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La transizione digitale dei processi documentali: non solo una questione tecnologica

Dal know-how tecnologico a quello organizzativo, archivistico e normativo: così il team consulenziale di Siav supporta organizzazioni con processi articolati nella ridefinizione in chiave digitale

28 Ott 2022
gestione documentale

Disporre di un prodotto software tecnologicamente avanzato rappresenta una componente essenziale nel processo di gestione documentale. Ma spesso questo non basta a risolvere le criticità che le organizzazioni, soprattutto quelle con processi particolarmente articolati, si trovano ad affrontare sul fronte della gestione di documenti e informazioni. Aspetti normativi, organizzativi e tecnologici: un approccio corretto non può trascurare l’insieme degli elementi che caratterizzano il processo di trasformazione digitale.

Ma come affrontare tutti gli aspetti legati alla gestione digitale dei documenti? Una possibile risposta arriva da Siav, azienda specializzata nella fornitura di software, soluzioni in cloud e servizi informatici per la dematerializzazione, la gestione documentale e l’ottimizzazione dei processi digitali. Forte di un’esperienza trentennale nel settore, ha costituito un team dedicato che, in collaborazione con l’Osservatorio Normativo interno, si occupa di fornire un servizio consulenziale a supporto della trasformazione digitale.

Qual è il contesto nel quale le organizzazioni si trovano ad operare

In una fase che potremmo definire di “post-emergenza” sanitaria le organizzazioni devono gestire gli effetti dello smart working, che, per un lato ha accelerato, spesso in modo non strutturato, l’adozione di strumenti informatici, per l’altro ha prodotto un aumento esponenziale di contenuti digitali. Molte organizzazioni si trovano, dunque, a dover governare un patrimonio di documenti ed informazioni frammentato e dispersivo, sul quale ragionare anche in termini effettiva validità giuridica, in relazione ad un quadro normativo, nazionale ed europeo, in continua evoluzione.

Superare la verticalità per una visione gestionale più ampia

Competenze archivistiche e giuridiche, capacità di affrontare un change-management con adeguati interventi formativi. La ragione per cui queste competenze si stiano rivelando centrali è da ricercare nella necessaria evoluzione verso un approccio alla trasformazione digitale strutturato e sostenibile.

Molte organizzazioni, nel corso del tempo, hanno digitalizzato alcuni ambiti di processo, soprattutto in conseguenza di obblighi normativi specifici – ad esempio fatturazione elettronica, adozione di una casella di Posta certificata – con un approccio esclusivamente tecnico. In sostanza, come racconta Siav sulla base della propria esperienza, si è per lo più fatto “ricorso ad applicativi e servizi verticali per gestire esigenze specifiche, senza tuttavia ricomprenderle in una visione più ampia”.

Le competenze archivistiche, in tale contesto, rappresentano un valido supporto; l’archivistica è infatti una scienza di organizzazione che analizza il documento in relazione al suo contesto di produzione – cartaceo, digitale o ibrido – al fine di individuare e garantire, nel tempo, le caratteristiche che lo rendono valido e la corretta sedimentazione dell’archivio nella sua interezza.

Il coinvolgimento dell’Osservatorio Normativo interno Siav, dedicato al monitoraggio del quadro normativo nazionale e internazionale di riferimento in tema di trasformazione digitale, consente di per verificare costantemente l’aderenza alle norme vigenti.

Un approccio globale per realizzare soluzioni efficaci

In questo articolato quadro, il percorso consulenziale proposto da Siav si caratterizza per un approccio graduale e interdisciplinare che, partendo da un assessment documentale, arriva alla definizione di uno o più scenari evolutivi to be.

L’assessment prevede la mappatura della situazione as is dal punto di vista archivistico, organizzativo, tecnologico, normativo. “Si tratta del primo passo di un’articolata e completa attività di affiancamento e supporto nell’ottimizzazione del processo di transizione alla modalità digitale” precisa Concetta di Filippo, Business Consultant di Siav.

Sulla base dei risultati dell’assessment, quest’ultimo condotto attraverso interviste mirate alle varie aree aziendali per individuare le modalità di gestione e il livello di integrazione fra documenti, processi e strumenti tecnologici, si perviene quindi alla definizione di uno scenario to be adeguato all’organizzazione, coniugando obiettivi di efficienza ed esigenze di compliance. L’attuazione del to be viene progettata considerando il livello di digitalizzazione dell’organizzazione, eventualmente prevedendo una strutturazione in più step partendo da ambiti “pilota” secondo priorità concordate.

Contributo editoriale sviluppato in collaborazione con Siav

@RIPRODUZIONE RISERVATA

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