iot

Internet delle cose nei documenti, ecco la tecnologia

Eliminare l’acquisizione manuale documenti e automatizzare l’intero processo, estraendo al contempo dati importanti per migliorare il business. Vantaggi e prospettive della trasformazione digitale dei flussi documentali con l’iot OpenText-Sap

Pubblicato il 10 Dic 2018

Matteo Losi

head of digital awareness di SAP EMEA South

Giovanni Micozzi

Sr. Solution Consultant OpenText Italia

responsabile della conservazione

L’era dell’internet delle cose (IoT) entra anche nei documenti. Con una tecnologia in grado di acquisire i documenti e le informazioni in entrata (via carta, e-mail, fax o EDI), associargli dei metadati che li classificano immediatamente e li associano ai processi chiave. 

E’ il senso di una piattaforma sviluppata da SAP e OpenText. Quello della digitalizzazione si conferma infatti un processo di trasformazione che sta riguardando in maniera importante le aziende di tutti i settori, anche quelli che poco hanno a che fare col digitale in senso stretto. Un’evoluzione che ha innescato un circolo virtuoso, facendo nascere l’esigenza di nuove figure professionali e di nuove piattaforme e favorendo in maniera drammatica l’evoluzione dei prodotti in servizi. In questo scenario di abilitazione digitale dei processi, è un naturale passo avanti il debutto di un internet of things dei documenti.

Il salto culturale delle aziende verso la digitalizzazione

La spinta degli incentivi del Piano Industria 4.0, seppure importante da sola non basta a spiegare l’impegno delle aziende nell’innovazione dei processi di business. Chi si occupa di digitalizzazione dei processi aziendali sa bene che le aziende cominciano a comprendere le opportunità della digitalizzazione, in termini di riduzione dei costi, degli errori, dei tempi di risposta ai clienti e, quindi, di miglioramento della esperienza e della soddisfazione di questi ultimi.

Dopo anni di atteggiamento attendista, dunque, si registra un’importante evoluzione culturale: anche in settori che poco hanno a che vedere col digitale, le aziende stanno cominciando a essere consapevoli dell’importanza dei dati nei processi e per l’evoluzione del proprio modello di business. Cominciano a comprendere quanto e in che modo l’analisi delle informazioni sia un fattore abilitante per muoversi in aree e modalità di funzionamento “all digital”. Maturano la consapevolezza che non si può essere digitali solo all’esterno, ma si debba esserlo anche all’interno dei propri processi.

Un esempio per comprendere: l’industria dell’acciaio – che può essere considerata quanto di più lontano dal digitale – sta facendo investimenti importanti e sono molte altre le aziende dei settori più diversi e le startup che stanno cavalcando l’onda della trasformazione digitale e lanciando iniziative un po’ su tutte le funzioni aziendali.

L’IoT dei documenti

Il mercato, dunque, sta andando verso la maturità anche se con andamenti diversi in base al settore e con le aziende che fanno uso dei canali primari di comunicazione col cliente finale più avvantaggiate delle altre. L’Italia ha senza dubbio esempi di eccellenza, ma probabilmente non in numero sufficiente a trainare la trasformazione delle filiere. Quello che è importante è, comunque, che le aziende abbiano iniziato processi di trasformazione digitale, di adozione di tecnologie prima per la raccolta di dati, poi per la connessione degli oggetti in ottica IoT per cercare di unire i dati e i processi aziendali.

Nell’IoT, i dati che prima venivamo raccolti con processi manuali automatizzati dai sensori, sono stati canalizzati nei repository big data e messi a disposizione delle aziende per fare analisi, raffinamenti, creare nuovi modelli di business e nuovi servizi elaborati su questi dati. La stessa identica cosa accade oggi con i flussi documentali ricevuti dalle aziende: si tratta, per la maggior parte di flussi manuali che richiedono molto lavoro per essere incanalati e collegati con i processi corretti. In questo senso la tecnologia SAP Digital Content Processing by OpenText può essere definita l’Internet of things dei documenti: una tecnologia in grado di acquisire i documenti e le informazioni in entrata, associargli dei metadati che li classifichino immediatamente e abbinarli ai processi chiave.

Un processo che, inoltre, permette di generare informazioni aggiuntive che altrimenti verrebbero perse in un processo di inserimento manuale, che per sua natura è essenzializzato. SAP e OpenText propongono una visione completa della tematica, che include la digitalizzazione e la cattura delle informazioni, ma la supera e la integra all’interno di SAP per una gestione e un monitoraggio dell’intero processo. SAP Digital Content Processing by OpenText è una piattaforma a supporto di ogni processo document-driven il cui scopo è alimentare SAP di informazioni transazionali (come conferme di ordini di vendita, ordini di acquisto, documentazione dei dipendenti).

Ad integrazione del processo completo, SAP Digital Content Processing by OpenText include funzionalità di workflow per le validazioni e il processing delle informazioni (come modifiche e approvazioni). Oltre al mondo transazionale SAP, il prodotto è nativamente integrato con le altre soluzioni OpenText di estensione per SAP, come il modulo per la gestione delle fatture passive (Vendor Invoice Management) e la soluzione di gestione dei contenuti documentali (Extended ECM).

La messa in produzione di progetti di questo tipo è supportata dai Solution Accelerator, che sono casi d’uso preconfigurati costruiti sulla base delle aspettative dei clienti e delle esperienze di progetto.

