La transizione digitale sta prendendo sempre più piede e con essa la volontà di imprese e pubbliche amministrazioni di ridurre il proprio impatto ambientale attraverso pratiche volte alla sostenibilità. La digitalizzazione si sta affermando come una soluzione efficace per limitare il consumo di carta, ridurre gli sprechi e migliorare l’efficienza dei processi. Più che una tendenza, è ormai parte di una dinamica normativa e ambientale che incoraggia un approccio “zero carta”.
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Come fare in modo sostenibile la gestione documentale
Nella Pubblica Amministrazione, il passaggio a carta 0 è stato avviato nel 2018. Il Piano Nazionale per la Trasformazione Digitale degli Appalti Pubblici mira a ridurre sensibilmente l’uso della carta e a dare priorità alla digitalizzazione dei documenti. Solo negli appalti pubblici, questa iniziativa potrebbe far risparmiare 117 milioni di euro di costi di stampa.
Questa transizione non è più limitata al settore pubblico. La riforma della fatturazione elettronica, che entrerà in vigore a settembre del 2026, vedrà la graduale digitalizzazione dei documenti aziendali. A partire da questa data, le fatture cartacee saranno vietate per le transazioni B2B, segnando un passo importante verso la riduzione del consumo di carta.
Impatto ambientale dei documenti cartacei: perché ridurre la carta
Il consumo di carta in Italia è molto rilevante: un cittadino medio consuma 200 chili di carta all’anno. Inoltre, la produzione di carta è estremamente dispendiosa in termini di risorse. Una singola tonnellata richiede 300.000 litri di acqua e 2.000 litri di petrolio, per non parlare delle emissioni di CO₂ generate durante tutto il ciclo di vita della carta, dalla produzione al riciclo. E non scordiamo che per le aziende ci sono rischi legati alla gestione dei documenti cartacei.
Grazie alla digitalizzazione è possibile ridurre questi impatti. Secondo il Programma Ambientale delle Nazioni Unite, un’azienda può risparmiare 70 kg di carta per dipendente all’anno passando al digitale. La transizione digitale contribuisce quindi a preservare le risorse naturali e a limitare la produzione di rifiuti, tra cui circa 70kg di carta all’anno consumati da un impiegato medio in Italia.
I vantaggi della gestione documentale sostenibile
Oltre ai benefici ambientali, la digitalizzazione presenta anche vantaggi economici. Meno stampa significa meno costi per la carta, l’inchiostro e le apparecchiature di stampa, oltre a minori costi di archiviazione e gestione dei documenti. Riducendo questi costi, le aziende possono migliorare la loro redditività adottando un approccio più sostenibile.
Gestione documentale sostenibile, come fare
Tuttavia, la digitalizzazione deve essere accompagnata da un approccio digitale ragionato. È essenziale incorporare strategie di sobrietà digitale:
- estendere la durata di vita delle apparecchiature,
- limitare l’archiviazione non necessaria
- privilegiare strumenti digitali eco-progettati
- tenere conto dell’impatto ambientale delle infrastrutture di archiviazione.
Implementare iniziative di carbon neutrality
Per ridurre questa impronta, un numero crescente di attori si sta impegnando in iniziative di carbon neutrality, puntando sull’ottimizzazione energetica, sulle energie rinnovabili e sulla compensazione delle emissioni. Se gestita correttamente, la digitalizzazione rappresenta un significativo passo avanti in termini di riduzione dei rifiuti e di conservazione delle risorse naturali, consentendo alle imprese e alle autorità pubbliche di coniugare efficienza, risparmio e impegno ambientale.
In un momento in cui le normative cambiano e le aspettative della società in termini di sviluppo sostenibile aumentano, la digitalizzazione dei documenti non è più un’opzione, ma una necessità.
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