La guida

Portale depositi penali, ecco a cosa serve e come usarlo: il tutorial

Un vademecum per conoscere tutto sul Portale depositi penali, strumento previsto dalla normativa per far fronte all’emergenza e garantire la continuità delle attività della Giustizia legate al settore penale

01 Lug 2020
Riccardo Berti

avvocato Centro Studi Processo Telematico

Franco Zumerle

Coordinatore Commissione Informatica Ordine Avvocati Verona

Giustizia digitale

L’emergenza sanitaria ha imposto una forte accelerazione all’informatizzazione della Giustizia. Mentre i vari processi del settore civile, amministrativo, contabile e tributario si sono presentati a questa inedita sfida preparati, potendo fare affidamento su dei processi telematici già rodati, il processo penale, che ha sempre scontato la necessaria prudenza connessa con la peculiare natura dei diritti e degli interessi coinvolti in questa tipologia di processo, ha patito con particolare intensità questo momento di crisi. In questo contesto, si è fatto strada l’uso del Portale Depositi Penali, che ha rappresentato una svolta normativa rivoluzionaria.

La situazione ante epidemia

Come accennato, le esigenze connaturali al rito penale hanno a lungo giustificato un approccio prudenziale nell’adozione di modalità telematiche. La pandemia ha però dimostrato come questa “prudenza” sia stata utilizzata come “scusa” per evitare una digitalizzazione anche in fasi del processo penale in cui era invece possibile e auspicabile un’evoluzione tecnologica. Se esistono sicuramente nel processo penale fasi delicate che non possono essere affidate (senza adeguata progettazione e importanti presidi di sicurezza) allo strumento tecnologico (pensiamo ad esempio all’assunzione della prova testimoniale), esistono altre fasi che invece possono essere gestite con lo strumento telematico e con i presidi di sicurezza già ad oggi implementati in altri riti senza rischi (anzi, con rischi ben minori rispetto a quelli conseguenti alla gestione cartacea cui si è fatto sinora ricorso).

Questa “prudenza” ha però segnato, nel recente passato, un diaframma sempre più ampio fra i processi civile e penale, con il primo lanciato verso una completa digitalizzazione ed il secondo che rimaneva sempre più distante ed ancorato a metodi “analogici”. Ad esempio, nel 2014, mentre il processo civile telematico prendeva il via nei tribunali, il processo penale si accontentava di ammettere le notifiche via PEC a soggetti diversi dall’imputato, possibili dal 15.12.2014 come da Circolare 11 dicembre 2014 che dispone l’avvio del sistema di notificazioni e comunicazioni telematiche penali (SNT). Nel frattempo, mentre il PCT si ampliava e consolidava, il processo penale telematico procedeva a piccolissimi passi, ammettendo solo nel 2017 le notificazioni a mezzo PEC dalla Cancelleria della Corte di Cassazione (con Decreto del 14 settembre 2017).

L’unica altra evoluzione di rilievo è costituita da un apporto giurisprudenziale, con la Corte di Cassazione che, con pronuncia n. 320/2017, ha ritenuto legittime le notificazioni su iniziativa del difensore ex art 152 c.p.p. (notificazioni richieste dalle parti private) effettuate via PEC. Alla sfida dell’emergenza sanitaria, quindi, la giustizia penale si presentava senza strumenti per aggirare la necessità di effettuare depositi e udienze “in presenza”, con la conseguenza del profilarsi all’orizzonte di un lungo stop per un processo che già sconta preoccupanti ritardi (che pesano sulla vita delle persone).

La normativa di emergenza

L’emergenza sanitaria ha spinto il legislatore ad intervenire (con esiti solo in parte positivi) per cercare di accelerare un’evoluzione tecnologica nel processo penale, così da evitare una completa paralisi dell’attività delle sezioni penali. Innanzitutto, il D.L. Cura Italia ha inciso sulle notifiche e comunicazioni da parte della cancelleria, disponendo che le comunicazioni e le notificazioni relative agli avvisi e ai provvedimenti adottati nei procedimenti penali siano effettuate mediante invio all’indirizzo di posta elettronica certificata di sistema del difensore di fiducia.

