L'analisi

Firma digitale, marca temporale e conservazione: i dubbi da chiarire

Un documento con firma digitale e marca temporale garantisce piena prova per il Codice dell’amministrazione digitale, ma la stessa normativa prevede anche che la conservazione sia obbligatoria. Facciamo chiarezza sul tema

08 Ott 2019
Andrea Lisi

Coordinatore Studio Legale Lisi e Presidente ANORC Professioni

documenti_630540659

È acceso il dibattito sulla conservazione dei documenti digitali. Ci si chiede se un documento informatico con firma digitale e marca temporale vada conservato “a norma” altrimenti non è garantito il suo “valore legale”. Proviamo allora a rispondere a questo quesito, cercando anche di fare ordine sul valore dei documenti informatici, sull’utilità della conservazione “a norma” e sulla sua obbligatorietà.

L’antefatto

La domanda sulla necessità di conservare “a norma” un documento con firma digitale e marca temporale per garantirne il valore legale ha acceso una discussione nel gruppo Facebook Italian Digital Minions. Tutto è stato determinato da un articolo pubblicato su AgendaDigitale.eu nel quale l’autore, Nicola Savino, specificava che “un documento informatico è un qualunque dato digitale. Questo significa che se si utilizza un software o processo aziendale che gestisce dati o documenti digitali che hanno valore legale, il valore della forma scritta o che semplicemente possono essere oggetto di un contenzioso o di un controllo di enti/funzionari, devono essere conservati. Diversamente, si stanno gestendo dati che non valgono nulla. Che qualunque dato digitale o documento informatico deve avere delle caratteristiche oggettive (qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità) che possono essere ottenute in diversi modi, ad esempio con l’apposizione di una firma digitale o di un processo, ma non si può prescindere dalla conservazione proprio per garantire queste fondamentali caratteristiche. Che la conservazione è obbligatoria sicuramente per tutte le informazioni e i documenti di cui è prescritta appunto la conservazione nel tempo, ma non solo. Come si può infatti dimostrare di avere informazioni e documenti che hanno le caratteristiche oggettive di cui sopra, senza che sia stato applicato anche un processo di conservazione a norma? Impossibile. O meglio, si avrebbero documenti che non valgono nulla”.

WHITEPAPER
Coinvolgi i tuoi dipendenti con una formazione che guardi alle loro esigenze, ecco come!
Risorse Umane/Organizzazione
Competenze Digitali

Quanto riferito da Savino, pur contenendo qualche semplificazione giuridica di troppo, deve ritenersi corretto nello spirito, anche se quelle “leggerezze giuridiche” sono state da parte di qualcuno il pretesto per sottolineare in modo piuttosto radicale le proprie certezze (molto relative e facilmente confutabili) sulla superfluità della conservazione dei documenti informatici secondo le regole tecniche attualmente in vigore (la quale spesso viene sintetizzata in modo anche troppo esemplificativo come conservazione “a norma”). In realtà, il pezzo di Savino, nel passo sopra riportato, non risponde nettamente alla questione relativa alla necessità di conservare un documento informatico con firma digitale e marca temporale al fine di garantire il suo valore giuridico (pur se in qualche modo cerca di orientare il lettore verso una possibile interpretazione favorevole a chi effettua servizi di conservazione).

Conservare documenti con firma digitale e marca temporale: sì o no?

Una domanda così netta non può che avere una risposta altrettanto secca in punto di diritto e la risposta è e rimane no. Un documento con firma digitale e marca temporale (se il certificato ante apposizione della marca è valido) garantisce piena prova secondo gli articoli 20 e 21 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD). Ciò non toglie che, sempre secondo il CAD, quel documento vada obbligatoriamente conservato secondo l’art. 43, che nel suo terzo comma espressamente recita: “I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle Linee guida”. Questo vale sia per il settore privato sia per quello pubblico. Per una PA, inoltre, quel documento va anche gestito correttamente e obbligatoriamente in un sistema di gestione documentale, come previsto dalle relative regole tecniche attualmente in vigore.

Questa esigenza normativa non è una contraddizione in termini perché, la normativa italiana separa (a mio avviso correttamente) le tre funzioni della gestione documentale (formazione, gestione archivistica, conservazione). Tutte queste funzioni sono essenziali per il mantenimento della memoria autentica dei nostri documenti informatici, senza se e senza ma. Infatti, non si può non ricordare con forza che una cosa è garantire la corretta formazione e paternità di un documento (e quindi la garanzia di autenticità del documento), altra cosa è la sua corretta gestione e archiviazione nel tempo in modo affidabile e cronologicamente coerente (corretta conservazione che preserva affidabilità, ricercabilità e leggibilità nel tempo).

