Il vademecum

Udienze digitali: lo stato dell’arte a settembre 2020

La digitalizzazione della giustizia ha favorito la continuità delle attività durante la pandemia, tuttavia il rischio è ledere i principi fondamentali alla base dei processi. Approfondiamo qual è la situazione attuale e quali sono i mezzi per gestire le diverse udienze

01 Set 2020
Ione Ferranti

Studio legale Ferranti

Giustizia digitale

Se da una parte la digitalizzazione della giustizia italiana favorisce la ripresa economica, dall’altra mette in crisi i princìpi fondamentali che regolano il processo. In particolare, la digitalizzazione delle udienze resasi necessaria a causa dell’epidemia da coronavirus, ha provocato reazioni critiche di molti giuristi[1].

In sintesi, la principale obiezione che si muove allo svolgimento da remoto delle udienze è di compromettere i princìpi della oralità e della immediatezza, eliminando il contatto fisico e frontale fra giudice, parti e protagonisti delle prove orali.

Vediamo qual è la situazione: di seguito facciamo il punto sulla diversa disciplina delle udienze digitali civili, penali, amministrative, contabili e tributarie.

Il provvedimento della DGSIA su udienze remote

In primis va ricordato che con provvedimento 21.5.2020, il Direttore generale della Direzione generale per i sistemi informatici automatizzati (“DGSIA”) ha individuato, fra l’altro, gli strumenti di partecipazione a distanza per lo svolgimento delle udienze civili, delle udienze penali e degli atti di indagini preliminari (compresi gli interrogatori, ai sensi dell’art. 83 del decreto-legge n. 18/2020 conv. con modif. in legge n. 27/2020)[2]. L’art. 2 del predetto provv. 21.5.2020 DGSIA specifica gli strumenti di partecipazione a distanza per lo svolgimento di attività giudiziaria nella disponibilità dell’amministrazione nei seguenti:

  • MVC0: servizio di videoconferenza in via di dismissione dal 31.12.2019 e reso alle medesime condizioni della MVC1 su piattaforma di gestione AVAYA – Equinox, ma con sistema di codifica e decodifica basato su tecnologia Lifesize degli apparati del contratto Lutech s.p.a. e con gli stessi limiti descritti al punto b) [cfr. art. 2 provv. 21.5.2020 DGSIA lett. a)];
  • MVC1: servizio basato su piattaforma AVAYA-Equinox, che consente il collegamento audiovisivo tra l’aula di udienza e il luogo della custodia, con canale di comunicazione criptato, realizzato su rete telematica dedicata, interna alla Rete Unitaria Giustizia, con sala regia dedicata, sistema di gestione e controllo su infrastruttura dell’Amministrazione e con il limite massimo di 75 procedimenti contemporanei, per un numero complessivo massimo di 360 aule/sale collegabili tra loro e con la possibilità di visibilità reciproca fino a 20 aule/sale [cfr. art. 2 provv. 21.5.2020 DGSIA lett. b)];
  • MVC2: servizio reso con canale di comunicazione criptato su rete telematica pubblica utilizzabile sia dall’interno sia dall’esterno della Rete Unitaria Giustizia, senza sala regia, con un sistema di gestione e controllo su cloud ibrido in aree (tenant) di data center ubicati nel territorio dell’Unione Europea (Repubblica di Irlanda e Regno dei Paesi Bassi) e amministrate dalla DGSIA del Ministero della giustizia; assicura il collegamento audiovisivo a distanza sino ad un massimo di 250 partecipanti e con la visibilità contemporanea di 9 di essi [cfr. art. 2 provv. 21.5.2020 DGSIA lett. c)];
  • MVC3: servizio reso con canale di comunicazione criptato su rete telematica pubblica utilizzabile sia dall’interno sia dall’esterno della Rete Unitaria Giustizia, senza sala regia, con un sistema di gestione e controllo in data center dell’Amministrazione; assicura il collegamento audiovisivo a distanza sino ad un massimo di 250 partecipanti e con la visibilità contemporanea di 5 di essi [cfr. art. 2 provv. 21.5.2020 DGSIA lett. c)].

L’art. 9 del richiamato provv. 21.5.2020 DGSIA risolve i problemi relativi ai requisiti di sicurezza e protezione dei dati, sollevati dallo svolgimento da remoto delle udienze[3], chiarendo che i sistemi di cui all’art. 2 utilizzano canali criptati i cui algoritmi di cifratura asimmetrica e chiavi di sessione sono conformi a quanto previsto dall’articolo 14, comma 2, delle Specifiche Tecniche del D.M. n. 44/2011. Per i citati sistemi, i log sono gestiti con le seguenti modalità:

  • MVC0 (piattaforma AVAYA-Equinox con codec Lifesize). Medesime informazioni di MVC1 [cfr. art. 9 provv. 21.5.2020 DGSIA lett. a)];
  • MVC1 (piattaforma AVAYA-Equinox). Sono conservati i dati tecnici di sessione quali: nome aula, codice identificativo Codec della VDC (Video Display Controller), orario di inizio e fine sessione, tempi di indisponibilità. Non sono, pertanto, raccolti dati personali [cfr. art. 9 provv. 21.5.2020 DGSIA lett. b)];
  • MVC2 (piattaforma Microsoft Teams). Sono conservati i dati tecnici di sessione quali: orario di inizio e fine sessione, identificativo utente, durata, sistema operativo del dispositivo utilizzato, indirizzo IP, nome dispositivo e CPU. Tali dati sono trattati secondo quanto previsto dal privacy disclaimer del fornitore [cfr. art. 9 provv. 21.5.2020 DGSIA lett. c)];
  • MVC3 (piattaforma Microsoft Skype for Business). I Log di Microsoft IIS (Internet Information Services) e del motore dell’applicativo Skype for Business sono conservati in data center dell’amministrazione. Trattasi di dati tecnici di sessione, quali: orario di inizio e fine sessione, identificativo utente, durata, sistema operativo del dispositivo utilizzato, indirizzo IP, accessi alla piattaforma. Non sono raccolti dati relativi ai contenuti delle attività degli utenti. Tali dati sono trattati secondo quanto previsto dal privacy disclaimer del fornitore [cfr. art. 9 provv. 21.5.2020 DGSIA lett. d)].