Inoltre, il D.L. Cura Italia ha saltato a piè pari quella complessa fase di verifica e accertamento della funzionalità dei sistemi di comunicazioni in seno al Sistema di notificazioni e comunicazioni telematiche penali per le comunicazioni e le notificazioni di avvisi e provvedimenti, che finora aveva bloccato l’effettivo avvio delle notifiche di avvisi e provvedimenti a mezzo PEC nel settore penale. Sempre nelle prime fasi dell’emergenza, taluni tribunali hanno poi ideato alcune soluzioni (con decreti o protocolli condivisi) con cui hanno cercato di introdurre la facoltà per i difensori di depositare in modalità telematica (il più delle volte con PEC indirizzate agli uffici) alcuni atti (es. atti urgenti). Questi decreti non sono però stati sempre accolti positivamente, con i legali che dubitavano della legittimità di simili iniziative e temevano eccezioni.

In ogni caso la immediata realizzazione di queste soluzioni prova che esistono fasi del processo penale che sono suscettibili di innovazione tecnologica e che alcuni step del telematico nel procedimento penale colpevolmente ignorati, a detrimento delle categorie professionali coinvolte, dei costi del processo e in ultimo degli imputati, “vittime” di un sistema inefficiente. L’infelice esperimento delle udienze penali da remoto ha alzato il livello dello scontro fra le parti coinvolte, con gli avvocati che temevano questo ritrovato tecnologico sarebbe stato il “cavallo di troia” capace di escluderli dall’effettiva partecipazione al dibattimento, relegandoli dietro uno schermo a fronte di una vicinanza sempre più accentuata (fisica oltre che di mentalità) fra magistratura giudicante e magistratura requirente. Così i penalisti hanno chiesto a gran voce di tornare -in sicurezza- in udienza attirandosi così, da ultimo, le ire di alcune sigle sindacali dei cancellieri.

Pur non volendo entrare nel merito della questione, è certo che la digitalizzazione di tutte le attività che non devono essere svolte in udienza avrebbe potuto molto aiutare i professionisti della giustizia in questa fase, rendendo forse meno incisiva la problematica dell’udienza. Con l’”evolversi” del D.L. Cura Italia, fra modifiche apportate da altre leggi e il procedimento di conversione, il processo penale telematico ha subìto ulteriori sviluppi, sviluppi che, auspicabilmente e nelle intenzioni del Ministero, andranno ben oltre la presente fase emergenziale e cambieranno stabilmente il processo penale. In particolare il D.L. 28/2020 ha inciso sull’art. 83 del D.L. Cura Italia prevedendo che il Ministero della Giustizia possa, con propri decreti, autorizzare presso gli uffici del pubblico ministero che ne facciano richiesta, il deposito con modalità telematiche di memorie, documenti, richieste e istanze di cui all’articolo 415-bis, comma 3, del codice di procedura penale (stiamo quindi parlando delle memorie, documenti, richieste e istanze che l’indagato può depositare presso l’ufficio del P.M. entro i 20 giorni successivi al deposito dell’avviso di conclusione delle indagini preliminari).

Secondo la normativa, tali disposizioni resteranno in vigore fino al 31 luglio 2020, anche se, come detto, il Ministero guarda già oltre a questa scadenza, per introdurre, ci si augura, il tanto desiderato “fascicolo informatico” anche nel settore penale. Sempre il D.L. 28/2020 ha introdotto la possibilità di comunicazione fra gli ufficiali e agenti di polizia giudiziaria e gli uffici del pubblico ministero (per lo scambio di atti e documenti) in modalità telematica (precisando che la comunicazione si intende eseguita al momento del rilascio della ricevuta di accettazione da parte dei sistemi ministeriali).

Il Portale Depositi Penali

La vera svolta nella normativa di emergenza sul processo penale è dunque quella contenuta nel D.L. 28/2020 che consente di effettuare i primi depositi telematici nel settore. Poco dopo l’emanazione del D.L., con provvedimento del 12 maggio scorso, il Direttore Generale dei Sistemi Informativi Automatizzati in seno al Ministero della Giustizia ha emanato le “disposizioni per l’utilizzo del Portale Deposito atti Penali” consentendoci così di dare un primo sguardo alle caratteristiche del processo penale telematico che verrà.