In realtà non c’è nulla di nuovo in questi concetti, che devono ritenersi fondamentali. Del resto, anche nel mondo analogico, una fattura o un contratto o un semplice ordinativo per una fornitura, hanno un loro valore giuridico, ma ne acquisiscono un altro nel contesto archivistico (ad esempio, nel relativo fascicolo) e sono quindi garantiti dalla registrazione contabile (nei libri contabili e attraverso la corretta tenuta degli stessi). Tutti sappiamo che è cambiato lo strumento di formazione documentale e, quindi, le esigenze sono nuove, ma non possiamo permetterci di ribaltare la logica (anche giuridica) delle nostre azioni nel momento in cui ci rapportiamo con i nostri dati, informazioni o documenti.

Come comportarsi con la conservazione

Possiamo oggi criticare la normativa tecnica in vigore, riferire che è appiattita troppo sulle esigenze della PA, riferire che altri paesi europei hanno fatto scelte differenti, ma la normativa italiana impone una strada precisa e garantista per i nostri documenti informatici. Questo comporta scelte oculate nella formazione dei documenti informatici firmati (attraverso le varie tipologie di firma previste dal CAD e dalle attuali regole tecniche in materia di firme elettroniche) o anche non firmati. E questi documenti vanno garantiti nel tempo ex lege da affidabili sistemi di gestione documentale e di conservazione. Tutto ciò va fatto – in alcuni casi – anche per consolidare processi di generazione di firme elettroniche avanzate o ai fini della formazione di documenti informatici in situazioni dinamiche e complesse (transazioni informatiche o registrazioni di log). Questo dicono le regole tecniche sulla formazione del documento informatico.

Le conseguenze di una mancata conservazione possono pertanto essere diverse a seconda della tipologia di documento e delle esigenze che la stessa è intesa a soddisfare. Una conservazione anticipata, ad esempio, deve ritenersi essenziale quando è parte integrante di un modello di costruzione di una FEA (Firma Elettronica Avanzata) o se garantisce la corretta formazione dinamica di un contratto on line, ma può considerarsi inutile in presenza di un serio e robusto sistema di gestione documentale di una PA che protegge sin dall’inizio i documenti attraverso la registrazione di protocollo (e quindi il versamento dei fascicoli informatici relativi ai vari procedimenti amministrativi può avvenire annualmente come previsto dall’art. 44 comma 1-bis del CAD).

La sicurezza dei sistemi di conservazione

Sono argomenti complessi e spinosi e quindi non riducibili in uno scambio di battute sui social. Del resto, il mantenimento della nostra memoria digitale dipende proprio da sistemi affidabili di conservazione.

Non possiamo pensare di banalizzare problematiche così delicate pensando di superare ogni problema relativo ai nostri dati e documenti attraverso un “bel back up in cloud garantito magari dal magico mondo del blockchain” (affidando tutto questo bel pacchetto informe di bit a una infallibile intelligenza artificiale che sostituirà tutti gli archivisti del pianeta Terra). I sistemi di conservazione servono a garantire i nostri documenti informatici e vanno difesi. In futuro potranno esserci forse altre alternative tecnologiche affidate a sistemi altrettanto robusti e i modelli attuali potranno anche apparire rigidi e complessi nell’epoca dei big data (ricordiamoci anche che sono ispirati a standard archivistici internazionali), ma sono funzionalmente indispensabili a garantire che tutti i documenti informatici (forse ancor di più quelli non firmati digitalmente, ma con altri tipi di firma elettronica…non moriremo del resto di sole firme digitali!) restino validi, autentici e opponibili nel tempo.

Conclusioni

Del resto, Einstein ricordava che è inutile memorizzare quello che si può comodamente trovare in un libro. Il problema è che l’affidabilità dello scritto digitale è molto labile ed è più vicino all’oralità piuttosto che alle pagine profumate di un libro. Quindi, delle due l’una: o torniamo a tramandare le nostre tradizioni e tutto il nostro ricchissimo presente affidandoli a un cervello ormai totalmente disabituato a immagazzinare informazioni, oppure dobbiamo affidarci a sistemi nuovi e complessi, che comunque garantiscano l’autenticità di ciò che conservano nel tempo, preservando il contesto archivistico (quindi i legami) tra documenti tra loro funzionalmente correlati. Il futuro della nostra memoria dipende da questo, del resto.

La conservazione serve, anzi ricordiamoci che i nostri archivi sono considerati come bene indispensabile per la democrazia anche dalla nostra Costituzione. Proteggiamoli. E in un Paese che si caratterizza per gestioni cartacee piuttosto ballerine, il rigore delle nostre regole tecniche non è, forse, così anacronistico.

@RIPRODUZIONE RISERVATA

Speciale PNRR

Tutti
Incentivi
PA
Sostemibilità
Analisi
Formazione
Salute digitale
Sicurezza
Sostenibilità
Digital Economy
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr

Articolo 1 di 4