Udienze digitali civili

La legge n. 77/2020 ha convertito, con modificazioni, il decreto-legge n. 34/2020 (recante misure urgenti in materia di salute, sostegno al lavoro e all’economia, nonché di politiche sociali connesse all’emergenza epidemiologica da Covid-19). Le modifiche introdotte in sede di conversione hanno inciso, fra l’altro, sul processo telematico[4] e, più in particolare, sulle udienze digitali. Per quanto di interesse, l’art. 221 del decreto-legge n. 34/2020 (conv. con modif. in legge n. 77/2020) ha dettato nuove disposizioni in materia di processo civile e penale, modificando l’art. 83 del decreto-legge n. 18/2020 (conv. con modif. in legge n. 27/2020). Le nuove disposizioni si applicano fino al 31.10.2020. In materia di udienze digitali del processo civile, il comma 6 dell’art. 221 del decreto-legge n. 34/2020 (conv. con modif. in legge n. 77/2020) prevede che:

  • la partecipazione alle udienze civili di una o più parti o di uno o più difensori può avvenire, su istanza dell’interessato, mediante collegamenti audiovisivi a distanza;
  • tali collegamenti audiovisivi a distanza sono individuati e regolati con provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia;
  • la parte può partecipare all’udienza solo dalla medesima postazione da cui si collega il difensore;
  • lo svolgimento dell’udienza deve, in ogni caso avvenire, con modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e l’effettiva partecipazione;
  • l’istanza di partecipazione mediante collegamento a distanza è depositata almeno quindici giorni prima della data fissata per lo svolgimento dell’udienza;
  • il giudice dispone la comunicazione alle parti dell’istanza, dell’ora e delle modalità del collegamento almeno cinque giorni prima dell’udienza;
  • all’udienza il giudice dà atto a verbale delle modalità con cui accerta l’identità dei soggetti partecipanti a distanza e, ove si tratta delle parti, la loro libera volontà. Di tutte le ulteriori operazioni è dato atto nel processo verbale.

Inoltre, il comma 7 dell’art. 221 del decreto-legge n. 34/2020 (conv. con modif. in legge n. 77/2020) stabilisce che:

  • il giudice, con il consenso preventivo delle parti, può disporre che l’udienza civile che non richieda la presenza di soggetti diversi dai difensori, dalle parti e dagli ausiliari del giudice, anche se finalizzata all’assunzione di informazioni presso la pubblica amministrazione, si svolga mediante collegamenti audiovisivi a distanza;
  • anche tali collegamenti audiovisivi a distanza sono individuati e regolati con provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia;
  • l’udienza è tenuta con la presenza del giudice nell’ufficio giudiziario e con modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e l’effettiva partecipazione delle parti;
  • prima dell’udienza il giudice dispone la comunicazione ai procuratori delle parti e al pubblico ministero, se è prevista la sua partecipazione, del giorno, dell’ora e delle modalità del collegamento;
  • all’udienza il giudice dà atto delle modalità con cui accerta l’identità dei soggetti partecipanti e, ove si tratta delle parti, la loro libera volontà. Di questa e di tutte le ulteriori operazioni è dato atto nel processo verbale”.

L’art. 3 del citato provv. DGSIA stabilisce che le udienze civili a distanza si svolgono mediante uno dei collegamenti indicati alle lett. c) e d) dell’art. 2 e, quindi, alternativamente con:

  • MVC2 [cfr. art. 2 provv. 21.5.2020 DGSIA lett. c)];
  • MVC3 [cfr. art. 2 provv. 21.5.2020 DGSIA lett. d)].

Udienze digitali penali

Il comma 9 dell’art. 221 del decreto-legge n. 34/2020 (conv. con modif. in legge n. 77/2020), fermo restando quanto previsto dagli articoli 146 bis e 147 bis delle norme di attuazione, di coordinamento e transitorie del codice di procedura penale, dispone che:

  • la partecipazione a qualsiasi udienza penale degli imputati in stato di custodia cautelare in carcere o detenuti per altra causa e dei condannati detenuti è assicurata, con il consenso delle parti e, ove possibile, mediante collegamenti audiovisivi a distanza;
  • tali collegamenti audiovisivi a distanza sono individuati e regolati con provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia, applicate, in quanto compatibili, le disposizioni dei commi 3, 4 e 5 del citato articolo 146 bis delle norme di attuazione, di coordinamento e transitorie del codice di procedura penale;
  • il consenso dell’imputato o del condannato è espresso personalmente o a mezzo di procuratore speciale;
  • l’udienza è tenuta con la presenza del giudice, del pubblico ministero e dell’ausiliario del giudice nell’ufficio giudiziario e si svolge con modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e l’effettiva partecipazione delle parti;
  • prima dell’udienza il giudice fa comunicare ai difensori delle parti, al pubblico ministero e agli altri soggetti di cui è prevista la partecipazione il giorno, l’ora e le modalità del collegamento.

