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Legal tech, ecco i servizi per le piccole e le medie realtà

Law firm e start up possono trarre benefici nell’utilizzare servizi legal tech: dal chatbot per sopperire alla carenza di personale al deep learning per automatizzare i processi

13 Mar 2020
Nicolino Gentile

avvocato - partner BLB Studio Legale - Ambassador Italia ELTA European Legal Technology Association

Silvano Lorusso

avvocato - partner BLB Studio Legale - Ambassador Italia ELTA European Legal Technology Association

Rodolfo Vacca

BLB Studio Legale


Lo scenario del settore legal tech è roseo: si prevede che riuscirà a innovare tutti i processi legali, non solo degli avvocati, ma anche dei clienti, grandi o piccoli che siano. Proprio riguardo a quest’ultima categoria, come law firm e start up, è interessante approfondire quali esigenze possano essere soddisfatte dall’innovazione tecnologica nell’ambito dei servizi legali. Processi per rendere trasparenti i contratti, sistemi che permetteranno di ridurre drasticamente il tempo necessario a compiere operazioni noiose e ripetitive che ad oggi sono svolte dall’uomo.

Law firm

Le piccole law firm hanno spesso una carenza di personale e questo risulta essere il maggior impedimento alla crescita di uno studio legale che, per attirare nuovi clienti o grandi affari, deve essere in grado di assumere nuovo personale per essere sicuro di poter gestire tutti i processi, che spesso sono ripetitivi ed inefficienti. Se uno studio legale si trova in questa situazione, allora il legal tech rappresenta la soluzione che gli permetterà di confrontarsi con law firm molto più grandi. La maggior parte delle innovazioni legal tech punta a far risparmiare tempo a dipendenti ed avvocati, grazie all’automazione e al miglioramento dei processi interni dello studio legale, altri invece si focalizzano su nuovi modi e tecnologie con cui comunicare con clienti e colleghi, in modo più semplice, veloce e trasparente. Immaginiamo una law firm “del futuro” che utilizza diverse soluzioni legal tech nei propri processi, in modo da darci un’idea delle nuove possibilità che si verrebbero a creare.

Il chatbot rappresenta il mezzo con il quale fissare appuntamenti con nuovi clienti. La flessibilità e la capacità di adattarsi ad ogni situazione, attraverso il machine learning e l’intelligenza artificiale, fa del chatbot la soluzione ottimale per permettere al nostro interlocutore di fissare in modo semplice il primo appuntamento, facendo risparmiare tempo al team della law firm. Essi, infatti, riusciranno ad ottenere tutte le informazioni necessarie riguardanti il cliente, ad ordinarle ed inviarle all’avvocato le cui skills e specializzazioni siano congruenti con la fattispecie da esaminare, dando a questi, anche in via predittiva, dei macro-argomenti che verranno trattati durante l’appuntamento.

Sul mercato si trovano sempre più nuove soluzioni tailor made per la gestione dei processi dello studio ed il customer relationship management. I gestionali diventano sempre più smart, trasformandosi da semplici sistemi che ci forniscono l’anagrafica dei clienti, a sistemi completi che archiviano ed elaborano i documenti in modo da consigliare l’avvocato che dovrà trattare un caso simile. Da interviste ad avvocati con diverse nazionalità, il 40% del tempo degli avvocati viene utilizzato per la creazione di documenti. L’intelligenza artificiale già oggi aiuta il lavoro di creazione di documenti come ad esempio i contratti, suggerendo all’utente dei template frutto dell’elaborazione di documenti creati in passato dallo stesso utente o da un altro utente della stessa law firm.

Alla fase di creazione del documento (ad esempio, contrattuale) segue tutta la fase di consulenza ed indicazione sui processi da detto documento derivanti. Capita spesso di dover rispondere più volte ad una stessa domanda posta da parte di soggetti diversi; questo caso è perfetto per dimostrare come le suddette tecnologie possono ordinare, gestire ed automatizzare questi processi, permettendo all’avvocato di utilizzare il suo tempo per svolgere altre operazioni in cui il suo intervento possa apportare del valore aggiunto. Anche le richieste di informazione ed aggiornamento da parte dei clienti sono processi che ad oggi richiedono molto tempo agli addetti ai lavori delle law firm: ebbene, questi processi vengono facilmente automatizzati tramite deep learning e resi fruibili tramite chatbot. Se consideriamo anche i cambiamenti del mercato, nel quale le piccole realtà “boutique” ultra-specializzate nella propria nicchia stanno avendo sempre più successo, le innovazioni tecnologiche diventano ancora più importanti, permettendo e velocizzando proprio detti cambiamenti di mercato.

Servizi legali per le start up

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Dematerializzazione

Nell’ecosistema delle startup diventa fondamentale avere dei mezzi che aiutino la start up a svolgere in modo veloce e poco costoso tutti i processi necessari. Tra questi processi ne troviamo molti in ambito legale, che spesso risultano essere lunghi e costosi. In fondo, ancora prima di fondare una start up, si deve iniziare con uno dei più importanti processi della vita societaria, ossia la costituzione. Esistono diverse soluzioni legal tech che vogliono semplificare l’iter amministrativo e ridurre al minimo i costi necessari per fondare una società in Italia. L’idea è di guidare l’utente in modo da fargli fornire in modo semplice ed intuitivo tutti i dati rilevanti attraverso un questionario o un chatbot, per poi ottenere dal sistema atto costitutivo e statuto.

Quando la startup è ad alto tasso innovativo, il primo processo legale con il quale dovrà cimentarsi sarà quello legato alla presenza sul web e alla privacy dei propri utenti. Le policy non sono valide se non contengono alcune informazioni strettamente necessarie. Molte startup non sanno che, per essere valida, la loro privacy policy deve descrivere i dati personali raccolti, le finalità del trattamento ed elencare tutti i servizi di terza parte con cui tali dati vengono condivisi. Per ovviare a questo problema, sono nati molti progetti che forniscono dei tools che permettono alle startup, in modo semplice ed economico, di “assemblare” cookie e privacy policy. Questi tools sono molto diversi tra di loro, i più conosciuti puntano molto sulla personalizzazione e su enormi database che contengono migliaia di clausole già pronte, integrabili facilmente a qualsiasi sito, utilizzando anche API fornite dal tool e che vengono automaticamente aggiornate da un team legale o gestite in autonomia dal cliente. Un altro processo legale che le start up si trovano a dover affrontare è quello riguardante la protezione ed il deposito di un marchio. Questo risulta essere un iter lungo e complicato, che attraverso soluzioni legal tech viene diviso in varie fasi in modo da semplificare il processo agli occhi della startup.

Conclusione

Finalmente stiamo assistendo all’incremento del numero dei progetti legal tech con lo scopo di semplificare e automatizzare i processi legali di start up e PMI innovative, permettendo a queste organizzazioni di sfruttare al meglio il proprio tempo e competere con le realtà più grandi e strutturate su un terreno che, grazie alla tecnologia, è sempre più comune e vicino.

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