Come ogni anno, nel mese di settembre è iniziata la corsa al lancio delle ultime gare dell’anno. E’ un fenomeno noto dovuto a vincoli amministrativi che si manifesta puntualmente ogni autunno e mette a dura prova la capacità e l’affidabilità degli strumenti telematici di acquisizione, in particolare quelli che gestiscono gare di valore economico più modesto come il MePA.
Dopo il lancio della nuova piattaforma MePA avvenuto nel febbraio scorso ci aspettiamo che le cose possano andare meglio degli anni scorsi, quando a causa dei malfunzionamenti che rendevano il sistema quasi inutilizzabile in orario di lavoro considerammo seriamente la possibilità di organizzare corsi serali di formazione per enti e imprese sul MePA in quanto dopo le 19:00 era più probabile riuscire ad completare una operazione in tempi ragionevoli e soprattutto senza incappare nella famigerata finestra che recita “Si è verificato un errore”.
Lavorare con lentezza
In effetti già il secondo giovedì di settembre i tempi medi per accedere alla pagina contenente l’elenco delle gare in corso (tre semplici click) hanno sfiorato il minuto, a seconda dell’orario in cui si tentava l’accesso, e nella stessa settimana molte imprese lamentavano l’impossibilità di presentare una domanda di abilitazione a causa della lentezza e degli errori. Immaginate che cosa significhi lavorare con queste prestazioni. E in quei giorni eravamo alla seconda settimana di settembre, solo la vigilia del periodo difficile.
Che cosa fareste se per accedere ad Amazon fosse necessario attendere così tanto? O forse è meglio che non ci pensiate, visto che usare il MePA è comunque un obbligo di legge.
Consip ha una grande responsabilità, è inoltre un società con competenze informatiche, confidiamo dunque che quest’anno possa andare molto meglio anche in ragione della nuova piattaforma operativa dal mese di febbraio scorso. Nei prossimi mesi l’Osservatorio MePA ce ne darà la conferma.
Cambiare i processi migliora le cose
Ce lo insegnavano fin da quando eravamo ragazzi: digitalizzare i processi senza reingegnerizzarli può addirittura peggiorarne l’efficacia.
E purtroppo, solo per dare la misura di quanto questo principio sia condiviso, nella piattaforma digitale ancora la maggior parte delle gare scade alle 12:00 o alle 13:00, ossia nell’ora di punta della piattaforma con i conseguenti rischi di indisponibilità o disservizio. Ma questa non è neanche l’ombra della punta dell’iceberg del fenomeno.
Nonostante gli sforzi per promuovere nell’ambito del MePA strumenti di acquisizione più efficienti come Trattativa Diretta e soprattutto l’Ordine Diretto da Catalogo, la maggior parte della spesa sul MePA transita ancora attraverso Richieste di Offerta (58%), mentre sono perfettamente bilanciati al 22% Ordini di Acquisto e Trattative Dirette. E c’è di più: il 98% delle procedure di acquisto eseguite tramite Richiesta di Offerta ha valore economico inferiore a € 40.000 e pertanto si tratta di gare che potrebbero essere gestite in modo molto più efficiente tramite altri strumenti più rapidi ed efficienti come la Trattativa Diretta (che non è altro che una Richiesta di Offerta ultrasemplificata) e soprattutto l’Ordine Diretto di acquisto che consente di confrontare migliaia di Offerte sottoposte continuamente a rilancio competitivo nel Catalogo da parte dei fornitori. Pochi sanno che le Offerte nel Catalogo sono dinamiche: proprio adesso mentre leggiamo queste righe, qualche Fornitore del MePA dopo aver confrontato le proprie Offerte con quelle dei concorrenti le sta modificando per migliorarle. Giorno e notte, sabato e domenica inclusi.
Il ricorso alla Trattativa Diretta (che è lo strumento più recente introdotto da Consip nel MePA) sta aumentando sensibilmente e se ne prevede per il futuro un uso ulteriormente crescente come alternativa agli affidamenti oggi eseguiti tramite RdO. Ciò accade perché la Trattativa Diretta è molto più semplice e rapida da usare e consente un approccio più “sereno” da parte del personale degli Enti pubblici con modesta esperienza in ambito gare telematiche. La Trattativa Diretta è inoltre uno strumento più flessibile di quanto possa sembrare perché consente non solo l’esecuzione di affidamenti diretti ex art. 36, comma 2, lett. a) D.Lgs. 50/2016 ma anche procedure negoziate senza previa pubblicazione di bando con una sola Impresa di valore economico anche superiore a € 40.000 (ex art. 63 D.Lgs. 50/2016).
Le cose stanno migliorando
Si può affermare che l’utilissima introduzione della Trattativa Diretta abbia portato evidenti benefici alle Amministrazioni in termini di efficienza dei processi amministrativi, evitando il ricorso alla più complessa Richiesta di Offerta per i numerosi appalti di valore inferiore a € 40.000 per i quali risulta ancora difficile o del tutto impossibile l’utilizzo del Catalogo MePA a causa delle gravi e ricorrenti criticità operative e funzionali che ancora oggi purtroppo lo affliggono.
L’aumento di popolarità della Trattativa Diretta e le criticità del Catalogo sono confermate anche dai primi dati 2018 dell’Osservatorio MePA che mostrano un crescita dell’uso della Trattativa Diretta di 6 punti percentuali a discapito degli Ordini Diretti di Acquisto (- 4%) e delle RdO (- 2%).
Quali saranno le prossime mosse di Consip?
Ma non basta, quali saranno le prossime mosse di Consip? A fine 2017 Consip annunciava il completo rinnovamento del MePA “a breve, per fasi”. La prima fase ha visto la luce nel febbraio 2018, poi nulla più. Sicuramente sono ancora impegnati nella risoluzione dei problemi degli strumenti di ricerca e confronto delle Offerte nel Catalogo, ma in ogni caso la scelta di non fare modifiche al portale nel periodo autunnale è stata saggia perché l’operazione avrebbe avuto conseguenze disastrose sugli importantissimi appalti di fine anno. Gennaio sarebbe un periodo buono per attuare le prossime modifiche che, come Consip ha già annunciato, riguarderanno nuove procedure negoziali, le fasi di abilitazione e gli strumenti di gestione del catalogo per le imprese. E allora attendiamo fiduciosi e lavoriamo senza sosta per gli appalti dell’ultimo quarto del 2018!
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