L’art. 4 del citato provv. DGSIA stabilisce che le udienze civili a distanza si svolgono mediante uno dei collegamenti indicati alle lett. c) e d) dell’art. 2 e, quindi, alternativamente con:

  1. MVC0 [cfr. art. 2 provv. 21.5.2020 DGSIA lett. a)];
  2. MVC1 [cfr. art. 2 provv. 21.5.2020 DGSIA lett. b)];
  3. MVC2 [cfr. art. 2 provv. 21.5.2020 DGSIA lett. c)];
  4. MVC3 [cfr. art. 2 provv. 21.5.2020 DGSIA lett. d)].

L’art. 8 (rubricato Consultazione riservata tra difensore e imputato) assicura che nel caso di collegamento con i sistemi di cui all’art. 2, lett. a) e b), del provv. 21.5.2020 DGSIA, la consultazione riservata tra difensore e imputato è assicurata attraverso un circuito dedicato e criptato VoIP (Voice over Internet Protocol). Per le rogatorie internazionali anche nel caso dei collegamenti con i sistemi di cui all’art. 2, lett. a), si utilizza la telefonia su linee PSTN (Public Switched Telephone Network) al numero indicato dall’autorità straniera.

I sistemi di cui all’art. 2, lett. a) e b), sono collegati all’apparato di fonoregistrazione esterno presente nella medesima aula di udienza ed utilizzato anche ai fini della trascrizione. I sistemi di cui all’art. 2, lett. c) e d), possono essere collegati all’apparato di fonoregistrazione esterno presente nella medesima aula di udienza ed utilizzato anche ai fini della trascrizione, se presente o comunque ai mezzi di riproduzione fonografica e audiovisiva di cui all’art. 141 bis c.p.p. (cfr. art. 7 provv. 21.5.2020 DGSIA).

Udienze digitali amministrative

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L’art. 4 del decreto-legge n. 28/2020 (conv. con modif. in legge n. 70/2020) ha disposto, fra l’altro, che nel processo amministrativo telematico, a decorrere dal 30.5.2020 e fino al 31.7.2020, può essere chiesta la discussione orale ovvero disposta d’ufficio, mediante collegamento da remoto[5]. La discussione orale mediante collegamento da remoto può essere disposta nel modo che segue:

  • con istanza depositata entro il termine per il deposito delle memorie di replica ovvero, per gli affari cautelari, fino a cinque giorni liberi prima dell’udienza in qualunque rito;
  • il collegamento da remoto deve assicurare modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e l’effettiva partecipazione dei difensori all’udienza, assicurando in ogni caso la sicurezza e la funzionalità del sistema informatico della giustizia amministrativa e dei relativi apparati e comunque nei limiti delle risorse attualmente assegnate ai singoli uffici;
  • l’istanza è accolta dal presidente del collegio se presentata congiuntamente da tutte le parti costituite;
  • negli altri casi, il presidente del collegio valuta l’istanza, anche sulla base delle eventuali opposizioni espresse dalle altre parti alla discussione da remoto;
  • se il presidente ritiene necessaria, anche in assenza di istanza di parte, la discussione della causa con modalità da remoto, la dispone con decreto[6];
  • in tutti i casi in cui sia disposta la discussione da remoto, la segreteria comunica, almeno un giorno tre giorni prima della trattazione, l’avviso dell’ora e delle modalità di collegamento;
  • si dà atto a verbale delle modalità con cui si accerta l’identità dei soggetti partecipanti e la libera volontà delle parti, anche ai fini della disciplina sulla protezione dei dati personali;
  • il luogo da cui si collegano i magistrati, gli avvocati e il personale addetto è considerato udienza a tutti gli effetti di legge.

Con decreto n. 134/2020, il Presidente del Consiglio di Stato (“CdS”) ha dettato le regole tecnico-operative – che integrano le regole tecniche-operative per l’attuazione del processo amministrativo telematico – da osservare, fra l’altro, in caso di discussione orale mediante collegamento da remoto nelle udienze sia pubbliche che camerali. Nei casi di cui all’art. 4, comma 1, del decreto-legge n. 28/2020 (conv. con modif. con legge n. 70/2020), nei quali si deve procedere alla discussione orale, le udienze sia pubbliche sia camerali del processo amministrativo si svolgono mediante collegamenti da remoto in videoconferenza mediante adeguata piattaforma in uso presso la Giustizia amministrativa (cfr. art. 2 comma 1 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS).

La camera di consiglio

Per lo svolgimento da remoto della camera di consiglio alla quale partecipano i soli magistrati per deliberare, ai sensi dell’art. 84, comma 6 decreto-legge n. 18/2020 (conv. con modif. legge n. 27/2020), si provvede con i collegamenti in videoconferenza consentiti dalla piattaforma di cui al comma 1 dell’art. 2 del decreto n. 134/2020 del Presidente CdS, mediante inviti a videoconferenze differenti rispetto a quelli utilizzati per le convocazioni delle udienze, o tramite call conference, come da specifiche tecniche allegate al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS (cfr. art. 2 comma 2 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS). Qualora l’istanza di cui all’art. 4, comma 1, secondo periodo, decreto-legge n. 28/2020 (conv. con modif. con legge n. 70/2020), non sia proposta da tutte le parti costituite, la segreteria trasmette alle parti diverse dall’istante, anche ai fini della formulazione di eventuali opposizioni, l’avviso di avvenuto deposito dell’istanza secondo le modalità previste nelle specifiche tecniche allegate al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS (cfr. art. 2 comma 3 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS). I difensori o le parti che agiscono in proprio presentano, secondo le modalità previste nelle specifiche tecniche allegate al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS, tutti gli atti previsti dal comma 1 dell’art. 4 del decreto-legge n. 28/2020 (conv. con modif. con legge n. 70/2020) (cfr. art. 2 comma 4 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS).

