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Be MEF Be SMART

Smart Working nella PA, il caso Ministero dell’Economia e Finanze

Il progetto pilota Be MEF Be SMART sarà esteso fino al 2019 e coinvolgerà nuove sedi. Vediamo come sta andando lo smart working al MEF, benefici (sul personale e sul lavoro) e problemi (tutti di natura tecnica) sperimentati

12 Giu 2018

Assunta D'Aquale

Comunicatore PA


Lo Smart Working riguarda circa 305 mila lavoratori, suddiviso con percentuali più rilevanti nelle imprese private, mentre riguardo alla Pubblica Amministrazione siamo intorno a circa il 5% (leggi tutto su smart working nella PA). Secondo i risultati della ricerca dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di MilanoSmart Working: sotto la punta dell’Icebergsi tratta di un fenomeno di cui si riesce a cogliere soltanto la parte sommersa, sotto la quale si nascondono grandi opportunità per ripensare il lavoro del futuro, per migliorare le prestazioni lavorative e soprattutto il benessere organizzativo delle imprese private e della PA.

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Sempre secondo i dati raccolti da questa ricerca, i benefici dello Smart Working si rivelano molto significativi riguardo il miglioramento della produttività, la riduzione dell’assentissimo e l’abbattimento dei costi per gli spazi fisici utilizzati nel lavoro tradizionale, mentre i vantaggi per gli smart workers si misurano soprattutto in termini di riduzione dei tempi e costi di trasferimento, miglioramento del work-life balance e aumento della motivazione e soddisfazione.

Molto interessante è l’analisi condotta sulla disponibilità delle tecnologie digitali, condizione necessaria per permettere alle persone di svolgere il proprio lavoro anche da remoto, che nelle grandi aziende sono abbastanza diffuse, mentre un discorso a parte riguarda la capacità di utilizzo delle tecnologie da parte dei lavoratori che risultano spesso limitate a causa dalla mancanza di competenze adeguate.

Be MEF Be SMART, il progetto pilota del Ministero dell’economia e delle finanze

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L’approvazione nel 2017 della legge n.81/207 sul Lavoro Agile ha contribuito ad alimentare il dibattito sul tema e ha soprattutto incoraggiato le sperimentazioni sia tra le imprese che nella PA, dove sono stati lanciati alcuni progetti strutturati come quello del MEF, i cui primi risultati sono stati illustrati durante un Workshop formativo al ForumPA2018, curato dal Dipartimento dell’Amministrazione Generale, del Personale e dei Servizi.

Tale progetto è inserito nell’ambito di una serie di iniziative volte alle politiche inclusive di pari opportunità e di innovazione, che hanno come obiettivi principali il benessere organizzativo e la conciliazione delle esigenze vita-lavoro.

Il MEF consta complessivamente di 10.185 unità di personale (dato rilevato al 1 gennaio 2018 per area giuridica) di cui 4.863 nelle sedi centrali pari al 47,75% del totale e 5322 nelle sedi dislocate sul territorio nazionale pari al 52,25% del totale.

Le varie fasi del progetto

Il progetto pilota è iniziato nel 2016 con la prima fase di analisi nel contesto, sfociando poi concretamente nell’istituzione di un gruppo di lavoro interdipartimentale e la conseguente elaborazione di un documento di Policy Mef, mentre l’avvio del progetto vero e proprio risale al luglio 2017. A dicembre dello stesso anno si arriva a una prima valutazione del progetto e si decide di prorogare il progetto fino a gennaio 2019.

Attualmente i lavoratori in Smart Working risultano 311, e possono svolgere le seguenti attività:

  1. Attività di analisi, studio e ricerca;
  2. Attività di natura ispettiva con riferimento alla stesura di relazioni, adempimenti istruttoria e reportistica consequenziale;
  3. Attività di natura istruttoria con riferimento ad istanze on line e/o attività dematerializzata;
  4. Elaborazione di schemi di atti normativi, pareri, studi, etc;
  5. Adempimenti connessi al controllo di gestione e agli applicativi in uso.