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Purtroppo, nonostante l’esperienza accumulata in ben quattro diversi processi telematici (civile, amministrativo, tributario e contabile) le notizie non sono tutte positive e dimostrano come il Ministero non abbia saputo trarre insegnamento da tutti gli errori propri e dei suoi “concorrenti” (il M.E.F. a cui fanno capo i sistemi telematici del processo tributario e la Presidenza del Consiglio dei Ministri, cui fa capo il processo amministrativo telematico).

Resta solo da augurarsi che queste idiosincrasie dipendano dall’urgenza di adattare i sistemi presenti sul portale dei servizi telematici del Ministero della Giustizia alla gestione di attività di deposito per le quali non erano ancora predisposte e che verranno presto superate non appena si esaurirà la presente fase di emergenza. Vediamo cosa dovranno fare i penalisti per depositare gli atti di cui all’art. 415 bis c.p.p. con modalità telematiche (presso gli uffici abilitati). Il provvedimento indica innanzitutto i requisiti dei file da depositare e anche qui (come negli altri processi telematici) abbiamo una differenza nei formati fra atti e documenti. L’atto del difensore dev’essere in formato pdf nativo (ovvero dev’essere ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti) e sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata (PAdES o CAdES). Gli allegati invece devono essere in formato pdf (non necessariamente pdf nativo, sono quindi ammesse scansioni) e devono essere sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata.

Questo requisito riecheggia quello presente nel processo tributario telematico ma, come non vi era valida giustificazione per la richiesta di sottoscrizione di tutti i documenti nel tributario telematico, così non vi è valida giustificazione per la medesima richiesta nel processo penale telematico, risolvendosi questo requisito nell’imposizione di “piegare” la firma digitale ad uno scopo che non le è proprio, svuotandola così di significato. Il provvedimento della DGSIA precisa che gli atti possono presentare più firme (basta che uno dei firmatari coincida con il depositante) e che la dimensione massima per il deposito è pari a 30 Mb.

Come accedere al portale

Si accede al portale depositi penali (PDP) dall’apposita voce sul sito pst.giustizia.it, dopo aver effettuato l’accesso tramite smartcard (l’accesso al PDP è consentito unicamente ai soggetti iscritti nel ReGIndE con ruolo avvocato). Purtroppo le modalità di accesso sul pst ad oggi non hanno subito innovazioni (sarebbe stato auspicabile consentire l’accesso, come avviene nel processo tributario telematico, anche tramite SPID), e questo potrebbe causare problemi perché l’accesso con smartcard può essere ostico per alcuni legali non avvezzi allo strumento. Il legale deve quindi far riconoscere la propria CNS (di solito inclusa nel token di firma digitale) dal browser web per accedere (meglio utilizzare un browser di larga diffusione ed aggiornarlo all’ultima release).

L’operazione su certi browser (es. Chrome) è automatica in presenza di idonei middleware (software che fanno da “ponte” tra il token USB di firma digitale e il PC) che di solito sono disponibili per l’installazione all’interno della chiavetta di firma stessa. Se il browser riesce a comunicare con il token di firma che contiene la CNS, chiederà all’utente di inserire la password, garantendogli quindi accesso al pst e permettendogli di accedere alla voce “Portale deposito atti penali”. Una volta effettuato l’accesso, si seleziona l’ufficio presso cui effettuare il deposito e si apre la schermata in cui è possibile scegliere se depositare una nomina o uno degli atti ex art. 415 bis per cui è ammesso il deposito.

Sono inoltre disponibili delle comode linee guida, che spiegano come accedere al portale ed utilizzarlo (peccato che siano rese disponibili solo dopo aver fatto l’accesso con smart card, mentre sarebbe stato più opportuno renderle consultabili anche prima dell’accesso, fortunatamente alcuni ordini degli avvocati hanno sopperito alla mancanza ripubblicando le linee guida).