Le comunicazioni dalla segreteria

In tutti i casi in cui viene disposta la discussione da remoto, la segreteria comunica agli avvocati, secondo le modalità previste nelle specifiche tecniche allegate al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS, con modalità idonee ad assicurare l’avvenuta ricezione e agli indirizzi previsti dall’art. 13 dell’Allegato 1 al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS, almeno un giorno libero prima della trattazione, l’avviso del giorno e dell’ora del collegamento da remoto in videoconferenza, avendo cura di predisporre le convocazioni distribuendole in un congruo arco temporale, in modo da contenere, quanto più possibile e compatibilmente con il numero di discussioni richieste, il tempo di attesa degli avvocati prima di essere ammessi alla discussione. L’orario indicato nell’avviso è soggetto a variazioni in aumento (cfr. art. 2 comma 5 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS).

Nella stessa comunicazione sono inseriti il link ipertestuale per la partecipazione all’udienza, nonché l’avvertimento che l’accesso all’udienza tramite tale link e la celebrazione dell’udienza da remoto comportano il trattamento dei dati personali anche da parte del gestore della piattaforma, come da informativa relativa al trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679, pubblicata sul sito internet della Giustizia amministrativa, con invito a leggere tale informativa (cfr. art. 2 comma 5 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS). La copia informatica delle comunicazioni di cui al comma 3 e al presente comma, qualora non eseguite tramite il sistema informativo della Giustizia amministrativa, è inserita nel fascicolo del procedimento a cura della segreteria. Il link inviato dalla segreteria è strettamente personale e non cedibile a terzi, fatta eccezione per l’eventuale difensore delegato (cfr. art. 2 comma 5 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS).

Le regole per i dispositivi

Per partecipare alla discussione da remoto in videoconferenza è necessario che il dispositivo rispetti i requisiti previsti nelle specifiche tecniche allegate al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS (cfr. art. 2 comma 6 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS). I difensori o le parti che agiscono in proprio garantiscono la corretta funzionalità del dispositivo utilizzato per collegarsi alla videoconferenza, l’aggiornamento del suo software di base e applicativo alle più recenti versioni rese disponibili dai rispettivi produttori o comunità di supporto nel caso di software open source, con particolare riferimento all’installazione di tutti gli aggiornamenti e le correzioni relative alla sicurezza informatica, e l’utilizzo di un idoneo e aggiornato programma antivirus (cfr. art. 2 comma 6 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS). I magistrati utilizzano per il collegamento telematico esclusivamente gli indirizzi di posta elettronica istituzionale e i dispositivi forniti in dotazione dal Segretariato generale della Giustizia amministrativa (cfr. art. 2 comma 6 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS).

All’udienza sia pubblica sia camerale il presidente del collegio, con l’assistenza del segretario, verifica la funzionalità del collegamento, nonché le presenze e dà atto nel processo verbale delle modalità con cui è accertata l’identità dei soggetti ammessi a partecipare e la loro libera volontà di dar corso all’udienza da remoto, anche relativamente alla disciplina del trattamento dei dati personali, previa dichiarazione da parte dei difensori, dei loro eventuali delegati o delle parti che agiscono in proprio, di aver letto l’informativa di cui al comma 5 dell’art. 2 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS (cfr. art. 2 comma 7 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS).

All’atto del collegamento e prima di procedere alla discussione, i difensori delle parti o le parti che agiscono in proprio dichiarano, sotto la loro responsabilità, che quanto accade nel corso dell’udienza o della camera di consiglio non è visto né ascoltato da soggetti non ammessi ad assistere alla udienza o alla camera di consiglio, nonché si impegnano a non effettuare le registrazioni di cui al comma 11 dell’art. 2 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS (cfr. art. 2 comma 8 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS). La dichiarazione dei difensori o delle parti che agiscono in proprio è inserita nel verbale dell’udienza o della camera di consiglio (cfr. art. 2 comma 8 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS).

Qualora il collegamento risulti impossibile per ragioni tecniche il presidente del collegio dà le opportune disposizioni ai sensi degli artt. 39 c.p.a., 11 Disp. Att. c.p.a. e 127 c.p.c. (cfr. art. 2 comma 9 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS). Il presidente del collegio disciplina l’uso della funzione audio ai fini di dare la parola ai difensori o alle parti e regola l’ammissione e l’esclusione dei difensori o delle altre parti all’udienza stessa. In ogni caso il difensore o la parte, quando siano stati invitati dal presidente a intervenire, devono attivare la funzione audio (cfr. art. 2 comma 10 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS). È vietata la registrazione, con ogni strumento e da parte di chiunque, delle udienze pubbliche e camerali, nonché della camera di consiglio da remota tenuta dai soli magistrati per la decisione degli affari (cfr. art. 2 comma 11 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS).

È in ogni caso vietato l’uso della messaggistica istantanea interna agli applicativi utilizzati per la videoconferenza e, comunque, di altri strumenti o funzioni idonei a conservare nella memoria del sistema traccia delle dichiarazioni e delle opinioni espresse dai partecipanti all’udienza o alla camera di consiglio (cfr. art. 2 comma 11 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS).

