | Agenda Digitale

Le regole

Fatture elettroniche, ecco perché la conservazione non sempre è necessaria

Chi ha aderito al servizio di consultazione dell’Agenzia delle entrate non ha l’obbligo di conservare le fatture elettroniche: un dibattito caldo perché in questo periodo aziende e professionisti stanno procedendo alla messa in conservazione delle fatture, inoltre sul tema è intervenuto anche il Garante privacy

24 Feb 2021
Salvatore De Benedictis

dottore commercialista

L’obbligo di conservare le fatture elettroniche non sussiste per chi ha aderito al servizio di consultazione dell’Agenzia delle entrate. Per questi contribuenti infatti, le fatture elettroniche transitate dal Sistema di Interscambio sono ancora memorizzate e che, sin quando lo saranno, esiste una precisa disposizione normativa che li esonera. Ma pochi lo sanno.

Il tema è di attualità in questi giorni, in quanto professionisti e imprese stanno affrontando le procedure per effettuare la conservazione – oltre che gli eventuali libri e registri per cui avessero optato per la tenuta e conservazione in formato digitale – delle fatture elettroniche relative all’anno d’imposta 2019, considerato che il termine per la conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fino fiscali deve avvenire, a norma dell’articolo 3 comma 3 del MDEF del 17/6/2014, entro i tre mesi successivi al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’anno di riferimento dei documenti, attualmente il 10 marzo 2021.

Conservazione: i problemi

Il dilemma che molti si pongono è: a chi affidiamo la conservazione, all’Agenzia delle Entrate, a una società specializzata o ad entrambi? Probabilmente pochi sono a conoscenza che tale obbligo non sussiste per i contribuenti che hanno aderito al servizio di consultazione delle fatture elettroniche dell’Agenzia delle Entrate. Anche quando le fatture elettroniche dovessero essere cancellate dalle “memorie” dell’Agenzia delle Entrate, resteranno acquisiti i dati relativi al loro transito e, in particolare, i file delle ricevute che contengono l’impronta informatica (hash) di ciascuna fattura, per cui ci attendiamo che quanto prima venga sancita ufficialmente la inesistenza dell’obbligo di conservazione per le fatture elettroniche in quanto di fatto sono realizzate le condizioni di legge per assicurarne la autenticità e la integrità, anche in mancanza del processo di conservazione.

La permanenza delle fatture elettroniche nel Sistema di interscambio è tra l’altro sub judice a causa delle osservazioni manifestate dal Garante della tutela dei dati personali; è quindi in corso un serrato confronto che dovrebbe determinare le modalità ed i termini con cui l’Agenzia delle Entrate potrà mantenere nelle sue memorie dati che sono apparsi sproporzionati rispetto alle sia pure rilevanti esigenze di controllo e di contrasto alla evasione.

Non c’è obbligo di conservazione sin quando le Fatture resteranno memorizzate: le norme

Il comma 6-bis dell’articolo 1 del Decreto Legislativo 127/2015[1] così recita: “Gli obblighi di conservazione previsti dall’articolo 3 del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 17 giugno 2014, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno 2014, si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio di cui all’articolo 1, comma 211, della legge 24 dicembre 2007, n. 244, e memorizzati dall’Agenzia delle entrate”.

Quindi l’unica scadenza tecnica per la conservazione delle fatture elettroniche potrà essere fissata solo quando l’Agenzia dovesse cancellare le fatture, o per decisione del Garante per la protezione dei dati personali o per decisione dei soggetti tutelati. È importante il riferimento contenuto nella disposizione richiamata anche a “tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il sistema di Interscambio”, categoria che include anche tutti gli eventuali allegati alle fatture elettroniche (per esempio i documenti di trasporto), possibilità peraltro già confermata dall’Agenzia delle Entrate in una sua precedente FAQ[2] .

La conservazione ai fini civilistici

Gli obblighi di conservazione rispondono anche ad esigenze di carattere civilistico, come previsto dagli articoli 2214 e 2215-bis del codice civile. Rinviando ad un successivo approfondimento, ritengo che l’osservanza delle regole dettate ai fini fiscali, fra l’altro richiamate sia dall’art.2215-bis (come termine per la conservazione dei libri) e dall’articolo 634 cpc (ai fini della prova da utilizzare nei procedimenti) dovrebbe avere piena valenza civilistica. Non si può tuttavia fare a meno di osservare che sarebbe auspicabile un riordino e un coordinamento tra le diverse norme, e che probabilmente sarebbe necessario un servizio “pubblico” di estrazione e certificazione di validità delle fatture memorizzate dalla Agenzia delle Entrate, in modo da rendere più semplici e snelli i procedimenti giudiziari.

