flussi di cassa

Gestione automatizzata delle spese aziendali: come fare senza sbagliare

Digitalizzare la gestione delle spese significa avere il pieno controllo delle finanze aziendali a fronte di policy chiare e condivise con tutti i dipendenti, mentre i reparti amministrativi disporranno di un modello di riferimento quando si tratta di accettare o rifiutare una richiesta di rimborso. Gli errori da evitare

Pubblicato il 19 Dic 2022

Davide Salmistraro

Country Manager di Soldo in Italia

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Gestire le spese di un’azienda è sicuramente impegnativo, ma è fondamentale per tenere sotto controllo i flussi di cassa. Le aziende che non sono in grado di controllare le proprie uscite rischiano di perdere ingenti quantità di denaro. Specialmente per le piccole imprese, il controllo delle spese aziendali rappresenta, oggi, una delle maggiori sfide.

I sistemi tradizionali di gestione delle spese utilizzati attualmente richiedono uno sforzo significativo da parte dei dipendenti e dei reparti amministrativi. Per i primi, la compilazione delle note spese richiede tempo e non è sicuramente un’attività che apporta valore aggiunto alle aziende mentre l’amministrazione si trova frequentemente ad eseguire attività ripetitive ed estremamente dispendiose in termini di tempo.

Ancora troppo spesso, molte aziende si affidano a carte di credito aziendali, contanti o, addirittura, lasciano che siano i propri dipendenti ad anticipare le spese.

Il software as a service trionferà: come sta trainando la trasformazione delle aziende

A tutto questo si aggiunge il lavoro ibrido che, inevitabilmente, porta con sé nuove complessità. Se pensiamo ai dipendenti che devono effettuare acquisti, il fatto di non essere fisicamente in ufficio espone maggiormente al rischio di frode poiché condividono le carte di credito aziendali. Senza parlare delle email di phishing da parte di truffatori che, fingendosi CFO e CEO, sollecitano transazioni fraudolente.

Le tecnologie per gestire i pagamenti aziendali in modo semplice ed efficiente

Grazie alla tecnologia è possibile ricorrere a molteplici soluzioni per gestire tutti i pagamenti aziendali in modo più semplice ed efficiente.

L’automazione dei processi finanziari apporta innumerevoli vantaggi, a cominciare proprio dall’efficienza. Infatti, non solo snellisce i processi approvativi, ma permette di agire rapidamente, in modo più agile e flessibile, grazie alla possibilità di prendere decisioni ponderate basate su dati certi e consapevoli.

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Ma se l’implementazione dell’automazione dei processi finanziari e amministrativi offre numerose e altresì vero che è necessaria una certa dimestichezza e conoscenza degli strumenti a supporto che si stanno utilizzando.

I 4 errori più comuni da evitare

Nell’attuazione di tale pratica è bene tenere a mente alcuni consigli per evitare di ricadere in quelli che noi definiamo i quattro errori più comuni da evitare.

Non è tutto oro quel che luccica

Se la tecnologia si dimostra un valido alleato, la scelta del fornitore a cui affidarsi diventa strategica. In un mercato altamente competitivo, con numerosi player e, di conseguenza, con un’offerta particolarmente vasta, orientarsi verso il partner più idoneo può essere destabilizzante.

Il rischio è quello di scegliere sì un prodotto dotato di molte caratteristiche accessorie, ma che manca delle funzionalità essenziali di cui si ha bisogno.

Questo non solo vanifica gli sforzi dedicati all’implementazione dell’automazione ma si traduce anche in uno spreco di tempo e risorse.

È dunque fondamentale avere ben chiari gli obiettivi specifici che si intendono raggiungere e stilare un piano strategico in vista del raggiungimento dei risultati desiderati. Obiettivi che devono essere realmente misurabili e limitati nel tempo per capire il successo dell’iniziativa e per monitorare ogni singolo progresso.

Non mettere i collaboratori di fronte al fatto compiuto

Una volta identificati gli obiettivi, stabilite le metriche e selezionato il fornitore, bisogna essere sicuri che la tecnologia scelta soddisfi davvero le esigenze del proprio staff e soprattutto che i propri collaboratori siano al corrente delle decisioni intraprese.

