L’entrata in vigore di nuovi adempimenti reca sempre il timore di un impatto turbolento sugli interessati, per il cambiamento di regole, strumenti, processi che modificano contesti assimilati da tempo. Una situazione che per esempio si è verificata in occasione dell’entrata in vigore della fatturazione elettronica obbligatoria B2B e che ora si riscontra con l’imminente cambiamento normativo nell’ambito dei contratti pubblici. La riforma del Codice appalti, introducendo nuove norme e cambiando processi, è attesa da aziende e stazioni appaltanti, ma inevitabilmente porterà l’esigenza di studiare in modo approfondito tutto ciò che viene richiesto. Alla luce di questa situazione, Unionsoa – Associazione nazionale società organismi di attestazione – ritiene che sarebbe stato auspicabile una proroga dell’entrata in vigore dell’intero nuovo Codice dei contratti pubblici al gennaio 2024 o per lo meno concedere qualche mese in più di slittamento per permettere alle aziende di adeguarsi non solo per gli aspetti che riguardano i processi di digitalizzazione.
Nuovo Codice appalti, le novità più rilevanti per le imprese
Il nuovo Codice appalti prevede una grande innovazione dei processi di procurement pubblico, puntando a semplificazione e digitalizzazione di ogni fase, dalla pubblicazione del bando all’esecuzione delle commesse fino alla conclusione delle opere. Il digitale del resto nel settore dei contratti pubblici è un elemento di assoluta priorità e, in linea con gli indirizzi nazionali e comunitari, il nuovo Codice rappresenta un’occasione per realizzare un impianto normativo efficace, capace di valorizzare gli aspetti innovativi delle procedure di gara e il know how tecnico degli operatori economici. Puntare alla digitalizzazione significa dover adottare un nuovo approccio alla partecipazione ai bandi pubblici, apportare una piccola rivoluzione culturale nella propria realtà imprenditoriale, di qualsiasi dimensione ma in particolare se si tratta di piccole e medie imprese. È importante che gli operatori economici cambino il proprio modo di pensare al procurement che, del resto, è un ambito oggi già in parte digitalizzato ma non del tutto: per esempio le imprese spesso si ritrovano a dover inserire dati che in realtà sono già disponibili in quanto in possesso delle SOA – Società organismi attestazioni.
L’impatto della nuova normativa dunque si concretizzerà in procedure più rapide e semplici, una maggiore trasparenza, una migliorata apertura al mercato per le PMI e a un controllo più puntuale dei tempi di gestione dei processi, individuando da subito i nodi che potrebbero rallentare il percorso di assegnazione ed esecuzione della commessa.
Oltre alle novità relative all’approccio nei confronti delle procedure di procurement, la normativa introduce il Fascicolo virtuale dell’operatore economico, che dovrebbe raccogliere tutti i dati e le informazioni e seguire le imprese lungo tutto il processo fino al collaudo dell’opera, offrendo alle stazioni appaltanti un quadro completo della situazione delle aziende, questo anche grazie all’aggregazione dei dati che le SOA sono in grado di fornire e che derivano da una puntuale e complessa valutazione che le stesse fanno nel corso del processo di qualificazione.
Le verifiche documentali
Un aspetto da sottolineare è che con il nuovo Codice sono previste verifiche a campione, una situazione su cui Unionsoa è intervenuta allertando che per le qualificazioni SOA degli operatori economici non possono esistere verifiche a campione. Il processo di qualificazione da parte delle SOA analizza gli ultimi quindici anni di vita aziendale, attraverso una moltitudine di documentazione che implica una analisi, ad esempio di bilanci, dichiarazioni dei redditi, libri cespiti, modelli DM10 per individuare la coerenza riguardo al costo del personale ed il tutto su un periodo che può arrivare a 15 anni.
Grazie alla digitalizzazione, tuttavia, la fase di verifica potrebbe essere semplificata per l’impresa, la quale non dovrebbe più sottoscrivere autodichiarazioni ma semplicemente affidarsi alle SOA. Ci sarà quindi uno snellimento della procedura e applicando il principio once only si utilizzeranno dati aggregati delle analisi che le SOA hanno fatto. Per la gestione di questa fase nel momento attuale si sente sempre più dibattere sull’impiego dell’intelligenza artificiale e di algoritmi, ma al momento potrebbe essere prematuro pensarci considerando i complessi meccanismi della qualificazione SOA.
L’istituto dell’avvalimento
Importante anche una novità sul fronte dell’istituto dell’avvalimento. Il nuovo Codice dei contratti pubblici prevede che possa essere fatto l’avvalimento in gara, mentre la prassi consolidata da tempo è che l’avvalimento venga svolto durante la qualificazione SOA,
La differenza è nel fatto che l’avvalimento svolto durante la gara non prevede un legame di tipo giuridico tra i due operatori economici, mentre nella fase di qualificazione implica la valutazione delle SOA di tutti gli altri controlli: l’avvalimento in qualificazione è detto stabile e offre maggiori garanzie al mercato.
Contratti pubblici, cosa devono fare le aziende
In generale, considerando quanto approfondito fino adesso, il consiglio per gli operatori economici è quello di accogliere il nuovo Codice appalti abbandonando le paure e le diffidenze avute fino oggi nei confronti del sistema. Le aziende per mantenersi competitive devono accettare le nuove sfide e abbandonare il vecchio modo di fare impresa, adeguandosi a una nuova era. Non sono sole nel percorso: sicuramente se vogliono qualificarsi, nella SOA trovano un soggetto che le accompagna e le aggiorna.
Sarà fondamentale per le imprese dotarsi di sistemi informatici che le possano tenere al passo con gli adempimenti previsti dalla normativa e garantire la sicurezza sia dei processi di procurement che della propria gestione documentale.
Viene richiesto anche un ulteriore cambiamento culturale, in quanto sarà obbligatorio lavorare pensando che l’opera vada portata a termine secondo i tempi, i costi e i livelli di qualità previsti, mentre la figura dell’imprenditore, che opera nel settore degli appalti pubblici, si evolverà necessariamente in un esperto con una più profonda conoscenza di tutto il sistema.
Il punto di vista di Unionsoa: una proroga al 2024
Il cambiamento richiesto alle aziende non è certo semplice e immediato da attuare. Come Unionsoa, ente nato diciotto anni fa che raggruppa le principali SOA del mercato e si occupa del sessanta per cento delle imprese attestate, prevediamo che non sarà facile per le aziende mutare la loro visione dell’appalto pubblico. Secondo le esperienze passate un po’ di tempo per collaudare le nuove regole è necessario, al fine di evitare veri e propri shock normativi che in precedenza hanno creato rilevanti rallentamenti, situazioni di blocco che oggi come sistema Paese non possiamo permetterci.
Unionsoa quindi ritiene che sarebbe stato utile una proroga all’entrata in vigore di tutto il nuovo codice a gennaio 2024 per consentire a tutto il mondo imprenditoriale di studiare e assorbire bene tutti i cambiamenti oltre che di adeguarsi sul piano operativo. Infatti non c’è oggi tanta chiarezza, anche da parte delle istituzioni, su come sarà effettivamente il processo futuro di partecipazione alle gare e quali saranno i sistemi da adottare. L’associazione ritiene che sia indispensabile valutare l’evoluzione del percorso di adattamento nel corso del tempo, pur con la consapevolezza del fattore urgenza legato, per esempio, all’attuazione degli avvisi del PNRR. Siamo sicuri che si riuscirà a conciliare il tutto.
Articolo realizzato in partnership con Utopia e Unionsoa