Conservazione delle fatture elettroniche, gli impatti privacy

Il Garante per la protezione dei dati personali ha avuto modo di affermare che “L’autenticità e l’integrità di ciascun file, indispensabile ai fini dei controlli, è peraltro garantita dalla memorizzazione, da parte dell’Agenzia, di una c.d. impronta univoca della fattura (valore di hash)”[3]. Infatti le specifiche tecniche in vigore prevedono che nelle ricevute del Sistema di Interscambio sia inserito “… un codice alfanumerico che caratterizza univocamente il documento (hash calcolato con algoritmo SHA-256) per ogni file fattura elaborato”.

Nel linguaggio matematico e informatico, l’hash è una funzione non invertibile che, partendo da un qualsiasi file, genera mediante un apposito algoritmo una stringa di lunghezza predefinita. La non invertibilità vuol dire che il processo è a senso unico, ossia che dall’hash non è possibile risalire in alcun modo al contenuto del file di origine. Francamente non si comprende la ragione per cui la conservazione sia vista come un obbligo e non come un onere: se il contribuente è in possesso del documento fattura elettronica in formato originale, e l’agenzia delle Entrate ha tutti gli hash delle fatture elettroniche transitate dal sistema di interscambio, esistono la certezza matematica che il documento abbia tutte le caratteristiche prevista dalla legge per essere considerato integro ed autentico.

Mettendo a raffronto gli hash memorizzati dall’Agenzia delle Entrate e con quelli calcolati sulle corrispondenti fatture elettroniche in possesso del contribuente, si realizza una condizione del tutto simile a quella attuale, in cui le fatture sono memorizzate dall’Agenzia delle Entrate: cambia solo il luogo di memorizzazione che, in presenza del controllo sull’hash, appare irrilevante. A cosa serve quindi la conservazione ? se la risposta alla domanda fosse “perché lo prevedono le regole tecniche per la conservazione” vorrebbe dire che ci troviamo in presenza di una norma che deve essere neutralizzata, sia dal legislatore che dall’Agenzia delle Entrate, senza mezzi termini.

È chiaro che sin quando gli Enti competenti non daranno un auspicabile contributo risolutivo, gli operatori si troveranno in grandi difficoltà, posto che non è atto di civiltà giuridica porre il contribuente al centro di una diatriba tecnica sulla quale nemmeno i professionisti a cui si affidano potrebbero non avere adeguata competenza.

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La memorizzazione delle fatture elettroniche e il contrasto col Garante privacy

Il comma 5-bis del decreto legislativo 127/2015 prevede che i files delle fatture elettroniche siano memorizzati dall’Agenzia delle Entrate sino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione dei di riferimento ovvero fino alla definizione di eventuali giudizi e possono essere utilizzati dalla Guardia di Finanza, nell’assolvimento delle funzioni di polizia economica e finanziaria, e dall’Agenzia delle entrate e dalla Guardia di Finanza per le attività di analisi del rischio e di controllo a fini fiscali. Tuttavia l’utilizzo può avvenire previa adozione di “idonee misure di garanzia a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati, attraverso la previsione di apposite misure di sicurezza, anche di carattere organizzativo”, sentito il Garante per la protezione dei dati personali.

Tra l’Agenzia delle Entrate ed il Garante è in corso una attività finalizzata alla condivisione delle misure in questione, e nelle more degli attesi provvedimenti l’Agenzia delle Entrate sta mantenendo nelle sue “memorie” tutte le fatture elettroniche transitate dal sistema di interscambio. Quando saranno concordate le norme a tutela dei diritti e delle libertà dei soggetti interessati, l’Agenzia delle Entrate porrà un termine per acquisire il consenso degli interessati alla memorizzazione dei files delle fatture elettroniche, in mancanza del quale provvederà nei 60 giorni successivi alla scadenza del termine alla cancellazione dei files e alla conservazione dei dati rilevanti ai fini IVA (c.d. “dati fattura”), con esclusione delle informazioni relative ai beni/servizi ceduti e all’oggetto della fattura[4].

La “dialettica” tra il Garante per la protezione dei dati personali e l’Agenzia delle Entrate è tuttora molto serrata, e non sembra – anche se ce lo auguriamo tutti – che possa trovare una composizione in tempi brevi. Infatti più volte l’Agenzia ha cercato di correggere il tiro, ed altrettante volte il Garante ha eccepito che la memorizzazione dei dati non fiscalmente rilevanti e inerenti la descrizione dei beni ceduti e delle prestazioni fornite è sproporzionata rispetto agli interessi dell’Erario. Ma prima o poi una soluzione dovrà essere trovata, e ci troveremo di fronte a due possibilità, che verranno appresso approfondite.

