Quality management software, le soluzioni per aziende

Il Quality management è nato alla fine degli anni Settanta al di là dell’Oceano Atlantico e, in pochi anni, è uscito dalle catene di produzione per estendersi ad alti reparti aziendali. Gioca un ruolo principale laddove c’è manifattura, ma nulla esclude che gli standard di qualità possano venire applicati anche a procedure e flussi interni ed esterni all’azienda quali, per esempio, la comunicazione tra diversi dipartimenti e quella con clienti, fornitori e autorità.

Ci sono software che coadiuvano le aziende nell’introduzione, nella pianificazione e nella gestione delle politiche di Quality management.

I principali vantaggi dei software di Quality management

La gestione della qualità è da considerare al pari di un sigillo di garanzia che l’azienda appronta sul petto e costituisce il primo vantaggio, poiché le imprese che possono certificare la qualità di ciò che producono hanno un maggiore appeal sul mercato. Oltre a questo, che appare essere il vantaggio maggiormente spendibile, ce ne sono altri:

• riduzione del costo industriale: pianificare la qualità prima che inizi la produzione consente di ridurre gli errori e quindi di comprimere i costi anche in fase di approvvigionamento di materie prime
• consolidamento dei miglioramenti: la qualità raggiunta non è una condizione estemporanea, è una base solida che può essere resa ancora più granitica affinché gli standard siano sempre più elevati
• trasparenza: procedure aziendali più trasparenti e condivise consentono una verifica interna più puntuale, a ulteriore vantaggio per la qualità le cui criticità possono venire intercettate con maggiore puntualità

A questi atout, che si possono considerare prettamente fisici, se ne uniscono altri che rientrano nella sfera delle soft skill ma parimenti importanti:

• cultura dell’errore: intendere ogni errore al pari di un’occasione per migliorare è opportuno e costruttivo. Lavorare senza compiere errori è impossibile, farne tesoro è questione di sopravvivenza per ogni azienda. Coinvolgere tutti i dipendenti nel processo di gestione della qualità, oltre a essere un acceleratore, incrementa la revisione paritaria (peer review) e stimola la collaborazione tra collaboratori e comparti aziendali
• trasferimento della conoscenza: è strettamente legato alla documentazione dei processi lavorativi la quale, oltre a garantire la continuità operativa, facilita l’inserimento di nuovi dipendenti.

Il Quality management è una filosofia, un processo aziendale trasversale che non si può considerare concluso ma è da intendere come in itinere.

La pianificazione della qualità è precedente ai prodotti e ai servizi erogati e come tale va concepita.

Quali strumenti e funzionalità cercare in un software di Quality management

Prima di approfondire questo argomento è opportuno concentrarsi sull’idea stessa di qualità, che non può essere confinata solo ai contesti produttivi ma che è da intendere come requisito essenziale per tutta l’azienda e le sue ramificazioni esterne. È secondo quest’egida che i requisiti fondamentali di un software per il Quality management devono essere presi in considerazione e quindi occorre che mettano in condizione di pianificare:

• la politica aziendale rispetto alla qualità,
• gli obiettivi della qualità,
• la gestione dei dati,
• la gestione della documentazione,
• le analisi qualitative (modalità e periodicità di somministrazione),
• l’analisi e la gestione dei processi interni,
• le opportunità di miglioramento della qualità,
• il sistema di feedback per misurare il gradimento dei clienti.

Quando un’azienda affronta l’argomento qualità non può esimersi dal situarsi in un contesto di digitalizzazione, perché i dati diventano fondamentali.

Implementare un sistema di gestione della qualità con l’aiuto del software

Ogni processo aziendale e ogni implementazione di un sistema è, prima di tutto, un esercizio di organizzazione e, come tale, può essere disegnato a penna su un foglio.

Un software, a prescindere dallo scopo a cui è adibito, facilita e accelera il raggiungimento degli obiettivi prefissati ma non inventa soluzioni, soprattutto in ambiti complessi come quelli della gestione della qualità.

Una delle prerogative principali di un software di Quality management è la centralizzazione e la conseguente condivisione di dati, dell’analisi su questi implementata e della documentazione che ne consegue, stabilendo peraltro principi di assegnazione delle responsabilità nelle politiche della qualità.

Un simile software consente la gestione delle verifiche (audit interni o esterni), la gestione di ciò che non risulta conforme agli standard qualitativi e quella dei reclami.

È profondamente errato credere che la gestione della qualità riguardi soltanto i prodotti o i servizi: è più puntuale affermare che questi sono oggetto di politiche di qualità perché l’azienda lavora al proprio interno secondo standard e protocolli precisi.