I tempi dell’udienza

Ai sensi dell’art. 4, comma 1, ultimo periodo, decreto-legge n. 28 del 2020 (conv. con modif. con legge n. 70/2020), in caso di discussione orale da remoto in videoconferenza, in udienza sia di merito sia camerale, le parti contengono i loro interventi di discussione entro i tempi massimi così stabiliti:

  • in sede di discussione dell’istanza cautelare e nei riti dell’accesso, del silenzio, del decreto ingiuntivo, dell’ottemperanza e, in ogni altro rito speciale non espressamente menzionato nel presente comma: sette minuti [cfr. art. 2 comma 12 lett. a) decreto n. 134/2020 del Presidente CdS];
  • nel rito ordinario, nel rito abbreviato comune di cui all’art. 119 c.p.a., nel rito sui contratti pubblici di cui agli artt. 120 ss. c.p.a., nei riti elettorali: dieci minuti [cfr. art. 2 comma 12 lett. b) decreto n. 134/2020 del Presidente CdS].

I tempi indicati nel comma 12 dell’art. 2 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS sono assegnati a ciascuna parte, indipendentemente dal numero dei difensori che la assistono (cfr. art. 2 comma 13 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS). Nell’esercizio dei poteri di cui agli artt. 39 c.p.a., 11 Disp. Att. c.p.a. e 127 c.p.c., il presidente del collegio può, tuttavia, stabilire tempi di intervento inferiori o superiori a quelli indicati nel comma 12 dell’art. 2 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS in considerazione del numero dei soggetti difesi, della natura e della complessità della controversia, tenendo conto dei tempi massimi esigibili di lavoro quotidiano in videoconferenza, ivi comprese le necessarie pause (cfr. art. 2 comma 13 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS). Le disposizioni dell’art. 2 del decreto n. 134/2020 del Presidente CdS si applicano, in quanto compatibili, anche alle adunanze convocate per la deliberazione dei ricorsi straordinari al Presidente della Repubblica (cfr. art. 2 comma 15 decreto n. 134/2020 del Presidente CdS).

Le specifiche tecniche

In sintesi, le specifiche tecniche per le udienze digitali amministrative, allegate (sub Allegato n. 3) al decreto n. 134/2020 del Presidente Cds, prevedono:

  • la “piattaforma in uso presso la Giustizia amministrativa” è l’applicazione Microsoft Teams, per la durata dell’efficacia dell’art. 4, comma 1, decreto-legge n. 28/2020 (conv. con modif. con legge n. 70/2020) e, comunque, per tutta la durata dello stato di emergenza epidemiologica da Covid-19 [cfr. art. 2 comma 2 lett. b) Allegato n. 3 al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS];
  • per il collegamento da remoto per le udienze pubbliche e per le camere di consiglio alle quali partecipano, i difensori e le parti che agiscono in proprio utilizzano il sistema di collegamento audiovisivo da remoto della piattaforma in uso presso la Giustizia amministrativa che:
    1. assicura il rispetto della sicurezza delle comunicazioni attraverso avanzati sistemi di crittografia del traffico dati [cfr. art. 3 comma 2 lett. a) Allegato n. 3 al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS];
    2. prevede, per gli utenti interni all’amministrazione, l’autenticazione centralizzata a livello di organizzazione e la crittografia dei dati in transito e a riposo [cfr. art. 3 comma 2 lett. b) Allegato n. 3 al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS];
    3. utilizza data center localizzati sul territorio dell’UE, nei quali vengono conservati e trattati i dati raccolti per l’erogazione del servizio [cfr. art. 3 comma 2 lett. c) Allegato n. 3 al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS];
    4. procede al trattamento dei dati personali nel rispetto delle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679 [cfr. art. 3 comma 2 lett. d) Allegato n. 3 al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS].
  • durante il collegamento da remoto, i magistrati utilizzano il sistema di collegamento di cui all’art. 2, comma 2, lett. b), Allegato n. 3 al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS previamente installato sui dispositivi in dotazione, accedendovi con l’account del dominio di Giustizia amministrativa. I magistrati che non dispongono del servizio di connettività fornito dal Segretariato generale della Giustizia amministrativa attivano la VPN (Virtual private network) della Giustizia amministrativa nei soli limiti in cui la stessa è strettamente necessaria per la consultazione di atti o documenti sul portale del magistrato (cfr. art. 3 comma 3 Allegato n. 3 al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS);
  • i difensori, le parti in proprio, i verificatori, i consulenti tecnici, i commissari ad acta e, in generale, tutti coloro che vengono ammessi a partecipare a un collegamento da remoto in videoconferenza utilizzano dispositivi dotati di videocamera e microfono, ed accedono al sistema di collegamento di cui all’art. 2, comma 2, lett. b), Allegato n. 3 al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS unicamente tramite web browser, autenticandosi come “ospite/guest” e immettono quale nome una stringa costituita obbligatoriamente dai seguenti dati nell’ordine indicato: “NUMERORG[spazio]ANNORG[spazio]INIZIALE COGNOME[spazio]INIZIALE NOME” del tipo “9999 2020 R. M.” (cfr. art. 3 comma 4 Allegato n. 3 al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS);
  • l’Avvocatura dello Stato utilizza un nome del tipo “AVVOCATURASTATO” (cfr. art. 3 comma 4 Allegato n. 3 al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS);
  • il difensore, qualora riceva un unico link per partecipare alla discussione di più cause, deve immettere nell’apposito campo, nell’ordine, il numero di ruolo generale, senza tuttavia inserire l’acronimo “n.r.g.”, della sua causa riportata per prima nel ruolo d’udienza, nonché il proprio cognome e nome pseudoanonimizzato; per le cause successive, accedendo nuovamente tramite il link ricevuto, analogamente il difensore indica nell’apposito campo, nell’ordine, il numero di ruolo generale della seconda ovvero delle ulteriori cause riportate nel ruolo d’udienza, senza tuttavia inserire l’acronimo “n.r.g.”, nonché il proprio cognome e nome pseudoanonimizzato (cfr. art. 3 comma 4 Allegato n. 3 al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS);
  • terminata la discussione della causa, i soggetti di cui al primo periodo non abbandonano la riunione virtuale in autonomia, ma attendono di esserne rimossi (cfr. art. 3 comma 4 Allegato n. 3 al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS);
  • l’avviso dell’avvenuto deposito dell’istanza di trattazione dell’udienza da remoto, di cui all’art. 2, comma 3, del decreto è effettuata dalla Segreteria a mezzo PEC a tutte le parti costituite (cfr. art. 4 comma 1 Allegato n. 3 al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS);
  • l’avviso di cui al comma 5 dell’art. 2 del decreto, nella quale sono indicati il giorno e l’ora dell’udienza o della camera di consiglio e nella quale è inserito il link a cui accedere per partecipare alla discussione, è effettuato a mezzo PEC a tutte le parti costituite (cfr. art. 4 comma 2 Allegato n. 3 al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS);
  • non può partecipare all’udienza da remoto l’Avvocato domiciliatario, se non delegato (cfr. art. 4 comma 2 Allegato n. 3 al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS);
  • la segreteria predispone, utilizzando il sistema di collegamento di cui all’art. 2, comma 2, lett. b), almeno una o più riunioni virtuali per ogni udienza o camera di consiglio (cfr. art. 6 Allegato n. 3 al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS);
  • il verbale di udienza è redatto con modalità telematiche; nello stesso si dà atto delle modalità di accertamento dell’identità dei soggetti ammessi a partecipare al collegamento da remoto, previa, ove necessario, esibizione di documento di riconoscimento, della previa conoscenza dell’informativa di cui agli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 e della loro libera volontà a parteciparvi, anche per quanto concerne la disciplina dei dati personali, ai sensi dell’art. 2, comma 7, del decreto. Non si provvede, nel rispetto della previsione dell’art. 5, par. 1, lett. c), del Regolamento (UE) 2016/679, all’annotazione degli estremi del documento di riconoscimento dei soggetti partecipanti all’udienza da remoto. Nel verbale si dà altresì atto che la camera di consiglio o l’udienza si sono svolte in videoconferenza tramite il sistema di collegamento (cfr. art. 8 comma 1 Allegato n. 3 al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS);
  • per la camera di consiglio decisoria, alla quale partecipano i soli magistrati per deliberare ai sensi dell’art. 84, comma 6, decreto-legge n. 18/2020 (conv. con modif. legge n. 27/2020) è consentito l’utilizzo dei seguenti strumenti di audio o videoconferenza:
    1. call conference, attraverso il servizio di audioconferenza, utilizzando gli apparati telefonici in dotazione ai magistrati della Giustizia amministrativa [cfr. art. 9 comma 1 lett. a) Allegato n. 3 al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS];
    2. attraverso la convocazione di una riunione virtuale dedicata con la piattaforma in uso presso la Giustizia amministrativa, con il divieto di utilizzare la messaggistica interna alla piattaforma e la funzione di invio di file [cfr. art. 9 comma 1 lett. b) Allegato n. 3 al decreto n. 134/2020 del Presidente CdS].