La gestione del servizio di conservazione AdE: le difficoltà

L’attuale sistema di conservazione organizzato dall’Agenzia delle Entrate presta il fianco ad evidenti censure di ordine pratico. Una su tutte è rappresentata dalla forzatura oggi presente che impone ai contribuenti che decidessero di avvalersi del sistema di conservazione messo a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate di essere costretti ad effettuare l’upload delle fatture elettroniche che si intende assoggettare al processo di conservazione, relative al periodo antecedente l’adesione, come se esse non fossero già in possesso dell’Agenzia[5].

Sono sufficientemente consapevole che la questione non è da imputare a ragioni tecniche, Sogei è un interlocutore competente ed attento; probabilmente dietro questa procedura, che definire farraginosa sarebbe riduttivo, ci sono decisioni originariamente poste a tutela degli interessi delle software house che avevano effettuato investimenti per organizzare i servizi di conservazione, e che hanno fatto valere le loro ragioni quando l’Agenzia delle Entrate è scesa in campo offrendo gli stessi servizi in maniera gratuita. Il compromesso raggiunto ha generato una versione volutamente poco efficiente dei servizi offerti dall’Agenzia delle Entrate, che, a fronte delle rimostranze degli utenti, ha ribadito che i servizi gratuiti erano stati ideati per contribuenti di modeste dimensioni. Ciò non toglie che la procedura di conservazione offerta dall’Agenzia delle Entrate abbia per gli utenti la connotazione di un percorso ad ostacoli, con l’aggravante che qualche volta si ha l’impressione gli ostacoli siano piazzati in maniera consapevole.

Sembra che ci sia una incomprensibile forza di gravità che agisce come contrasto ai canoni più elementari della fisica e della logica, e che rende complesse anche le cose più ovvie e più semplici, suscettibile di ingenerare sfiducia e frustrazione perché sembrano denotare scarso rispetto per i destinatari, che dovrebbero invece costituire primario oggetto di tutela[6]. In questo contesto, parlare di “semplificazioni” è mortificante.

Conclusione

Assolvere gli obblighi tributari comporta oneri (e rischi di omissioni) non indifferenti, ma non c’è dubbio che gli adempimenti sarebbero meglio accettati se chi li codifica cercasse di minimizzarne l’impatto sui destinatari, evitando ridondanze, che nei momenti di crisi come quello che attraversiamo aumentano pericolosamente la distanza tra i cittadini e lo Stato. Per recuperare un rapporto ingiustamente sbilanciato, è il momento di passare ai fatti, non bastano più le parole e le buone intenzioni, a maggior ragione quando non costano nulla.

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Note

  1. Nella versione in vigore già a far tempo dall’1/1/2018
  2. Nella FAQ n.52 del 21 dicembre 2018 l’Agenzia ha detto che “I DDT possono essere conservati in maniera cartacea. Qualora i DDT siano allegati alla fattura elettronica e l’operatore utilizzi il servizio di conservazione gratuita offerto dall’Agenzia delle entrate, tali documenti saranno automaticamente portati in conservazione con la fattura. A tal proposito si ricorda che il singolo file fattura non deve superare la dimensione di 5MB”.
  3. https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9178137 , Memoria del Presidente del Garante per la protezione dei dati personali sul disegno di legge C. 2220, di conversione in legge del decreto-legge n. 124 del 2019, recante disposizioni urgenti in materia fiscale e per esigenze indifferibili.
  4. Il Provvedimento 311557/2020 del direttore dell’Agenzia delle Entrate così recita: “Poiché sono ancora in corso le attività di implementazione tecnica e amministrativa per attuare le predette disposizioni normative, come da intese con il Garante per la protezione dei dati personali, con il presente provvedimento è disposta una ulteriore proroga fino al 28 febbraio 2021 del periodo per effettuare l’adesione al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche e dei loro duplicati informatici”.
  5. Circostanza resa ancora di più scomoda dal limite che i files possano essere caricati o uno alla volta o in blocchi composti al massimo da 10 fatture
  6. Proprio in questi giorni i contribuenti si stanno confrontando con le modifiche al tracciato della fattura elettronica, in cui sono state inserite codifiche nuove e complesse, alcune delle quali sembrano finalizzate esclusivamente a “controllare” il contribuente piuttosto che ad agevolare e a non complicare la predisposizione della fattura elettronica. Mi riferisco all’obbligo di distinzione tra TD01 (fattura immediata) TD24 (fattura differita art.21, quarto comma, lettera a) e TD25 (fattura differita, art.21, quarto comma, lettera b). Non escludo che dietro questa esigenza di dettaglio, che comunque è stata e sarà fonte di errori, ci sia una logica diversa da quella repressiva, ma sarebbe opportuno che l’Agenzia spiegasse anche le ragioni delle sue scelte, che tuttavia appaiono comunque discutibili perché le informazioni richieste con dati aggiuntivi potrebbero essere ricavate dal contesto della fattura elettronica, in cui sono già previsti campi per la indicazione dei dati sui DDT: in presenza di DDT la fattura non può essere differita.

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