A titolo di esempio facciamo un breve excursus tra le procedure di un’azienda che contemplano la documentazione dei processi interni e non hanno a che fare direttamente con il core business. Si può dire che:

• la procedura nasce da una condivisione degli obiettivi ed è redatta grazie all’intervento di tutte le parti coinvolte,
• una modifica della procedura viene comunicata a tutte le parti rendendo quella precedente non più disponibile,
• la procedura viene verificata con una certa periodicità e, in prossimità della scadenza del termine, le persone coinvolte nella sua stesura vengono avvertite da un sistema di alert preconfigurato,
• le procedure sono riservate a un pool di dipendenti e devono quindi sottostare a politiche di controllo degli accessi, cosa ancora più essenziale se si considera che la consultazione e la redazione delle procedure deve essere possibile anche dall’esterno dell’azienda,
• ogni procedura deve essere ufficializzata e può necessitare di un ulteriore supporto quale, per esempio, un aggiornamento software o una formazione specifica da somministrare ai dipendenti coinvolti nel processo aziendale a cui la procedura fa riferimento.

Per quanto banale possa sembrare, l’implementazione di un software per il Quality management deve basarsi su una solida idea dei principi di qualità da perseguire.

L’influenza del software di Quality management sull’innovazione nelle aziende

Partiamo dal presupposto che nelle aziende nelle quali esiste un software di Quality management vige già una certa predisposizione alla digitalizzazione. A ciò va aggiunto che, essendo la gestione della qualità un processo aziendale, è opportuno che questo venga inserito in una piattaforma di gestione dei flussi aziendali. A prescindere da ciò, ci sono altre leve che spingono un’azienda verso l’innovazione:

• la necessità di documentazione centralizzata,
• la gestione dei dati, la loro analisi e il loro accesso a utenti autorizzati,
• maggiore controllo sui sistemi di produzione e introduzione di nuove tecniche di produzione per aumentare la qualità,
• introduzione di politiche di miglioramento che comportano l’adozione di altra innovazione come, per esempio, un sistema di gestione dei flussi.

Il panorama delle soluzioni software è densamente popolato e guarda a diversi settori economici.

I software di Quality management

Ne esistono molti guardano a platee e a scopi d’uso diversi. Ogni soluzione fornisce un adeguato supporto alla gestione della qualità pure partendo, in qualche modo paradossalmente, da presupposti differenti. Aspetto questo che, di primo acchito almeno, può apparire controverso: sembrano esserci diversi approcci per la valutazione degli standard di qualità. Addentrandosi però nelle specifiche delle soluzioni software, ci si rende conto che tutto ciò ha una sua logica, perché la profondità e la trasversalità dei controlli di qualità sono anch’esse molto variegate e dipendono dal mercato di riferimento, dalla digitalizzazione delle imprese e anche dalle necessità di integrare tali software con altri già in possesso delle aziende stesse.

SAP QM

È un modulo SAP che si integra con facilità ai sistemi già in uso all’azienda e che impronta la propria filosofia su tre passaggi fondamentali: i piani di verifica della qualità, le notifiche relative alla qualità e la reportistica. Lineare nel suo modo di proporsi a chi ne fa uso, è da considerare nell’ottica di un’azienda nella quale viene già svolta una verifica della qualità delle materie prime, la manutenzione degli impianti di produzione e la pianificazione della produzione stessa, aspetti coperti da altri moduli SAP, suite di prodotti al cui interno SAP QM trova una collocazione naturale e persino logica. I prezzi sono comunicati a chi ne fa richiesta e variano dalle necessità delle singole imprese.

Intelex Quality Management Software

Piattaforma che fa della semplicità d’uso e della collaborazione due punti di forza invidiabili. L’utilizzo è immediato e questo favorisce l’impiego di Intelex Quality Management Software in tutti i ranghi e i livelli di un’impresa, anche in quei comparti in cui non vige ancora una cultura digitale. Si sposa con qualsiasi settore economico ed è adatta all’uso mediante dispositivi mobili, cosa sempre più indispensabile anche nelle realtà dell’industria manifatturiera (e nel secondario più in generale).

I prezzi sono comunicati a chi ne fa richiesta ma, oltre alla possibilità di assistere a una demo, si può provare la versione gratuita che restituisce le possibilità del software, tra la facilità nel disegnare flussi e l’ampia libreria di applicazioni disponibili.

Greenlight Guru Quality Management Software

È un prodotto pensato per la qualità dei dispositivi medici ed è di facile utilizzo al fine di adattarsi anche a liberi professionisti e a piccole-medie imprese. Greenlight Guru è dotato di tutte le peculiarità che abbiamo citato in questo articolo, ma dispone di Api proprietarie che ne facilitino l’integrazione con altri applicativi, solo nelle versioni più evolute, il cui prezzo è comunicato a chi ne fa espressa richiesta. È possibile organizzare una demo online per testare la flessibilità del servizio, che si prefigge di seguire chi ne fa uso lungo tutto il processo di produzione.