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Internet delle cose nei documenti, ecco la tecnologia

Eliminare l’acquisizione manuale documenti e automatizzare l’intero processo, estraendo al contempo dati importanti per migliorare il business. Vantaggi e prospettive della trasformazione digitale dei flussi documentali con l’iot OpenText-Sap

10 Dic 2018
Matteo Losi

head of digital awareness di SAP EMEA South

Giovanni Micozzi

Sr. Solution Consultant OpenText Italia

documenti

L’era dell’internet delle cose (IoT) entra anche nei documenti. Con una tecnologia in grado di acquisire i documenti e le informazioni in entrata (via carta, e-mail, fax o EDI), associargli dei metadati che li classificano immediatamente e li associano ai processi chiave. 

E’ il senso di una piattaforma sviluppata da SAP e OpenText. Quello della digitalizzazione si conferma infatti un processo di trasformazione che sta riguardando in maniera importante le aziende di tutti i settori, anche quelli che poco hanno a che fare col digitale in senso stretto. Un’evoluzione che ha innescato un circolo virtuoso, facendo nascere l’esigenza di nuove figure professionali e di nuove piattaforme e favorendo in maniera drammatica l’evoluzione dei prodotti in servizi. In questo scenario di abilitazione digitale dei processi, è un naturale passo avanti il debutto di un internet of things dei documenti.

Il salto culturale delle aziende verso la digitalizzazione

La spinta degli incentivi del Piano Industria 4.0, seppure importante da sola non basta a spiegare l’impegno delle aziende nell’innovazione dei processi di business. Chi si occupa di digitalizzazione dei processi aziendali sa bene che le aziende cominciano a comprendere le opportunità della digitalizzazione, in termini di riduzione dei costi, degli errori, dei tempi di risposta ai clienti e, quindi, di miglioramento della esperienza e della soddisfazione di questi ultimi.

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Realtà virtuale

Dopo anni di atteggiamento attendista, dunque, si registra un’importante evoluzione culturale: anche in settori che poco hanno a che vedere col digitale, le aziende stanno cominciando a essere consapevoli dell’importanza dei dati nei processi e per l’evoluzione del proprio modello di business. Cominciano a comprendere quanto e in che modo l’analisi delle informazioni sia un fattore abilitante per muoversi in aree e modalità di funzionamento “all digital”. Maturano la consapevolezza che non si può essere digitali solo all’esterno, ma si debba esserlo anche all’interno dei propri processi.

Un esempio per comprendere: l’industria dell’acciaio – che può essere considerata quanto di più lontano dal digitale – sta facendo investimenti importanti e sono molte altre le aziende dei settori più diversi e le startup che stanno cavalcando l’onda della trasformazione digitale e lanciando iniziative un po’ su tutte le funzioni aziendali.

L’IoT dei documenti

Il mercato, dunque, sta andando verso la maturità anche se con andamenti diversi in base al settore e con le aziende che fanno uso dei canali primari di comunicazione col cliente finale più avvantaggiate delle altre. L’Italia ha senza dubbio esempi di eccellenza, ma probabilmente non in numero sufficiente a trainare la trasformazione delle filiere. Quello che è importante è, comunque, che le aziende abbiano iniziato processi di trasformazione digitale, di adozione di tecnologie prima per la raccolta di dati, poi per la connessione degli oggetti in ottica IoT per cercare di unire i dati e i processi aziendali.

Nell’IoT, i dati che prima venivamo raccolti con processi manuali automatizzati dai sensori, sono stati canalizzati nei repository big data e messi a disposizione delle aziende per fare analisi, raffinamenti, creare nuovi modelli di business e nuovi servizi elaborati su questi dati. La stessa identica cosa accade oggi con i flussi documentali ricevuti dalle aziende: si tratta, per la maggior parte di flussi manuali che richiedono molto lavoro per essere incanalati e collegati con i processi corretti. In questo senso la tecnologia SAP Digital Content Processing by OpenText può essere definita l’Internet of things dei documenti: una tecnologia in grado di acquisire i documenti e le informazioni in entrata, associargli dei metadati che li classifichino immediatamente e abbinarli ai processi chiave.