Udienze digitali contabili

Con decreto del 18.5.2020, la Corte dei conti ha dettato, fra l’altro, regole tecnico-operative in materia di svolgimento delle udienze in videoconferenza, ai sensi dell’art. 85 del decreto-legge n. 18/2020 (conv. con modif. in legge n. 27/2020), applicabili allo svolgimento delle camere di consiglio, delle adunanze e dei giudizi di parificazione con collegamento da remoto[7]. Il citato art. 85 (rubricato Nuove misure urgenti per contrastare l’emergenza epidemiologica da Covid-19 e contenerne gli effetti in materia di giustizia contabile) del decreto-legge n. 18/2020 (conv. con modif. in legge n. 27/2020) stabilisce, fra l’altro, che:

  • le disposizioni di cui agli articoli 83 e 84 si applicano, in quanto compatibili e non contrastanti con le disposizioni recate dal presente articolo, a tutte le funzioni della Corte dei conti (cfr. comma 1);
  • le misure organizzative possono prevedere lo svolgimento delle udienze che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori delle parti, ovvero delle adunanze che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai rappresentati delle amministrazioni, mediante collegamenti da remoto, con modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e l’effettiva partecipazione all’udienza ovvero all’adunanza, anche utilizzando strutture informatiche messe a disposizione da soggetti terzi o con ogni mezzo di comunicazione che, con attestazione all’interno del verbale, consenta l’effettiva partecipazione degli interessati [cfr. comma 3 lett. e)].

