Le ordinanze per la salvaguardia della salute emanate dalle autorità a seguito della pandemia di coronavirus hanno costretto le autorità fiscali ad avviare nuove forme di dialogo con i contribuenti, in alternativa ai consueti incontri fisici e alle firme multiple a mano degli stessi documenti. L’eredità delle misure sanitarie della Covid-19 non deve andare definitivamente perduta e deve essere ulteriormente rafforzata nel prossimo futuro, quando la crisi sarà superata.
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Le circolari dell’Agenzia delle entrate
Le circolari n. 6 e 7 del marzo 2020 delineano le procedure digitali comuni da utilizzare per avviare o proseguire il dialogo tra l’Agenzia delle Entrate e i contribuenti, durante il lockdown. Tali procedure si basano sull’utilizzo della posta elettronica e della posta elettronica certificata (ritenuta preferibile dall’Agenzia delle Entrate), nonché su conference call e videoconferenze. Di seguito sono riportati i passi previsti dalle circolari:
- il contribuente (o il suo rappresentante) si identificherà inviando tramite PEC o email una copia del documento di identità (nonché della procura, qualora non in possesso dell’Ufficio);
- nella suddetta PEC o email, il contribuente includerà il proprio numero di telefono e l’indicazione dell’intestazione dell’utenza telefonica o dell’eventuale strumento di videoconferenza (laddove disponibile) da utilizzare per il contraddittorio;
- il contraddittorio verrà effettuato per telefono o in videoconferenza;
- il verbale del contraddittorio sarà redatto, dando atto delle modalità con cui lo stesso si è svolto e indicando gli indirizzi PEC o e-mail che saranno utilizzati per il successivo scambio del file;
- l’Agenzia delle Entrate invierà tramite PEC o e-mail il file del verbale di contraddittorio ed eventuali allegati al contribuente o suo rappresentante per la formale condivisione. La condivisione ha la finalità di rilevare eventuali errori presenti nella bozza di verbale e, di norma, sarebbe preferibile che l’intera procedura di contraddittorio a distanza, redazione del verbale e sottoscrizione dello stesso da parte del contribuente e dell’Ufficio si concludesse nello stesso giorno;
- dopo la formale condivisione, il verbale dovrà essere stampato e sottoscritto (con una sigla su tutte le pagine) da parte del contribuente o del suo rappresentante;
- il verbale sottoscritto dovrà poi essere scannerizzato e rinviato tramite PEC o e-mail all’Ufficio, con allegata copia del documento di identità di chi ha sottoscritto il verbale;
- il file ricevuto verrà stampato e sottoscritto da parte dei verbalizzanti dell’Ufficio
- il verbale sottoscritto, a cui è attribuito un numero di protocollo, verrà inviato via PEC o e-mail al contribuente o al suo rappresentante
- le operazioni di sottoscrizione di cui ai punti 6 e 8 possono anche avvenire mediante utilizzo della firma digitale.
Un feedback preliminare
Stiamo già sperimentando queste procedure in una serie di verifiche sia con la Guardia di finanza che con l’Amministrazione finanziaria. Funziona molto bene ed è molto efficiente. Mentre gli incontri fisici sono ancora necessari in alcune situazioni in cui l’intesa comune è ben lontana dall’essere raggiunta, le “procedure a distanza” sono molto efficienti perché consentono di risparmiare tempo, spese di viaggio e con l’acquisizione della fiducia negli strumenti elettronici tenderanno sicuramente ad eguagliare le riunioni fisiche.
Si tratta di una eredità della pandemia che non deve assolutamente andare perduta, ma al contrario deve essere ulteriormente potenziata, e non solo in campo fiscale.