Ad esempio, nell’elaborazione della conferma di un ordine di vendita, il modulo di capture contiene dei modelli di estrazione delle informazioni tipiche presenti nei documenti, e tramite l’auto-apprendimento possono bastare 3 o 4 iterazioni dei cicli di acquisizione per ottimizzare il risultato; inoltre sono già presenti le principali regole di validazione dei contenuti (come il controllo dell’anagrafica del cliente, della disponibilità dei materiali, o della ottenibilità della data di consegna richiesta); infine, la creazione dell’oggetto in SAP è automatica.

I vantaggi di una piattaforma integrata

Si tratta di una rivoluzione molto notevole perché in tal modo vengono automatizzate tutte quelle attività che prima richiedevano molti passaggi. Questo accelera la comunicazione e la cooperazione e aiuta i dipendenti a ridurre il tempo speso per le attività amministrative, rendendo l’immissione e l’approvazione dei dati più veloce e semplice da utilizzare.

Nel processo di trasformazione digitale di un’azienda, operante ad esempio nella logistica, l’automazione di processi quali il monitoraggio degli ordini di vendita o d’acquisto o le note di consegna in arrivo, riduce i tempi e gli errori del ciclo di processo e aiuta a digitalizzare più attività, dando inoltre l’opportunità di avere una visione completa del processo. E gli stessi vantaggi si riflettono in tutti quei settori in cui gli scambi informativi tra azienda e cliente non sono ancora totalmente digitalizzati, ma che hanno connaturata nella loro modalità di esecuzione la necessità di avere questi abilitatori.

Nel caso specifico del processo di acquisizione di informazioni che provengono dall’esterno e da sorgenti molteplici, i vantaggi di una piattaforma totalmente integrata in ambiente SAP e dotata di capacità di autoapprendimento per quanto concerne i layout dei documenti in entrata (anche supportato da Intelligenza Artificiale), consistono da un lato nella riduzione di errori, costi operativi e tempi, e dall’altro permettono una user experience di qualità supportata dagli innumerevoli vantaggi della tecnologia SAP.

Se infatti i dati sono la moneta della nuova economia, la velocità con cui si processano diventa un fattore fondamentale di guadagno e soddisfazione dei clienti.

L’articolo è parte di un progetto di comunicazione sviluppato con i partner SAP e OpenText

Valuta la qualità di questo articolo

La tua opinione è importante per noi!

Speciale PNRR

Tutti
Incentivi
Salute digitale
Formazione
Analisi
Sostenibilità
PA
Sostemibilità
Sicurezza
Digital Economy
CODICE STARTUP
Imprenditoria femminile: come attingere ai fondi per le donne che fanno impresa
DECRETI
PNRR e Fascicolo Sanitario Elettronico: investimenti per oltre 600 milioni
IL DOCUMENTO
Competenze digitali, ecco il nuovo piano operativo nazionale
STRUMENTI
Da Istat e RGS gli indicatori per misurare la sostenibilità nel PNRR
STRATEGIE
PNRR – Piano nazionale di Ripresa e Resilienza: cos’è e novità
FONDI
Pnrr, ok della Ue alla seconda rata da 21 miliardi: focus su 5G e banda ultralarga
GREEN ENERGY
Energia pulita: Banca Sella finanzia i progetti green incentivati dal PNRR
TECNOLOGIA SOLIDALE
Due buone notizie digitali: 500 milioni per gli ITS e l’inizio dell’intranet veloce in scuole e ospedali
INNOVAZIONE
Competenze digitali e InPA cruciali per raggiungere gli obiettivi del Pnrr
STRATEGIE
PA digitale 2026, come gestire i fondi PNRR in 5 fasi: ecco la proposta
ANALISI
Value-based healthcare: le esperienze in Italia e il ruolo del PNRR
Strategie
Accordi per l’innovazione, per le imprese altri 250 milioni
Strategie
PNRR, opportunità e sfide per le smart city
Strategie
Brevetti, il Mise mette sul piatto 8,5 milioni
Strategie
PNRR e opere pubbliche, la grande sfida per i Comuni e perché bisogna pensare digitale
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr
CODICE STARTUP
Imprenditoria femminile: come attingere ai fondi per le donne che fanno impresa
DECRETI
PNRR e Fascicolo Sanitario Elettronico: investimenti per oltre 600 milioni
IL DOCUMENTO
Competenze digitali, ecco il nuovo piano operativo nazionale
STRUMENTI
Da Istat e RGS gli indicatori per misurare la sostenibilità nel PNRR
STRATEGIE
PNRR – Piano nazionale di Ripresa e Resilienza: cos’è e novità
FONDI
Pnrr, ok della Ue alla seconda rata da 21 miliardi: focus su 5G e banda ultralarga
GREEN ENERGY
Energia pulita: Banca Sella finanzia i progetti green incentivati dal PNRR
TECNOLOGIA SOLIDALE
Due buone notizie digitali: 500 milioni per gli ITS e l’inizio dell’intranet veloce in scuole e ospedali
INNOVAZIONE
Competenze digitali e InPA cruciali per raggiungere gli obiettivi del Pnrr
STRATEGIE
PA digitale 2026, come gestire i fondi PNRR in 5 fasi: ecco la proposta
ANALISI
Value-based healthcare: le esperienze in Italia e il ruolo del PNRR
Strategie
Accordi per l’innovazione, per le imprese altri 250 milioni
Strategie
PNRR, opportunità e sfide per le smart city
Strategie
Brevetti, il Mise mette sul piatto 8,5 milioni
Strategie
PNRR e opere pubbliche, la grande sfida per i Comuni e perché bisogna pensare digitale
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr

Articoli correlati