document management system

PA digitale, perché i DMS aiutano le aziende a stare al passo

Le aziende hanno bisogno di creare un metodo di archiviazione più efficace che permetta loro la trasmissione di documentazioni richieste dalle Pubbliche amministrazioni il più rapidamente possibile, come previsto dal Piano Triennale dell’informatica pubblica. Un buon Document Management System può servire allo scopo

01 Mar 2018
Francesco Gasparini

Country Manager Italia, LogicalDOC Srl

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Quasi 500 milioni di euro. È il risparmio stimato dal Piano Triennale 2017-2019 dell’Agenzia per l’Italia digitale grazie all’adozione delle piattaforme abilitanti. “È stato possibile stimare, in via cautelativa, un risparmio a fine 2018 generato dall’adesione alle Piattaforme abilitanti e dall’ottimizzazione delle licenze, pari a circa 480 milioni di euro”, si legge nel documento, visionato in esclusiva da Public Policy, messo a punto dell’Agenzia per l’Italia digitale e atteso a breve in Consiglio dei ministri per il varo del Dpcm attuativo. Il risparmio è riferito alle spese per il settore aggiornate al 2016, pari a 980 milioni di euro ripartite in 600 milioni di costi per le piattaforme nazionali, e 380 milioni per licenze software. Dato il risparmio stimato di 480 milioni, il passaggio alle piattaforme abilitanti Ict standard per tutta la PA, comporterà dunque una spesa di 500 milioni di euro a fine 2018.

Vuol dire che le aziende devono evolversi e puntare sul digitale, così come la Pubblica amministrazione sta investendo in soluzioni sempre più collegate alla digitalizzazione.

Piattaforme abilitanti, che devono fare le aziende per restare al passo

Le Piattaforme abilitanti secondo la formulazione del testo, sono “soluzioni che offrono funzionalità fondamentali, trasversali e riusabili nei singoli progetti, uniformandone le modalità di erogazione”. Tra quelle che riguardano i servizi digitali a cittadini e imprese, già sviluppate e in fase di adozione presso i vari soggetti della PA il documento riporta: la Cie (Carta di identità elettronica), Spid (Sistema elettronico identità digitale), PagoPa (piattaforma pagamenti elettronici Pa); Fatturazione elettronica, Anpr (Anagrafe nazionale della popolazione residente). In fase di progettazione ci sono invece sistemi abilitanti come: ComproPA: sistema nazionale di e-procurement; Sistema di avvisi e notifiche di cortesia; Siope+ (evoluzione del sistema Siop); NoiPA (evoluzione dell’attuale sistema di gestione del personale che eroga servizi stipendiali alle PA.

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Le aziende hanno bisogno di creare un metodo di archiviazione più efficace che permetta loro la trasmissione di documentazioni richieste dalle Pubbliche amministrazioni il più rapidamente possibile (e con il minor costo associato alla ricerca).

Utilizzare un DMS per gestire la propria documentazione

Un DMS o Document Management System permette di gestire la propria documentazione, archiviarla, indicizzarla e ricercarla con estrema facilità: Un buon DMS è capace di connettersi direttamente ai dispositivi multifunzionali ed importare al proprio interno i documenti, mettendoli subito a disposizione di tutti gli utenti dell’azienda.

Inoltre, grazie all’utilizzo di tecnologie OCR, è capace di estrarre i testi dalle immagini e dai PDF raster acquisiti da scansioni massive, rendendoli ricercabili per parole o frasi contenute al loro interno.

Un sistema di gestione documentale è inoltre grande repository dove gli utenti possono salvare i loro documenti in qualsiasi momento e secondo le procedure stabilite dall’azienda.

Inoltre è anche possibile continuare a lavorare e salvare i propri dati come si è abituati a fare, impostando semplicemente delle regole all’interno del DMS riguardanti l’importazione automatica da cartelle remote o locali.

In questo modo il sistema va in automatico ad ispezionare le cartelle indicate, per importare i nuovi documenti presenti e anche quelli che sono stati modificati (in tal caso ne crea una nuova versione). I nuovi documenti e gli aggiornamenti saranno così salvati nelle cartelle di destinazione impostata in precedenza dall’utente.

Per esempio un DMS come LogicalDOC può essere usato ovunque. Può sincronizzare tutti propri device allo stesso tempo. Per importare i documenti sul server LogicalDOC è sufficiente configurare le cartelle locali che verranno ispezionate dalla applicazione LogicalDOC Sync. Allo stesso modo il contenuto della cartella locale sarà sincronizzato con tutti i cambiamenti che avvengono nell’archivio remoto.

Nello specifico, LogicalDoc consente di sincronizzare i propri documenti direttamente tramite alcuni siti e strumenti messi a disposizione dalla Pubblica Amministrazione. Verranno a tal fine “realizzati, mantenuti e messi a disposizione linee guida, toolkit e strumenti utili all’intera fase di prototipazione, sviluppo e diffusione di applicazioni e servizi. Verranno inoltre suggeriti e, dove possibile, resi disponibili strumenti di analisi del comportamento degli utenti, quali, a titolo esemplificativo, strumenti di web analytics, tool di analisi dell’usabilità, strumenti per effettuare indagini di soddisfazione. A tal fine verranno avviati progetti pilota in collaborazione con le amministrazioni, per la definizione e il test sul campo delle soluzioni proposte”.

Secondo quanto previsto dal Piano, i progetti pilota partiranno dal prossimo mese di giugno, i template delle versioni alpha verranno invece rilasciati a settembre di quest’anno.

In conclusione

L’Italia si sta adattando al nuovo mondo della digitalizzazione ed è importante che le aziende, grandi e piccole, siano pronte ad intervenire il prima possibile ed essere reattive ai cambiamenti dei metodi di trasmissione tra Stato e Privato (com’è successo recentemente con lo Spesometro o lo Split Payment) e sicuramente un DMS è una delle maniere migliori per affrontare l’organizzazione dei documenti richiesti.

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