PA digitale, perché dematerializzare è una priorità per migliorare l’efficienza - Agenda Digitale

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PA digitale, perché dematerializzare è una priorità per migliorare l’efficienza

I benefici del passaggio da un sistema analogico a processi digitali si concretizzano in flussi documentali più snelli e semplici da gestire, con benefici per cittadini, imprese e la PA stessa: per farlo, servono gli strumenti giusti

22 Giu 2021
Corrado Castellani

National Sales Manager PA & Public Holdings at Konica Minolta Business Solutions

L’efficienza della pubblica amministrazione passa dalla dematerializzazione e dalla gestione documentale digitale. La carta rallenta, intoppa e rende più difficili i processi degli uffici pubblici, rendendo poco performante l’intera macchina dei servizi. A ciò si aggiungono problemi comuni come la mancanza di interoperabilità, un sistema di procurement ICT complesso e la mancanza di diffusione della consapevolezza sull’importanza dell’innovazione. Servono quindi riforme strutturali importanti, la strada è stata indicata dal PNRR: in ogni singolo ufficio però, si può iniziare la rivoluzione dotandosi degli strumenti più adeguati per digitalizzare i processi ed eliminare i documenti cartacei in favore di quelli informatici.

PA digitale, la situazione: problemi e obiettivi

La trasformazione digitale dei processi documentali interni ed esterni permette alla pubblica amministrazione di superare gli annosi problemi organizzativi e gestionali che l’affliggono. Lentezza, mancanza di monitoraggio dell’avanzamento delle pratiche, difficoltà a condividere i dati per l’assenza di sistemi interoperabili, eccesso di burocrazia sono tutti fronti critici che si ripercuotono sul cittadino, il quale in questa situazione trova difficile non solo accedere ai servizi pubblici in modo corretto, ma anche veder concluso l’iter di recepimento e approvazione di richieste e istanze avanzate. Una situazione che quindi mina l’efficienza degli uffici nei diversi settori della pubblica amministrazione, il motore del funzionamento dell’intero Sistema Paese: è importante quindi porre rimedio attraverso l’introduzione di tecnologie che semplifichino e ottimizzino i processi documentali, concretizzando i vantaggi della dematerializzazione e dell’innovazione.

Considerando questo scenario, si comprende come mai il PNRR – Piano nazionale di ripresa e resilienza, dedicata alla Missione 1 “Digitalizzazione, innovazione, competitività, cultura e turismo” un’ampia percentuale dei fondi previsti per l’intera iniziativa di rilancio dell’Italia. In particolare, è contemplata all’interno di questa Missione l’obiettivo “Digitalizzazione, innovazione e sicurezza nella PA”, che punta proprio a rivoluzionare il settore pubblico attraverso l’innovazione, introducendo tecnologia e attuando riforme di natura strutturale.

Come attuare il cambiamento

Tra gli obiettivi del PNRR figurano la migrazione al cloud delle amministrazioni locali e centrali, realizzando un’infrastruttura di rete nazionale, concretizzare il principio dell’interoperabilità tra i sistemi delle diverse pubbliche amministrazioni, al fine di condividere in maniera agevole e proficua dati e informazioni, rendere digitali i processi e l’interfaccia con aziende e cittadini nonché le procedure interne agli uffici. A tutto ciò si accompagna grande attenzione al tema della sicurezza, fondamentale nel momento in cui si introducono soluzioni digitali, ma anche la necessità di investire in competenze e di rivedere il framework normativo relativo ai contratti pubblici, per rendere più snelle e veloci le procedure di gara.  Interessante in particolare focalizzarsi su due fattori, individuati anche nel Piano nazionale di ripresa e resilienza, necessari ad attuare la rivoluzione:

  • Un cambiamento culturale che porti il personale degli uffici pubblici a cogliere quotidianamente i benefici della tecnologia, uscendo dall’ottica del documento cartaceo in favore di procedure più smart;
  • La disponibilità nel settore pubblico di strumenti idonei ad attuare il paradigma della digitalizzazione.

