Le regole

Registro imprese, come funziona il rilascio delle copie digitali: tutti i modi

È stata recepita e attuata la direttiva UE 2019/1151 per il rilascio di copie digitali degli atti del Registro delle imprese: la normativa individua quattro modalità di rilascio delle copie digitali, indicazioni utili da approfondire per capire come viene gestito il processo

13 Giu 2022
Salvatore De Benedictis

dottore commercialista

digitale

L’Italia ha recepito, dandone poi attuazione, la direttiva UE 2019/1151 con cui si delineano le regole per rendere più semplice la digitalizzazione dei processi, attraverso l’introduzione di apposite soluzioni, nell’ambito del diritto societario. In particolare, è interessante approfondire l’articolo 9 del decreto legislativo con cui l’Italia ha recepito la direttiva europea, dedicato al rilascio delle copie digitali del Registro delle imprese.

Le modalità per il rilascio delle copie e degli estratti di documenti ed informazioni sarebbero state definite con successivo Decreto del Mise, emanato il 24 febbraio 2022 con Decreto pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale il 18 maggio 2022.

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L’iter normativo

Con la Direttiva (Ue) 2019/1151 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 20 giugno 2019, recante modifica della direttiva (UE) 2017/1132, era stato delineato il quadro regolamentare che avrebbe consentito agli stati membri di intervenire sui rispettivi ordinamenti per agevolare l’uso di strumenti e processi digitali nel diritto societario. L’intervento si era reso necessario preso atto della esistenza di differenze considerevoli tra gli Stati membri in relazione agli strumenti online che consentono alle imprese di comunicare con le autorità in materia di diritto societario. In conseguenza di ciò, alcuni Stati membri fornivano servizi completi e di facile uso interamente online, mentre altri non erano in grado di fornire soluzioni online in determinate fasi importanti del ciclo di vita di una società.

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La direttiva è stata recepita col Decreto legislativo 8/11/2021 n. 183, il cui articolo 9, intitolato “Modalità di rilascio ed autenticazione dei dati e documenti da parte del registro delle imprese”, aveva sancito il principio secondo cui “le copie e gli estratti di documenti e informazioni detenuti dagli uffici del registro delle imprese sono rilasciati in formato elettronico e, salvo rinuncia del richiedente, sono autenticati, ai sensi del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, dal conservatore del registro delle imprese che ne attesta la provenienza dallo stesso registro e la conformità ai documenti ed alle informazioni in esso conservati”.

Rilascio copie digitali del Registro delle imprese, come fare

Il provvedimento è composto di tre articoli. L’articolo 1, comma 1, rimarca l’oggetto del provvedimento, confermando l’obbligo di forma elettronica del rilascio dei documenti ed informazioni detenute dagli Uffici del Registro delle Imprese, di cui il conservatore del registro delle imprese ne attesta la provenienza dallo stesso registro e la conformità ai documenti ed alle informazioni in esso conservati, salvo rinuncia del richiedente.

Il comma 1 dell’articolo 2 specifica che le copie informatiche dei documenti possono essere rilasciate con una delle seguenti quattro modalità.

Copia informatica di documento analogico

AI sensi comma 1.bis dell’articolo 22 del Decreto legislativo 82/2005 (appresso: C.A.D.), “La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia”.

Questa eventualità è limitata alle ipotesi di documenti depositati su supporto cartaceo, ma stante l’obbligo di deposito telematico disposto a partire dall’anno 2010, essa andrà ad interessare una casistica progressivamente quantitativamente sempre meno rilevante.

Copia per immagine su supporto informatico di documento analogico

AI sensi comma 2 dell’articolo 22 del C.A.D., “Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato”.

Anche per questa fattispecie valgono le considerazioni svolte al punto precedente.

Copia informatica di documento informatico ovvero come duplicato informatico

AI sensi dell’articolo 23 del C.A.D.,” I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle Linee guida. Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti Linee guida, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico”.

La differenza tra la “copia informatica”[1] e il “duplicato informatico”[2] risiede nella sequenza dei dati binari in essi contenuti: mentre tra la copia informatica e il suo originale la sequenza dei dati binari è diversa, nel caso di duplicato informatico la sequenza di bit è identica, per cui distinguerlo dal suo originale è tecnicamente impossibile.

Il comma 2 dell’articolo 2 prevede che “ Salva espressa rinuncia da parte del richiedente, sulle copie e sugli estratti di cui al comma 1 è apposta, per le finalità di cui al comma 2 dell’art. 1, la seguente dichiarazione: «Si rilascia copia integrale / per estratto del documento protocollato al Registro delle imprese con n. PRV/RI/PRA/anno/numero in data (gg/mm/aaaa), e se ne attesta, ai sensi dell’articolo 9 del decreto legislativo 8 novembre 2021, n. 183, la provenienza dal Registro delle imprese e la conformità ai documenti ed alle informazioni in esso conservati”.

Il comma 3 dell’articolo 2 prevede che “Il documento informatico recante la copia o l’estratto di cui al comma 2 è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata o avanzata da parte del conservatore del registro delle imprese e consegnato al richiedente, previo versamento dei diritti di cui all’art. 18 della legge 29 dicembre 1993, n. 580, mediante invio al domicilio digitale da questi indicato al momento dell’istanza, ovvero consegna diretta su supporto informatico”.

L’articolo 3 sancisce il principio generale per cui la applicazione delle nuove disposizioni non dovrà generare nuovi o maggiori oneri per il bilancio dello Stato.

Conclusione

Non è molto chiaro il modo con cui debba avvenire il rilascio del duplicato informatico per quanto riguarda la certificazione di conformità all’originale depositato presso il Registro delle Imprese. Mentre infatti il rilascio di estratti o copie il richiedente è prevista la attestazione di provenienza e conformità dei documenti da parte del conservatore del registro delle imprese, (salva la rinunzia del richiedente), per il rilascio del duplicato informatico non sembra essere prevista alcuna attestazione del conservatore. Ciò è dovuto probabilmente al diverso valore giuridico del duplicato informatico rispetto all’estratto o alla copia informatica[3].

Mi chiedo anche che senso pratico abbia la attestazione di conformità all’originale depositato quando il rilascio della copia, dell’estratto o del duplicato, possono avvenire (oltre che mediante consegna diretta su supporto informatico) mediante spedizione al domicilio digitale del richiedente (quindi a mezzo posta elettronica certificata); nella pratica la spedizione a mezzo pec è sufficiente per certificare la provenienza del documento[4].

Vedremo con l’attuazione tecnica delle norme cosa verrà disposto. Intanto non possiamo che accogliere con favore la progressiva automatizzazione delle richieste di documentazione e del relativo rilascio in modalità informatica presso il domicilio digitale del richiedente, con l’auspicio che i costi dei servizi siano contenuti ed effettivamente proporzionati al costo sostenuto dal registro delle imprese che, per forza di cose, dovrà essere di gran lunga inferiore rispetto a quello del rilascio mediante consegna diretta[5].

_

Note

  1. Vedi articolo 1, comma 1, lettera i-quater).
  2. Vedi articolo 1, comma 1, lettera i-quinquies)-
  3. Vedi la definizione sopra riportata dell’art. 23 del C.A.D.
  4. Il comma 1 dell’articolo 14 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, così recita: «Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore.».
  5. Si rifletta sulla circostanza che il costo che il registro delle imprese dovrà sostenere per la automazione del servizio è una tantum (salvo la ordinaria manutenzione del software) mentre la consegna diretta su supporto informatico ha una serie di costi fissi aggiuntivi – primo fra tutti quello del personale preposto al servizio – che sono notevolmente più gravosi.
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