Un processo che, inoltre, permette di generare informazioni aggiuntive che altrimenti verrebbero perse in un processo di inserimento manuale, che per sua natura è essenzializzato. SAP e OpenText propongono una visione completa della tematica, che include la digitalizzazione e la cattura delle informazioni, ma la supera e la integra all’interno di SAP per una gestione e un monitoraggio dell’intero processo. SAP Digital Content Processing by OpenText è una piattaforma a supporto di ogni processo document-driven il cui scopo è alimentare SAP di informazioni transazionali (come conferme di ordini di vendita, ordini di acquisto, documentazione dei dipendenti).

Ad integrazione del processo completo, SAP Digital Content Processing by OpenText include funzionalità di workflow per le validazioni e il processing delle informazioni (come modifiche e approvazioni). Oltre al mondo transazionale SAP, il prodotto è nativamente integrato con le altre soluzioni OpenText di estensione per SAP, come il modulo per la gestione delle fatture passive (Vendor Invoice Management) e la soluzione di gestione dei contenuti documentali (Extended ECM).

La messa in produzione di progetti di questo tipo è supportata dai Solution Accelerator, che sono casi d’uso preconfigurati costruiti sulla base delle aspettative dei clienti e delle esperienze di progetto.

Ad esempio, nell’elaborazione della conferma di un ordine di vendita, il modulo di capture contiene dei modelli di estrazione delle informazioni tipiche presenti nei documenti, e tramite l’auto-apprendimento possono bastare 3 o 4 iterazioni dei cicli di acquisizione per ottimizzare il risultato; inoltre sono già presenti le principali regole di validazione dei contenuti (come il controllo dell’anagrafica del cliente, della disponibilità dei materiali, o della ottenibilità della data di consegna richiesta); infine, la creazione dell’oggetto in SAP è automatica.

I vantaggi di una piattaforma integrata

Si tratta di una rivoluzione molto notevole perché in tal modo vengono automatizzate tutte quelle attività che prima richiedevano molti passaggi. Questo accelera la comunicazione e la cooperazione e aiuta i dipendenti a ridurre il tempo speso per le attività amministrative, rendendo l’immissione e l’approvazione dei dati più veloce e semplice da utilizzare.

Nel processo di trasformazione digitale di un’azienda, operante ad esempio nella logistica, l’automazione di processi quali il monitoraggio degli ordini di vendita o d’acquisto o le note di consegna in arrivo, riduce i tempi e gli errori del ciclo di processo e aiuta a digitalizzare più attività, dando inoltre l’opportunità di avere una visione completa del processo. E gli stessi vantaggi si riflettono in tutti quei settori in cui gli scambi informativi tra azienda e cliente non sono ancora totalmente digitalizzati, ma che hanno connaturata nella loro modalità di esecuzione la necessità di avere questi abilitatori.

Nel caso specifico del processo di acquisizione di informazioni che provengono dall’esterno e da sorgenti molteplici, i vantaggi di una piattaforma totalmente integrata in ambiente SAP e dotata di capacità di autoapprendimento per quanto concerne i layout dei documenti in entrata (anche supportato da Intelligenza Artificiale), consistono da un lato nella riduzione di errori, costi operativi e tempi, e dall’altro permettono una user experience di qualità supportata dagli innumerevoli vantaggi della tecnologia SAP.

Se infatti i dati sono la moneta della nuova economia, la velocità con cui si processano diventa un fattore fondamentale di guadagno e soddisfazione dei clienti.

L’articolo è parte di un progetto di comunicazione sviluppato con i partner SAP e OpenText

@RIPRODUZIONE RISERVATA

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