Come consultare i depositi

Sono infine disponibili le funzioni per consultare i depositi effettuati. Una volta entrato nel portale (selezionando quindi l’ufficio presso il quale effettuerà il deposito) il legale deve scegliere l’atto che vuole depositare (fra nomina e “atti successivi”), per effettuare il deposito degli “atti successivi” è però necessario che la nomina sia acquisita al portale. Nel caso in cui non si sia ancora caricata la nomina a difensore, è quindi preliminarmente necessario inserire quest’atto. Secondo il provvedimento della DGSIA la procura deve rispettare i requisiti previsti per i documenti (e può quindi essere acquisita da una scansione) e va firmata digitalmente. Una volta annotata nel Re.Ge.WEB la nomina del difensore, questo potrà procedere con il deposito degli atti di cui all’art. 415 bis c.p.p.

Le modalità di deposito

Venendo alle modalità di deposito, questo avverrà tramite upload sul portale. Questa evoluzione è senz’altro da salutare con favore perché consente di bypassare la necessità di un apposito redattore (come accade nel processo civile) mantenendo un elevato grado di sicurezza nelle operazioni di deposito telematico. Vengono quindi messe da parte le preoccupazioni che avevano spinto, sia nel procedimento civile che in quello amministrativo, ad “alleggerire” la pressione sui server ministeriali facendo creare offline il deposito ai legali ed inviandolo poi via PEC al sistema (che avrebbe potuto così gestirlo in accordo con i propri tempi tecnici senza creare picchi), preoccupazioni che sembrano oggi superate (ci si augura in forza dell’evoluzione tecnologica del Ministero) e che consentono così di sperimentare un meccanismo di upload diretto degli atti dei difensori in quello che è, in nuce, un fascicolo penale telematico.

Nella pratica, il deposito potrà essere effettuato una volta inseriti i dati richiesti dal sistema, che quindi consentirà l’upload dell’atto e dei documenti allegati (tutti in pdf e firmati digitalmente) e sarà a quel punto possibile procedere al deposito premendo l’apposito comando “Invia”. È a quel punto che verrà generata dal sistema la ricevuta di accettazione (che dimostrerà la tempestività del deposito). La ricevuta, che potrà essere scaricata dal difensore e che comunque potrà essere recuperata anche in un successivo momento dal PDP, include un identificativo unico del deposito, un riepilogo dei dati inseriti dal depositante nella procedura di deposito e la data e l’ora dell’operazione di invio come rilevati dai sistemi del Ministero.

A questo punto il deposito non è ancora completo e il difensore potrà seguirne lo stato direttamente sul portale dei depositi penali. Il provvedimento della DGSIA riporta le seguenti “fasi”:

  • Inviato: eseguita con successo l’operazione di “Invio”;
  • In transito: in attesa di smistamento al sistema dell’Ufficio del pubblico ministero destinatario;
  • In fase di verifica: il deposito è pervenuto nei sistemi dell’ufficio del pubblico ministero destinatario;
  • Accolto: intervenuta associazione dell’atto inviato al procedimento di riferimento;
  • Rigettato: rifiuto del deposito; la motivazione è riportata sul PDP;
  • Errore tecnico: si è verificato un problema in fase di trasmissione; il difensore è invitato dal messaggio di stato ad effettuare nuovamente il deposito.

Conformemente a quanto accade quindi negli altri processi telematici, il deposito è tempestivamente effettuato quando la ricevuta di accettazione generata sul portale dei depositi penali riporta data e ora antecedenti le 23.59 del giorno di scadenza, il buon fine del deposito è però condizionato dal suo successivo accoglimento da parte del personale amministrativo dell’ufficio del pubblico ministero. Rimangono dei dubbi circa l’errore tecnico di cui parla il Ministero, anche se i principi generali in tema di processo telematico fanno dedurre che se questo errore dipende dai server ministeriali il difensore sarà senz’altro rimesso in termini ove effettui nuovamente il deposito (altra domanda, per ora senza risposta, è entro quando dovrà provvedere il difensore al nuovo deposito per non essere considerato “decaduto” dalla rimessione in termini).

Infine, dopo la tirata di orecchie del Garante Privacy in occasione del provvedimento relativo alle udienze da remoto, la DGSIA dedica ora sempre un punto dei propri provvedimenti agli aspetti privacy e di sicurezza informatica. In questo caso l’art. 8 del provvedimento afferma che le trasmissioni degli atti e documenti depositati tramite il portale depositi penali utilizzano algoritmi di cifratura asimmetrica e chiavi di sessione conformi a quanto previsto dalle Specifiche Tecniche. Il provvedimento si cura anche di precisare che già dal momento in cui il deposito assume lo stato “in transito”, il portale cancella tutti i dati personali (si fa riferimento, s’intende, solamente ai dati personali relativi alla sessione sul portale).