Il primo punto richiede una ridefinizione del lavoro in ufficio, informatizzando sempre di più processi che venivano e ancora vengono gestiti con carte, timbri e inchiostro. La formazione, per accrescere il livello di consapevolezza nel personale e nel management, del valore dell’innovazione è fondamentale per affrontare in modo proficuo questa transizione.

D’altro canto invece, è necessario potenziare e semplificare le gare pubbliche in ambito ICT, per consentire ai fornitori di soluzioni digitali di cogliere le opportunità del mercato pubblico e agli enti di beneficiare di strumenti adeguati per abilitare la trasformazione digitale. È importante che le esigenze delle pubbliche amministrazioni vengano ascoltate e recepite dai fornitori dei servizi, in modo che siano in grado di proporre idonee soluzioni per rendere il lavoro di ogni giorno più facile e veloce.

Il caso: gestione documentale digitale con Konica Minolta

Un esempio di fornitore che ha scelto di approfondire il mercato pubblico dedicando una propria struttura commerciale alla pubblica amministrazione centrale e locale, in modo da avere le competenze per affrontare i processi di gara e per conoscere in modo approfondito le esigenze degli uffici pubblici, è Konica Minolta. L’azienda ha dedicato personale nonché ore di formazione e studio per comprendere il mondo del settore pubblico, con le proprie dinamiche, le difficoltà, i punti di forza.

Tra le varie soluzioni che Konica Minolta ha previsto per la PA, Workplace Hub è uno strumento utile per digitalizzare i processi di gestione documentale, semplificando le attività. Si presenta come una stampante, un oggetto familiare di facile utilizzo: è un concentratore di funzioni che, oltre effettivamente a stampare, abilita la trasformazione digitale dei processi. All’interno dell’hardware risiedono servizi che vanno a trasformare digitalmente processi analogici, in compliance alle indicazioni del CAD – Codice dell’amministrazione digitale, sulla creazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. I vantaggi di questo hub, riassumendo, sono:

  • Riduzione dei tempi di gestione delle pratiche, in quanto vengono tagliati completamente i passaggi manuali di carta da un utente all’altro;
  • Sicurezza e certezza che il lavoro venga svolto davvero: il documento cartaceo può essere dimenticato su una scrivania, mentre la gestione dei documenti informatici è più sicura, facile e ordinata;
  • Impatto economico rilevante: si potrà rinunciare agli archivi fisici, eliminando quindi i costi a essi associati come per esempio l’affitto degli immobili preposti alla conservazione dei documenti.

Infatti, Workplace hub è dotato di firewall evoluti a tutela dei documenti che che vengono dematerializzati attraverso lo scanner incluso nello strumento, ma anche quelli nativi digitali. L’hub inoltre permette la condivisione tra più utenti in modo agevole: all’interno di un processo analogico, il documento passava di mano, si rischiava di perderlo o di danneggiarlo, in questo caso invece vengono condivisi file.  Uno strumento simbolo dell’utilizzo della carta, la stampante, diventa così un’utile leva all’innovazione delle procedure. Per esempio lo scanner non solo consente la dematerializzazione dei documenti, ma anche di applicare la firma digitale al neonato documento informatico che poi viene trasmesso in un raccoglitore digitale per avere tutto in ordine.

Non solo: Workplace hub è un sistema in grado di gestire l’intera infrastruttura IT dell’azienda in cui viene introdotto, aggiornandosi in automatico così da essere sempre al passo con i cambiamenti imposti dalla digitalizzazione. I lavoratori non dovranno più preoccuparsi della gestione dell’ambiente IT, compito che verrà demandato ai professionisti di Konica Minolta a un costo mensile accessibile e fisso: una comodità, che si traduce anche nella razionalizzazione dell’ambiente di lavoro, grazie ad applicazioni gestite e soluzioni scalabili. I tecnici saranno sempre a disposizione dell’azienda tramite help desk, per fornire assistenza in caso di necessità. Inoltre, questa soluzione integrata offre anche maggiori garanzie sul piano della sicurezza, per esempio offrendo un servizio di backup sempre aggiornato per tutelare i propri dati in caso di guasti o attacchi cyber.

L’articolo è parte di un progetto di comunicazione editoriale che Agendadigitale.eu sta sviluppando con il partner Konica Minolta.

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