Sanatoria per registri IVA digitali, che c’è da sapere

Nei decreti di fine anno spunta anche una sanatoria per chi ha tenuto i registri Iva solo su supporto informatico senza trasporli su carta. La sanatoria, che vedremo ha un impatto ben delimitato, si riferisce alla sola tenuta dei registri lasciando del tutto inalterati gli obblighi di conservazione previsti dal codice civile.

La disposizione, introdotta in sede di conversione del decreto-legge n. 148 del 2017, con l’inserimento del comma 4-quater all’articolo 7 del decreto-legge n. 357 del 1994, considera regolare la tenuta con sistemi elettronici dei registri Iva acquisti e vendite anche se non materializzati su supporti cartacei nei termini di legge, e cioè entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. In sede di accertamento, ispezione o verifica tali registri devono tuttavia risultare aggiornati sui sistemi elettronici ed essere stampati a seguito di richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza. La novella legislativa, a ben vedere, sembra in realtà avere una portata applicativa alquanto ridotta sia sotto il profilo della sua valenza esclusivamente fiscale, e non anche civilistica, sia quanto alla platea dei soggetti potenzialmente interessati che appare limitata ai contribuenti in contabilità ordinaria. Per questi ultimi, infatti, rilevanza fondamentale a fini civilistici assumono le annotazioni nel libro giornale in quanto gli estratti autentici delle scritture contabili di cui agli articoli 2214 e seguenti del codice civile, e quindi libro giornale e libro degli inventari, nonché gli estratti autentici delle scritture contabili prescritte dalle leggi tributarie, costituiscono prova scritta in giudizio in caso di contenzioso, ad esempio,per il rilascio di un decreto ingiuntivo.

Le annotazioni nei registi IVA, pertanto, a fini civilistici possono anche non assumere quella valenza assoluta di prova scritta riconosciuta invece alle registrazioni nel libro giornale. Diverso è il caso dei contribuenti in contabilità semplificata, e cioè di coloro che dichiarano ricavi non superiori a 400.000 euro in caso di prestazioni di servizi, o di 700.000 euro per le imprese aventi per oggetto altre attività. Tali soggetti, a meno che non abbiano optato per la tenuta della contabilità ordinaria, sono infatti esonerati dalla tenuta delle scritture contabili previste dagli articoli 14 e seguenti del D.P.R. n. 600 del 1973. Gli unici obblighi riguardano proprio la tenuta del registro dei beni ammortizzabili e delle scritture contabili a fini IVA e quindi dei registri Iva acquisti e vendite, i quali assolvono alle finalità e alle funzioni del libro giornale, contenendo infatti le annotazioni dei costi e ricavi non soggetti ad IVA ma rilevanti ai fini della determinazione del reddito di esercizio oltre che, dal 1 gennaio 2017,gli incassi ed i pagamenti a seguito delle modifiche apportate all’articolo 18 del D.P.R. n. 600 del 1973. Ad una prima lettura, la nuova disposizione del comma 4-quater sembra inoltre introdurre una deroga all’obbligo di conservazione elettronica dei documenti formati su supporto informatico, ivi compresi libri, registri e scritture contabili. Al contrario, invece, va evidenziato come la novella legislativa si occupi solamente della tenuta dei registri e non anche della loro conservazione.

La tenuta dei registri Iva, così come quella di tutte le altre scritture contabili, secondo quanto dettato dall’articolo 22 del D.P.R. n. 600 del 1973, va effettuata mediante adempimenti quali la numerazione progressiva in ogni pagina, in esenzione dall’imposta di bollo e secondo le disposizioni previste dalle norme civilistiche in riferimento alla tenuta di una ordinata contabilità di cui all’articolo 2219 del Codice civile. Tutte le scritture contabili, compresi quindi i registri Iva, devono infatti essere tenuti secondo le norme di un’ordinata contabilità e quindi senza spazi in bianco, interlinee e trasporti a margine, non essendo inoltre consentite abrasioni. Solo nel momento della materializzazione dei registri su carta, funzionale alla loro conservazione analogica, le annotazioni in essi contenute assumono nei fatti quelle caratteristiche di staticità ed immodificabilità tali da renderle opponibile ai terzi ed in primo luogo all’amministrazione finanziaria.

Lo stesso effetto può essere ottenuto, con maggiori garanzie, tutele, semplificazioni e risparmi, attraverso l’invio dei documenti in un sistema di conservazione elettronica secondo le regole e le procedure, stabilite dal D.P.C.M. 3 dicembre 2013 direttamente applicabili anche ai documenti a rilevanza fiscale secondo quanto previsto dal decreto ministeriale 17 giugno 2014. Va infine ricordato come la validità della tenuta senza materializzarne su carta il contenuto, e a prescindere comunque dalle garanzie richieste ai fini della fase di conservazione, riguarda esclusivamente, per espressa previsione della novella, i registri Iva acquisti e vendite. La disposizione appare perciò anticipare in qualche misura le semplificazioni contenute all’articolo 77 del disegno di legge recante la manovra di bilancio 2018 il quale, nel disporre in tema di fatturazione elettronica obbligatoria, prevede l’esclusione dalla tenuta dei registri Iva acquisti e vendite per i contribuenti in semplificata che si avvalgono degli elementi messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate con il programma di assistenza online basato sui dati delle operazioni acquisiti con la fatturazione elettronica. Ciò a conferma ulteriore dell’obbligo di tenuta dei registri IVA per i contribuenti in contabilità semplificata sino a quando i relativi dati di fatturazione non saranno tutti veicolati e a disposizione del fisco.