La prima sperimentazione a Napoli

Dopo un mese di attesa, finalmente l’11 giugno è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il primo decreto che autorizza il deposito degli atti di cui all’art. 415 bis c.p.p. con modalità telematiche e, con Decreto del Ministero della Giustizia del 9 giugno 2020, si è dato avvio alla funzionalità dei servizi di comunicazione e deposito dei documenti informatici per la Procura della Repubblica presso il Tribunale di Napoli.

Il deposito telematico degli atti avrà valore legale a partire dal prossimo 25 giugno per l’ufficio napoletano, al quale pare si aggiungeranno presto altre procure. Il Ministero, guardando a questa innovazione, parla di un processo di digitalizzazione ormai irreversibile che sopravvivrà all’emergenza COVID-19 e porterà alla nascita del processo penale telematico. Nel disastro della pandemia, sopravvive quindi un cambio di mentalità che, ci si augura, ci renderà più consapevoli del ruolo positivo del progresso tecnologico e ci consentirà di affrontare con maggiore sicurezza simili sfide in futuro.

Conclusioni

Dall’emergenza sanitaria sono scaturiti alcuni positivi cambi di rotta, tra cui proprio quello del penale telematico che, tra passi incerti (vedi la questione delle udienze da remoto) e passi avanti (come l’attivazione del portale depositi penali) è comunque indirizzato verso una digitalizzazione necessaria e non più rimandabile. In questa fase iniziale è comunque importante cercare di instradare sui giusti binari questo processo, che già ora mostra alcuni tratti problematici, il primo dei quali ormai è d’abitudine nel nostro sistema, stiamo infatti assistendo alla nascita di un quinto processo telematico in Italia. Hanno preso strade diverse il civile, il tributario, l’amministrativo e il processo contabile, senza alcuna sinergia di strumenti, formati e modalità, costringendo i vari ministeri coinvolti a moltiplicare la spesa e i vari avvocati coinvolti ad una specializzazione anche telematica nel momento in cui hanno a che fare con un processo diverso da quelli che trattano usualmente.

Sarebbe stato bello vedere un cambio di rotta nel processo penale (sebbene sia quello che più di tutti ha esigenze di tutela specifiche e che quindi in cerca misura avrebbe comunque dovuto discostarsi dagli altri), ma a quanto pare non c’è stata alcuna preventiva indagine in tal senso, il che è un cattivo segnale in vista del futuro sviluppo di questo processo digitale. Inoltre ci sono degli ulteriori problemi nella normativa fin qui emanata, se la previsione di un solo formato (pdf) possa essere figlia dell’urgenza, non sembra scusabile l’errore relativo all’obbligo di sottoscrizione con firma digitale di tutti i documenti depositati, preso a prestito dal processo tributario telematico (laddove aveva trovato una zoppicante giustificazione per motivi di conservazione documentale) dove questa norma ha costretto gli avvocati a “piegare” lo strumento della firma digitale ad uno scopo che non le è proprio (non sottoscrivere e quindi far proprio un documento o un’attestazione in esso contenuta, ma adempiere puramente e semplicemente ad un desiderata tecnologico ministeriale, uno “step” obbligato per poter depositare).

L’esito, scontato, è quello di svilire il portato della firma digitale, che da vera e propria sottoscrizione passa ad essere semplice passaggio tecnico, faticandosi così a distinguere dove il legale vuole firmare e dove invece questo semplicemente è costretto a farlo pur non avendo intenzione di far proprio il contenuto del documento (come vorrebbe invece il CAD, che tra gli effetti della firma digitale include la riconducibilità del documento al suo autore). Ci si augura quindi che il fascicolo telematico nel processo penale, tanto desiderato dagli operatori, sarà uno strumento capace di guardare alle esperienze dei processi telematici che l’hanno preceduto e di trarne insegnamento senza ripetere (come già purtroppo sta facendo) i loro errori.

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