In attuazione del comma 3 lett. e) del decreto-legge n. 18/2020 (conv. con modif. in legge n. 27/2020), l’art. 3 (rubricato Adunanza e giudizio di parificazione in videoconferenza) delle regole tecnico-operative della Corte dei conti dispone:

  • nell’ipotesi di cui all’art. 85, comma 3, lett. e), del decreto-legge n. 18/2020 (conv. con modif. in legge n. 27/2020), fino al 31.7.2020 e per tutta la durata dell’emergenza ivi stabilita, le adunanze pubbliche, i giudizi di parificazione, nonché le camere di consiglio, possono svolgersi mediante collegamenti da remoto, utilizzando i programmi attualmente nella disponibilità della Corte dei conti (cfr. comma 1 decreto 18.5.2020 della Corte dei conti);
  • le modalità di collegamento da remoto sono indicate dalla DGSIA, in conformità delle disposizioni di coordinamento dettate dal Presidente della Corte dei conti e delle linee guida adottate dai competenti vertici istituzionali ai sensi dell’art. 85, comma 3, lett. d) del decreto-legge n. 18/2020 (conv. con modif. in legge n. 27/2020) (cfr. comma 1 decreto 18.5.2020 della Corte dei conti);
  • prima dell’adunanza o del giudizio di parificazione la segreteria della sezione di controllo avvisa i rappresentanti delle amministrazioni e il pubblico ministero, nei casi in cui è necessaria la sua presenza, dello svolgimento dell’adunanza o del giudizio mediante collegamento da remoto, indicando le relative modalità (cfr. comma 2 decreto 18.5.2020 della Corte dei conti);
  • l’avviso è dato mediante posta elettronica certificata o ordinaria o, in mancanza, con altro mezzo idoneo allo scopo (cfr. comma 2 decreto 18.5.2020 della Corte dei conti);
  • il consenso alla partecipazione in modalità telematica è comunicato alla segreteria tramite posta elettronica certificata o ordinaria (cfr. comma 2 decreto 18.5.2020 della Corte dei conti);
  • in adunanza o nel giudizio di parificazione il Presidente, con l’assistenza del segretario, verifica la funzionalità del collegamento nonché le presenze; delle modalità con cui si accerta l’identità dei partecipanti viene dato atto nel verbale (cfr. comma 3 decreto 18.5.2020 della Corte dei conti);
  • qualora il collegamento non sia disponibile o la sua qualità non sia ritenuta idonea dal Presidente, ovvero nei casi di indisponibilità o impossibilità giustificata dei rappresentanti delle amministrazioni convocate ad effettuare il collegamento, ovvero di indisponibilità o incompletezza del fascicolo informatico, l’adunanza o il giudizio sono rinviati e del rinvio è data comunicazione dalla segreteria alle parti. Per le camere di consiglio alle quali partecipano i soli magistrati la seduta è aggiornata (cfr. comma 4 decreto 18.5.2020 della Corte dei conti);
  • il verbale delle sedute in videoconferenza, redatto come documento informatico, è sottoscritto con firma digitale dal Presidente del collegio e dal segretario. Qualora non sia possibile procedere alla sottoscrizione nelle forme predette, il verbale è redatto su supporto cartaceo e sottoscritto nei modi ordinari (cfr. comma 5 decreto 18.5.2020 della Corte dei conti);
  • il Presidente può inoltre disporre, qualora sia disponibile e nel rispetto della riservatezza dei dati personali, la registrazione audio/video della sessione di videoconferenza, per la quale viene apposta dal segretario la propria firma digitale (cfr. comma 5 decreto 18.5.2020 della Corte dei conti).

Udienze digitali tributarie

In materia tributaria, le norme dettate dall’art. 83 d.l. n. 18/2020 (conv. con modif. in l. n. 27/2020), in quanto compatibili, si applicano anche ai procedimenti relativi alle Commissioni tributarie (cfr. comma 21 del predetto art. 83). Con deliberazione del 15.4.2020 coordinata con deliberazione dell’11.5.2020, il Consiglio di Presidenza della Giustizia Tributaria ha dettato indicazioni relative alla fissazione e alla trattazione delle udienze. Queste ultime, in relazione alla misura dell’adozione di linee guida vincolanti per la fissazione e la trattazione delle udienze che l’art. 83, comma 7 lett. d) del decreto-legge n. 18/2020 (conv. con modif. in legge n. 27/2020) rimette ai dirigenti degli uffici giudiziari per assicurare le finalità di cui al comma 6 della norma predetta, prevedono, fra l’altro, in sintesi:

  • di promuovere lo svolgimento delle udienze mediante collegamenti da remoto, ai sensi del comma 7, lett. f) dell’art. 83, fino all’11.5.2020, ovvero nel periodo della sospensione dei termini, per la trattazione dei ricorsi dichiarati urgenti che non possono essere differiti [perché la ritardata trattazione può produrre grave pregiudizio alle parti, ai sensi dell’art. 83, comma 3, del decreto-legge n. 18/2020 (conv. con modif. in legge n. 27/2020)]; dal 12.5.2020 e fino al 31.7.2020 anche per la trattazione ordinaria dei ricorsi che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori e dalle parti; lo svolgimento dell’udienza deve in ogni caso avvenire con la presenza del giudice nell’ufficio giudiziario, con modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e l’effettiva partecipazione delle parti e tramite gli applicativi messi a diposizione dal Ministero dell’economia e finanze nel decreto in corso di emanazione, sentito questo Consiglio di Presidenza della Giustizia tributaria;
  • di promuovere la stipula di protocolli con i Consigli dell’ordine degli Avvocati locali e con gli Ordini del Commercialisti ed esperti contabili o di adottare misure compatibili con i protocolli già adottati per la giurisdizione civile, sì da individuare modalità condivise di partecipazione da remoto di tutti i soggetti del processo, onde favorire prassi uniformi sul territorio nazionale;
  • di prevedere che anche le camere di consiglio, quale logica prosecuzione delle udienze pubbliche o camerali anche ove non immediatamente successive alle stesse e anche se precedute dal deposito di scritti difensivi si svolgano da remoto, mediante l’utilizzazione degli applicativi messi a disposizione dal Ministero dell’Economia e Finanze, ferma la necessità di garantire la segretezza della camera di consiglio e di evitare la visibilità della stessa da parte di terzi.

