Whistleblowing, le nuove linee guida ANAC: il canale esterno, le tutele

Il prossimo 15 luglio 2023 – con un’efficacia differita al 17 dicembre 2023 per le imprese del settore privato che abbiano impiegato, nell’ultimo anno una media fino a 249 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato – entrerà in vigore la nuova direttiva whistleblowing.

Le linee guida Anac

Pertanto, in attuazione del decreto legislativo 24/2023, l’Autorità Nazionale Anti Corruzione (di seguito anche “ANAC”) ha posto in consultazione sul proprio sito lo «Schema di Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali – procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne» e i relativi allegati.

Tali Linee guida hanno come scopo quello di descrivere e regolamentare il processo di segnalazione delle violazioni del sistema di controllo interno, fornendo al segnalante (whistleblower) chiare indicazioni operative circa l’oggetto, i contenuti, i destinatari e le modalità di trasmissione delle segnalazioni, nonché riguardo alle forme di tutela che vengono predisposte da ANAC in conformità alle normative vigenti. La procedura ha altresì l’obiettivo di disciplinare le modalità di accertamento della fondatezza delle segnalazioni e, conseguentemente, di intraprendere le azioni correttive e disciplinari opportune.

Le informazioni oggetto della segnalazione

Oggetto di segnalazione sono le informazioni sulle violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato. Le informazioni possono riguardare sia le violazioni commesse, sia quelle non ancora commesse che il whistleblower, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti. Possono essere oggetto di segnalazione, anche quegli elementi che riguardano condotte volte ad occultare le violazioni mentre, non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili o denunciabili, le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili.

Diversamente da quanto previsto nelle precedenti Linee guida, non sono più ricomprese tra le violazioni segnalabili le irregolarità nella gestione o organizzazione dell’attività.

Il ricorso a un canale esterno

Il decreto prevede sia per i soggetti del settore pubblico che privato la possibilità di effettuare una segnalazione attraverso un canale esterno, attivato e gestito dall’ANAC nel rispetto del principio di riservatezza. A tale canale è possibile ricorrere solo al verificarsi di alcune particolari condizioni, ovvero allorquando:

• non sia previsto nel contesto lavorativo del segnalante un canale di segnalazione interno;
• ove il segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna ma essa non abbia avuto seguito;
• allorché il segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa dar luogo a una ritorsione;
• nel caso in cui il segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

La segnalazione può essere effettuata compilando un modulo digitale, rinvenibile nella homepage del sito dell’ANAC, cliccando sull’icona “Segnala“. ll modulo consente di compilare la segnalazione online, inserendo specifiche informazioni sull’ambito e tipologia della segnalazione. ANAC, ricevuta la segnalazione la trasmette ad una competente autorità, detta organizzazione esterna, esponendogliela in visione in apposita sezione della propria piattaforma informatica ANAC, al fine di evitare l’invio di dati in modalità alternative prevenendo la disseminazione degli stessi.

Come avviene il trasferimento della segnalazione

Il procedimento di trasferimento della segnalazione prevede i seguenti passaggi:

• La piattaforma ANAC invia una PEC all’indirizzo di posta certificata istituzionale della organizzazione esterna alla quale deve trasmettere la segnalazione. La mail PEC comunica la disponibilità – presso la piattaforma ANAC – di una nuova segnalazione trasmessa alla organizzazione. Nella mail sono inclusi i dettagli identificativi (ma nessun dato) della segnalazione ed eventuali istruzioni per l’accesso.
• Un utente della organizzazione – preventivamente accreditatosi presso la piattaforma ANAC– accede alla piattaforma ANAC per: a. Acquisire la segnalazione; b. Specificare l’esito che ha avuto la sua istruttoria; c. Inviare un messaggio al segnalante per fornirgli istruzioni sulle modalità con cui può mantenersi in contatto con l’organizzazione con canali diversi dalla piattaforma ANAC.

Il segnalante non può rispondere a questi messaggi, ma solo leggerli.

L’organizzazione esterna, per accedere alla piattaforma ANAC ed acquisire le segnalazioni che ANAC “trasmette”, deve effettuare un processo di accreditamento che ha lo scopo di richiedere l’abilitazione, sulla piattaforma ANAC, di un suo utente. Una volta effettuato l’accreditamento, l’utente può accedere alla piattaforma ANAC per gestire o accedere alle segnalazioni.

La comunicazione al whistleblower dell’esito finale della segnalazione

Al whistleblower dovrà essere comunicato l’esito finale, che può consistere i) nell’archiviazione, ii) nella trasmissione alle Autorità competenti nei casi previsti, o, iii) in una raccomandazione o iv) in una sanzione amministrativa. Qualora la segnalazione abbia ad oggetto informazioni che non rientrano nella propria competenza, l’Anac dovrà provvedere a dare comunicazione della segnalazione alla Autorità amministrativa o giudiziaria competente.

La tutela dell’identità del segnalante

L’identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni e la protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante;

Il trattamento di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato dai soggetti del settore pubblico e privato, nonché da ANAC, in qualità di titolari del trattamento, nel rispetto dei princìpi europei e nazionali in materia di protezione di dati personali, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte nelle segnalazioni, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

Conclusioni

La scelta di ANAC di utilizzare un canale digitale di whistleblowing è finalizzata a garantire una comunicazione sicura e anonima tra il segnalante e l’ufficio preposto alla ricezione e gestione delle segnalazioni nonché una maggiore protezione per i soggetti che segnalano gli illeciti di cui siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo sia pubblico che privato.