Aspetti che, in un primo momento, potrebbero non essere rilevanti ma che in realtà sono fondamentali. Spesso, infatti, i progetti di questo tipo falliscono proprio in fase di adozione.

Due sono le ragioni che determinano questo possibile insuccesso: la tecnologia di automazione finanziaria implementata potrebbe entrare in conflitto con altri processi o procedure adottati in precedenza; oppure, molto più semplicemente, la nuova tecnologia potrebbe non essere facile da utilizzare, complicando ulteriormente le attività dei dipendenti che cercano così soluzioni alternative.

Bisogna poi considerare che la trasformazione digitale impatta notevolmente sulle persone. Se da un lato, l’idea di non dover più ricorrere ai fogli di calcolo o occuparsi di riconciliare manualmente le spese appare entusiasmante, dall’altra, contribuisce a destabilizzare i team preposti che si sentono minacciati dalla possibile perdita del proprio ruolo che potrebbe essere sostituito con l’automazione.

Proprio per questo è di vitale importanza coinvolgere fin da subito il proprio staff nel processo decisionale. Dare spazio alle opinioni dei collaboratori, ascoltare il loro punto di vista e raccogliere le preoccupazioni e suggerimenti li farà sentire partecipi, coinvolti e non in pericolo.

Non automatizzare troppo, né troppo presto

Molte aziende hanno imparato a proprie spese che, all’inizio, alcuni problemi sono inevitabili quando si ha a che fare con una nuova tecnologia. Anche per il software più intuitivo che esista c’è sempre da considerare una curva di apprendimento e, dunque, che ci vuole tempo per abituarsi ai nuovi processi, specialmente in quegli ambienti di lavoro dove alcune abitudini sono fortemente radicate. Va bene pensare in grande e al futuro, ma è meglio cominciare in piccolo.

Per questo motivo è consigliabile muoversi a piccoli passi per far sì che il reparto amministrativo abbia il tempo di adeguarsi e abbia la possibilità di avere tutto sotto controllo qualora si verifichino delle problematiche.

Per sfruttare al massimo i benefici tecnologici si deve definire in maniera chiara la politica aziendale e i processi alla base di un’organizzazione. Iniziare in piccolo permette di delineare chiaramente questi passaggi e modificarli nel corso del tempo. Inoltre, consente di verificare l’effettivo successo dell’automazione in quello specifico segmento, per poi passare a un livello successivo, estendendo tale processo agli altri comparti aziendali.

È bene ricordare anche che la tecnologia non può colmare eventuali lacune presenti nelle politiche o nei processi aziendale e, allo stesso modo, non può risolvere nemmeno i problemi di qualità dei dati che sono alla base per costruire un’azienda di successo.

L’automazione non è definitiva

L’automazione dei processi finanziari è un percorso, non un punto di arrivo. Questo conferma quanto evidenziato precedentemente in termini di definizione degli obiettivi, azioni da intraprendere e inclusione dei collaboratori.

Questo, anche a fronte delle priorità di un’azienda che variano progressivamente nel tempo per adattarsi al percorso di crescita. Una valida strategia di implementazione dell’automazione finanziaria tiene conto di queste mutevoli esigenze e offre la possibilità di focalizzarsi su ciò che conta davvero: creare nuove opportunità per il proprio reparto amministrativo che apporteranno valore all’azienda.

Conclusioni

In conclusione, la presentazione e la gestione delle spese aziendali sono attività impegnative sia per i responsabili amministrativi che per i dipendenti, che sottraggono loro tempo prezioso, senza garantire il pieno controllo e visibilità sulle spese aziendali.

Digitalizzare la gestione delle spese significa avere il pieno controllo delle finanze aziendali a fronte dell’implementazione di policy chiare e specifiche, condivise con tutti i dipendenti, i quali non avranno più dubbi o perplessità, mentre i reparti amministrativi potranno disporre di un chiaro modello di riferimento quando si tratta di accettare o rifiutare una richiesta di rimborso.

Un buon software di gestione delle spese consente, quindi, ai manager di impostare regole e limiti di spesa validi per determinate persone, dipartimenti e categorie merceologiche e di avere una migliore comprensione dello stato di salute finanziaria.

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