Google Workspace: le funzionalità utili alle aziende

C’è chi ricorda Google Workspace con i suoi nomi precedenti ossia, nell’ordine, Google Apps e G Suite ma, al di là dell’evoluzione indotta dal passare del tempo, la sostanza rimane la medesima: un ecosistema di strumenti erogati in Cloud per favorire attività e collaborazione online.

Il Cloud computing come lo intende Big G con Google Workspace è una suite di prodotti e servizi pensati per essere molto facili da usare e accessibili via web e via app per dispositivi mobili.

Tuttavia, Google Workspace non va confuso con i tanti prodotti e servizi che Google eroga in Cloud e che – più o meno direttamente – si contendono il mercato dei Big data lungo tutta la filiera. Il raggio di azione, in questo specifico caso, è ampio ma limitato.

Cosa si intende per Google Workspace

Un insieme di servizi dediti alla collaborazione, come detto, orientati a un pubblico aziendale ma non del tutto avulso alla clientela privata. I servizi cloud sono:

• Gmail, nella veste professionale e personalizzata che permette di usare indirizzi email come, per esempio, nome.cognome@nomeazienda.it
• Calendar, ossia la creazione di calendari, integrarli nelle diverse applicazioni della suite e condividerli
• Meet e Chat, strumenti per le conferenze video e voce e un servizio di messaggistica, anche questi integrati in tutti gli applicativi di Google Workspace
• Documenti, fogli e presentazioni, strumenti per l’elaborazione del testo, per i fogli di calcolo e per le presentazioni che richiamano i più famosi applicativi delle suite per l’ufficio di Microsoft
• Keep, per creare note e liste
• Sites, strumenti che semplificano e velocizzano la creazione di pagine web
• Moduli, consente di realizzare sondaggi
• Drive, Cloud storage per l’archiviazione dei file
• Cloud search, permette di trovare file all’interno di Drive
• App script, consente invece la personalizzazione dei processi, uno strumento low-code per integrare Workspace con altri servizi o soluzioni.

Un elenco che, di suo, rende l’idea delle cose che si possono fare con Google Workspace.

Cosa si può fare con Google Workspace

Google Workspace è un alleato per le aziende, per i professionisti, per gli studenti e per chiunque abbia compreso la duttilità del Cloud o ne abbia bisogno.

Al netto degli applicativi aziendali, la gestione tipica di un ufficio può essere completamente effettuata online, contando su principi di collaborazione che annullano le distanze e riducono i tempi. Questo vale anche per gli studenti e qualsiasi utente disposto ad abbracciare la praticità del lavoro tramite la Nuvola.

Fogli di calcolo, documenti e presentazioni sono ormai nelle abitudini d’uso comune, così come lo è l’email e lo sono le applicazioni per la comunicazione a distanza. Molte delle app della suite Google Workspace sono integrabili tra loro e, usando App script, si possono integrare con altri applicativi o, non di meno, creare automatismi e trigger pure non avendo conoscenze di programmazione approfondite.

La sicurezza e la privacy, grossi temi dell’era digitale, sono garantiti dall’impegno con cui Google custodisce e amministra i propri Data center. Non da ultimo, il perfetto funzionamento di Workspace è monitorato senza sosta.

Come fare per accedere a Google Workspace

Le organizzazioni con meno di 300 dipendenti e collaboratori possono provare Google Workspace gratuitamente a questo link, mentre quelle più grandi devono passare per l’ufficio vendite.

Per accedere occorre un account Google Workspace che, almeno dal punto di vista tecnico, è gestito da uno o più amministratori interni all’organizzazione. Per utilizzare l’account è sufficiente inserire le proprie credenziali (indirizzo email e password).

Chi, in precedenza, ha fatto uso di Microsoft Outlook, deve usare il tool Google Workspace Migration for Microsoft Outlook (GWMMO) che provvederà a importare le email di ogni singolo utente.

Come si paga e quanto dura la prova gratuita di Google Workspace

Il servizio si paga o con carta di credito o debito, oppure con addebito diretto su conto corrente e, ancora, con pagamenti anticipati. Le politiche di pagamento possono cambiare da Paese a Paese ed è possibile optare per il rinnovo non automatico.

Il periodo di prova dura 14 giorni, durante i quali tutti i servizi possono essere utilizzati senza limiti.

Chi è l’amministratore di Google Workspace

È una persona che gestisce i servizi per conto dell’organizzazione e che, a seconda delle direttive internet, concede l’accesso ai tool disponibili in Google Workspace. La configurazione avviene attraverso un cruscotto online.