L’accesso a questa tipologia di lavoro avviene secondo il regolamento interno e l’assegnazione secondo determinati criteri di priorità che riguardano essenzialmente requisiti legati alle condizioni personali del richiedente, come ad esempio lo stato di maternità, esigenze per i figli minori, monogenitorialità e via dicendo.

Al fine di verificare l’andamento del progetto, e dunque valutare l’opportunità di perfezionamento e implementazione a regime, a fine dicembre 2017 è stata avviata un’attività di monitoraggio e valutazione che si è conclusa a gennaio 2018. I dati, che sono stati raccolti attraverso Moduli e Questionari, hanno evidenziato una positiva condivisione del progetto sia lato Amministrazione che lato personale coinvolto.

Benefici e criticità del progetto

I benefici riscontrati nell’ambito dell’attività lavorativa in Smart Working riguardano sia l’Amministrazione che il personale coinvolto nel progetto. Da segnalare, da parte dell’Amministrazione, l’incremento della motivazione del personale, determinato dal miglioramento qualitativo e quantitativo dell’attività lavorativa, una migliore organizzazione del lavoro e una riduzione dei tempi nell’elaborazione degli output. Mentre nei dipendenti è aumentata la soddisfazione personale e soprattutto la motivazione, dato il risparmio in termini di tempo che hanno consentito allo smart worker di conciliare maggiormente l’attività lavorativa con le esigenze familiari.

Non sono mancate certamente alcune criticità che hanno riguardato la connessione di rete o malfunzionamenti occasionale dei dispositivi, e quindi problemi legati in genere ad aspetti tecnici.

Data l’esperienza positiva il Mef ha deciso di proseguire la sperimentazione e di estenderla anche alle altre sedi dislocate sul territorio nazionale, prevedendo un’attività di monitoraggio e valutazione. Da sottolineare anche che tutto il personale coinvolto nel progetto prevede la formazione in collaborazione con la Scuola Nazionale della Pubblica Amministrazione attraverso la somministrazione di seminari formativi e informativi o webinar.

Oltre che l’avvio del progetto a regime nelle sedi centrali e dislocate, per il futuro il Mef prevede la redazione e il perfezionamento della documentazione (policy, sicurezza informatica etc), l’individuazione e il confronto con le best practices pubbliche, l’implementazione dell’infrastruttura informative e tante altre iniziative che hanno lo scopo di migliorare e incentivare l’applicazione dello Smart Working.

Il PON “Governance e capacità istituzionale “2014-2020

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Nel febbraio del 2015 la Commissione Europea ha adottato il Programma Operativo Nazionale Governance e Capacità Istituzionale, che ha lo scopo di contribuire a una crescita intelligente, sostenibile e inclusiva attraverso il potenziamento e la modernizzazione della Pubblica Amministrazione. Tale programma, che prevede oltre 827 milioni di euro di dotazione finanziaria comprensive di risorse comunitarie e pubbliche nazionali, ha due specifici obiettivi: da una parte quello di rafforzare la capacità istituzionale delle autorità pubbliche, creando un’amministrazione pubblica efficiente (OT 11), mentre dall’altra, quello di migliorare l’accesso alle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (OT 2).

Il progetto “Lavoro agile per il futuro della PA”

Nell’ambito di questo programma prende l’avvio del progetto “Lavoro agile per il futuro della PA”, il quale si rivolge all’individuazione delle Pubbliche Amministrazioni centrali, regionali e locali interessate all’avvio di progetti di Smart working alle quali fornire un supporto personalizzato nell’attuazione di tale obiettivo. La realizzazione di tale progetto compete al Dipartimento per le pari opportunità (DPO), in qualità di Amministrazione beneficiaria, e il Dipartimento della Funzione Pubblica (DFP), in qualità di Organismo Intermedio. Il MEF, che nel maggio 2017 ha aderito al progetto, è rientrato nelle 10 Amministrazioni pubbliche aventi diritto a un supporto specifico per la prosecuzione dello Smart Working, che verrà utilizzato in particolare all’attività di formazione per il personale e per l’individuazione di strumenti per il monitoraggio e la valutazione delle sperimentazioni.

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