Disporre di un prodotto software tecnologicamente avanzato rappresenta una componente essenziale nel processo di gestione documentale. Ma spesso questo non basta a risolvere le criticità che le organizzazioni, soprattutto quelle con processi particolarmente articolati, si trovano ad affrontare sul fronte della gestione di documenti e informazioni. Aspetti normativi, organizzativi e tecnologici: un approccio corretto non può trascurare l’insieme degli elementi che caratterizzano il processo di trasformazione digitale.
Ma come affrontare tutti gli aspetti legati alla gestione digitale dei documenti? Una possibile risposta arriva da Siav, azienda specializzata nella fornitura di software, soluzioni in cloud e servizi informatici per la dematerializzazione, la gestione documentale e l’ottimizzazione dei processi digitali. Forte di un’esperienza trentennale nel settore, ha costituito un team dedicato che, in collaborazione con l’Osservatorio Normativo interno, si occupa di fornire un servizio consulenziale a supporto della trasformazione digitale.
Qual è il contesto nel quale le organizzazioni si trovano ad operare
In una fase che potremmo definire di “post-emergenza” sanitaria le organizzazioni devono gestire gli effetti dello smart working, che, per un lato ha accelerato, spesso in modo non strutturato, l’adozione di strumenti informatici, per l’altro ha prodotto un aumento esponenziale di contenuti digitali. Molte organizzazioni si trovano, dunque, a dover governare un patrimonio di documenti ed informazioni frammentato e dispersivo, sul quale ragionare anche in termini effettiva validità giuridica, in relazione ad un quadro normativo, nazionale ed europeo, in continua evoluzione.
Superare la verticalità per una visione gestionale più ampia
Competenze archivistiche e giuridiche, capacità di affrontare un change-management con adeguati interventi formativi. La ragione per cui queste competenze si stiano rivelando centrali è da ricercare nella necessaria evoluzione verso un approccio alla trasformazione digitale strutturato e sostenibile.
Molte organizzazioni, nel corso del tempo, hanno digitalizzato alcuni ambiti di processo, soprattutto in conseguenza di obblighi normativi specifici – ad esempio fatturazione elettronica, adozione di una casella di Posta certificata – con un approccio esclusivamente tecnico. In sostanza, come racconta Siav sulla base della propria esperienza, si è per lo più fatto “ricorso ad applicativi e servizi verticali per gestire esigenze specifiche, senza tuttavia ricomprenderle in una visione più ampia”.
Le competenze archivistiche, in tale contesto, rappresentano un valido supporto; l’archivistica è infatti una scienza di organizzazione che analizza il documento in relazione al suo contesto di produzione – cartaceo, digitale o ibrido – al fine di individuare e garantire, nel tempo, le caratteristiche che lo rendono valido e la corretta sedimentazione dell’archivio nella sua interezza.
Il coinvolgimento dell’Osservatorio Normativo interno Siav, dedicato al monitoraggio del quadro normativo nazionale e internazionale di riferimento in tema di trasformazione digitale, consente di per verificare costantemente l’aderenza alle norme vigenti.
Un approccio globale per realizzare soluzioni efficaci
In questo articolato quadro, il percorso consulenziale proposto da Siav si caratterizza per un approccio graduale e interdisciplinare che, partendo da un assessment documentale, arriva alla definizione di uno o più scenari evolutivi to be.
L’assessment prevede la mappatura della situazione as is dal punto di vista archivistico, organizzativo, tecnologico, normativo. “Si tratta del primo passo di un’articolata e completa attività di affiancamento e supporto nell’ottimizzazione del processo di transizione alla modalità digitale” precisa Concetta di Filippo, Business Consultant di Siav.
Sulla base dei risultati dell’assessment, quest’ultimo condotto attraverso interviste mirate alle varie aree aziendali per individuare le modalità di gestione e il livello di integrazione fra documenti, processi e strumenti tecnologici, si perviene quindi alla definizione di uno scenario to be adeguato all’organizzazione, coniugando obiettivi di efficienza ed esigenze di compliance. L’attuazione del to be viene progettata considerando il livello di digitalizzazione dell’organizzazione, eventualmente prevedendo una strutturazione in più step partendo da ambiti “pilota” secondo priorità concordate.
La voce di Siav: “Più competenze per un approccio globale”
“Nata come software house, nel tempo Siav ha maturato esperienze nell’implementazione di progetti digitali complessi presso numerose aziende ed enti, operanti in contesti eterogenei. Questo – puntualizza Daniela Perrone, Business Consultant Manager di Siav – ci ha consentito di consolidare competenze trasversali in ambito pubblico e privato, rafforzando la convinzione che la digital transformation richieda un’adeguata progettazione, che non può fare a meno di apporti multidisciplinari. Dunque, sì alla tecnologia, ma necessariamente inquadrata nell’ambito di un know-how che vada dalla conoscenza della normativa sulla gestione digitale, agli obblighi, le opportunità, le buone pratiche archivistiche, all’esperienza sui processi”.
“Transizione alla modalità digitale”, infatti, non significa “switch off”. Essa si concretizza piuttosto in un processo evolutivo che necessita di una adeguata progettazione attraverso la quale coinvolgere l’organizzazione nella sua complessità – aggiunge Concetta di Filippo, Business Consultant – non solo dunque l’ “area IT”, ma più in generale tutti settori che gestiscono documenti, anche cartacei, al fine di definire strumenti, processi, procedure, ruoli e responsabilità interne, che consentano di gestire documenti e archivi nell’ambito dell’intero sistema informativo dell’organizzazione”.
In generale, l’azione che il team consulenziale di Siav propone mira a concretizzare “un approccio globale che comprende tutte le competenze necessarie per realizzare soluzioni efficaci e di reale beneficio per le Aziende e gli enti”, conclude il CEO di Siav Nicola Voltan, che aggiunge: “Riuscire a declinare l’aspetto della compliance normativa, quello tecnologico e quello organizzativo sul tema più ampio del processo digitale rappresenta un elemento caratterizzante della nostra unique di mercato che ci ha spinti a creare un’offerta consulenziale specifica. I nostri Clienti stanno accogliendo questa novità come un elemento propedeutico a una trasformazione digitale di successo”.
Siav
Contributo editoriale sviluppato in collaborazione con Siav