Il provvedimento, infine, raccomanda particolarmente e invita i Capi degli Uffici a garantire comunque, pur con le inevitabili limitazioni dovute alla contingenza, che la operatività dell’ufficio sia mantenuta.

Riflessione sul contesto

Va sottolineato che ogni riforma in materia di giustizia ha ripercussioni sulla ripresa economica, considerato che il diritto è un fattore di competitività e di crescita economica[8]. La spinta verso la digitalizzazione della giustizia impressa dalla normativa emergenziale, dettata per il contenimento della pandemia da Covid-19, influisce positivamente sulla ripresa economica del nostro Paese. Oltre a ridurne i tempi e i costi e a facilitare l’accesso alla giustizia, la informatizzazione del processo contribuisce al contenimento dei rinvii e al bilanciamento dei carichi di lavoro dei magistrati[9]. Infatti, una delle cause del cattivo funzionamento della giustizia italiana è la cronica carenza di organico. Tuttavia, la riforma della giustizia deve essere accompagnata da investimenti economici nel settore.

Nel secolo scorso, Chiovenda fu il principale sostenitore della riforma del processo civile fondata sui princìpi dell’oralità, dell’immediatezza e della concentrazione. Gli effetti benefici dei princìpi dell’oralità e dell’immediatezza non si producono se intercorre un lungo lasso di tempo fra le udienze. Infatti, il trascorrere del tempo offusca i ricordi delle parti e del giudice. Così, se trascorre un lungo lasso di tempo fra le udienze, parti e giudice devono far ricorso alla lettura degli scritti processuali, cancellando così gli effetti positivi dell’oralità e della immediatezza. In effetti, la digitalizzazione annullando le distanze e la presenza fisica impone una riflessione sulle regole procedurali del processo telematico. I princìpi della oralità e della immediatezza, nel 2020, non possono avere il medesimo, identico significato che avevano agli inizi del 1900. È trascorso oltre un secolo dalla elaborazione delle tesi di Chiovenda e i princìpi della oralità e della immediatezza vanno attualizzati alla realtà del 2020. La oralità e la immediatezza del processo posso trovare attuazione anche nelle udienze digitali, purché la digitalizzazione della giustizia sia accompagnata dagli investimenti che la modernizzazione richiede.

In altri termini, le udienze digitali non pregiudicano necessariamente l’oralità e la immediatezza del processo se il sistema giudiziario viene, contemporaneamente, dotato delle necessarie infrastrutture tecnologiche, delle risorse finanziarie e umane che l’opera di informatizzazione presuppone. Inoltre, la dimensione digitale va ad affiancarsi e non già a sostituire la dimensione tradizionale (fisica) del servizio giustizia. Alcune procedure possono essere trasformate in processi completamente telematici (si pensi alla c.d. giustizia bagatellare), altre procedure possono avere una natura composita. Alcune udienze possono essere svolte da remoto, altre udienze che richiedono la presenza fisica dei protagonisti non devono essere svolte da remoto. In ogni caso, se c’è la volontà comune delle parti e del giudice, le udienze possono e devono essere svolte da remoto, al fine di ridurre i costi e di velocizzare le procedure. La dimensione digitale del servizio giustizia favorisce anche la trasparenza delle procedure e delle decisioni, nonché la pubblicità.

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Note

  1. V. A. Di Florio-M. Leone, Il processo di carta: dal “telematico” all’udienza da remoto, pubblicato il 24.4.2020 in Questione Giustizia online.
  2. L’art. 10 del provv. 21.5.2020 DGSIA stabilisce, fra l’altro, che dal momento in cui acquista efficacia il nuovo provvedimento cessano di avere efficacia le disposizioni del provv. DGSIA di individuazione dei programmi per lo svolgimento delle udienze penali e civili n. 4223 del 20.3.2020. Sulle udienze digitali, v. altresì A. Ciracò, Udienze da remoto, in videoconferenza: normativa, software e problemi, pubblicato il 22.5.2020 in questa Rivista.
  3. Più approfonditamente sul tema v. R. Berti-F. Zumerle, Giustizia digitale, gli aspetti privacy delle udienze da remoto: ecco le regole, pubblicato il 22.5.2020 in questa Rivista.
  4. Per un primo commento v. M. Reale, PCT: le novità nella conversione in legge del Decreto Rilancio, in Il Quotidiano giuridico online del 27.7.2020.
  5. Per un primo commento v. F. D’Alessandri, Udienze da remoto nel processo amministrativo: ecco le regole tecnico-operative, in Il Quotidiano giuridico online del 28.5.2020.
  6. Sulla fissazione d’ufficio con decreto presidenziale della discussione da remoto ex art. 4 decreto-legge n. 28/2020 (conv. con modif. con legge 70/2020) v. TAR Calabria, Sez. distacc. Reggio Calabria, decreto 8.6.2020 n. 55, in Il Quotidiano giuridico online del 15.7.2020.
  7. Ai fini delle predette regole tecnico-operative si applicano le definizioni contenute nel Codice dell’amministrazione digitale (d. lgs n. 82/2005).
  8. Si richiama tutto quanto già scritto nel precedente articolo La giustizia come spinta per la crescita economica in Italia: lo scenario, pubblicato il 17.7.2020 in questa Rivista.
  9. Fra le possibili riforme Doing Business nell’Unione Europea 2020: Italia della Banca Mondiale indica, fra l’altro, la limitazione del numero, della durata e dei motivi per la concessione dei rinvii delle udienze e l’utilizzazione dei dati per meglio riequilibrare risorse e carichi di lavoro.
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