Il registratore telematico è un nuovo strumento indispensabile per l’invio dello scontrino elettronico. Si tratta di un macchinario digitale che sostituisce le vecchie casse, che tuttavia al momento resistono in quanto è possibile adeguarle con nuove funzioni telematiche. Questi strumenti devono essere certificati dall’Agenzia delle entrate, dato il loro compito particolarmente delicato, e la loro installazione richiede l’impiego di tecnici autorizzati. Acquisirne uno dunque può sembrare complesso, ma è assolutamente necessario per i commercianti adeguarsi per restare in regola con il fisco e non incorrere in sanzioni e comportamenti illeciti. Utile dunque fare chiarezza su che cosa sia il registratore telematico e a che cosa serva: da gennaio 2021 è scattato anche per gli esercenti con ricavi inferiori a 400.000 euro dell’obbligo di fare scontrino elettronico, mentre è stato prorogato ad aprile 2021 l’obbligo di adeguare al nuovo tracciato i registratori di cassa.
Registratore telematico, che cos’è e a che cosa serve
Come anticipato, il registratore telematico è di fatto un computer, composto da una parte software e una hardware. Ogni modello dispone di una propria matricola formata da undici caratteri che, come spiega l’Agenzia delle Entrate nelle specifiche tecniche relative a tale strumento, viene affiancato da un logotipo fiscale, un codice formato dalle lettere RT e dal numero della matricola della macchina. Il registratore telematico svolge le seguenti funzioni:
- Elabora e trasmette al fisco in modo sicuro i dati che si inseriscono
- Registra e memorizza i dati in modo inalterabile e permanente
- Ne garantisce l’autenticità
Il funzionamento del Registratore Telematico è semplice: in modo automatico genererà, chiusa la giornata di lavoro, un file XML (come la fattura elettronica) che sarà poi inviato tra mezzanotte e le 22, l’orario preciso è casuale. In caso di errore, il registratore telematico provvederà a inviare una notifica segnalando il disguido.
Per svolgere questo compito, il registratore telematico sfrutta le proprie funzionalità specifiche, in particolare quelle relative alla memoria. Infatti, ogni registratore telematico dispone di un cosiddetto modulo fiscale, un sistema di memorie realizzato per garantire che i dati inseriti non vengano alterati o perduti. In particolare, come precisa l’ente nell’utile vademecum tecnico reso pubblico sul proprio sito istituzionale, il modulo comprende una memoria che non può essere alterata, che include un programma che si occupa di gestire i dati inseriti, esiste anche una memoria permanente che contiene i suddetti dati, e una memoria di lavoro che funge come da memoria a breve termine: contiene cioè i dati solo per il tempo necessario affinché vengano poi custoditi in modo permanente.
In realtà, di questo strumento innovativo si era già sentito parlare. Il concetto del registratore telematico è stato infatti introdotto con l’articolo 2 del decreto legislativo 127 del 5 agosto 2015, in quanto veniva reso obbligatorio dal 2017 l’invio in modalità telematica dei corrispettivi provento di guadagni derivati da cessione di beni o servizi a mezzo di distributori automatici. In particolare al comma 3 dell’articolo, disponibile per la consultazione anche sulla Gazzetta ufficiale, viene spiegato che la trasmissione e memorizzazione dei corrispettivi vengono svolte tramite l’uso di “strumenti tecnologici che garantiscano l’inalterabilità e la sicurezza dei dati”.
L’obbligo di fare scontrino elettronico
Da ricordare che per i soggetti IVA tenuti a trasmettere i corrispettivi, l’obbligo di farlo in modo digitale è previsto al primo luglio 2020: hanno incominciato invece a farlo dal primo luglio 2019 i soggetti con volume d’affari superiore ai 400.000 euro. Costoro sono tutti tenuti a utilizzare un registratore telematico o ad adeguare il proprio.
Comprare il registratore telematico o adeguarlo
Per l’investimento nella tecnologia del registratore telematico è disponibile un credito d’imposta del valore di duecentocinquanta euro nel caso si acquisti un modello nuovo, e di cinquanta euro nel caso invece si decidesse di adeguare il proprio registratore tradizionale rendendolo smart e in grado di inviare digitalmente gli scontrini al fisco. I percorsi da affrontare sono differenti a seconda che si scelga una o l’altra soluzione.
Nel caso si optasse per l’acquisto di una nuova macchina è importante tenere presente che i modelli devono essere prodotti previa l’approvazione dell’Agenzia delle Entrate. Gli stessi produttori quindi, le imprese che realizzano materialmente i registratori telematici, devono provvedere a fare domanda all’ente per avere il via libera alla produzione. Sarà necessario per loro anche ottenere anche ottenere un certificato di approvazione da parte di un’istituzione scientifica, come un ateneo oppure il Consiglio nazionale delle ricerche. A quel punto il produttore ottenuta l’approvazione dell’Agenzia delle entrate dovrà accreditarsi al fine di ottenere il certificato di fabbricante. Tutto ciò per dare l’assoluta sicurezza all’acquirente di aver comprato uno strumento sicuro e idoneo per la trasmissione dei dati. La delicatezza del compito del registratore telematico è tale che l’installazione può essere fatta solo da operatori approvati dall’Agenzia delle entrate, l’ente provvederà anche all’attivazione dello strumento.
D’altro canto è possibile anche adeguare il proprio registratore di cassa tradizionale, a patto che fosse considerato in corso di validità al primo gennaio 2017. Anche in questo caso tuttavia per garantire la massima sicurezza e tutela dei dati fiscali e non rischiare di commettere sbagli o servirsi di uno strumento che risulti poi essere inadatto al compito di trasmettere digitalmente i corrispettivi al fisco, sarà necessario ottenere le approvazioni da parte dell’Agenzia delle entrate.
Registratore telematico, il periodo di transizione
Il 4 giugno 2019 l’Agenzia delle entrate ha comunicato le indicazioni per trasmettere in modo corretto gli scontrini elettronici anche se non si dispone di un registratore telematico nei primi sei mesi di avvio dell’obbligo, periodo transitorio previsto dal Decreto Crescita. Utile ricordare che entro questi sei mesi non sono nemmeno previste sanzioni in caso di inadempimento o errori.
A questo pro, l’ente ha spiegato in un comunicato pubblicato sul proprio sito che metterà tre sistemi a disposizione di chi deve provvedere a comprare il registratore telematico o ad adeguare il proprio. Si tratta di:
- Un web service nell’area Fatture e Corrispettivi, dove si potrà fare l’upload di un file che contiene i dati complessivi di una giornata o un file compresso con tutti “i file dei dati dei corrispettivi delle singole giornate”, spiega l’ente.
- Un servizio online, anch’esso disponibile nel portale Fatture e corrispettivi, permetterà di inserire i dati
- L’invio per mezzo di protocollo https o sftp.
Sarà possibile anche inviare i corrispettivi tramite un intermediario abilitato, che dovrà lasciare una ricevuta ai clienti per attestare lo svolgimento dell’operazione.
