Ordine elettronico, una tecnologia destinata a diffondersi: tutti i vantaggi

Arriva l’NSO – Nodo Smistamento ordini. In autunno i fornitori delle aziende facenti parte del Servizio sanitario nazionale, si troveranno nella necessità di acquisire e gestire al meglio gli ordini di acquisto in formato XML. È doveroso segnalare che questo nuovo tipo di documento sarà formato sulla base di uno standard internazionale: solo questa precisazione rende evidente quanto sia fin da ora molto riduttivo pensare che l’introduzione di questa tipologia di documento rimanga limitata nello specifico settore della sanità nazionale. Approfondiamo dunque quali sono i vantaggi dell’ordine elettronico.

Il contesto

Nei Piani triennali inerenti alla digitalizzazione di diverse regioni, l’estensione dell’utilizzo di questa tipologia di ordine elettronico a tutti i settori è già ampiamente prevista e un esempio virtuoso ne è sicuramente la Regione Emilia Romagna, che in questo senso ha ampiamente precorso i tempi, inoltre la saggia decisione di utilizzare uno standard internazionale, porta immediatamente a pensare a un suo utilizzo su più larga scala, anche e soprattutto nel privato. Dall’entrata in vigore della fattura elettronica B2B parlare di documento elettronico, nello specifico in formato XML, è notevolmente più semplice: a circa 7 mesi dal suo avvio la gran parte degli interessati ha acquisito dimestichezza con la gestione di un documento strutturato in formato XML e molti, adeguando le proprie procedure aziendali, ne hanno tratto vantaggio soprattutto in fase di acquisizione e registrazione dei documenti fornitore nel ciclo passivo.

L’ordine elettronico non è altro che un ulteriore step verso la completa sostituzione del documento analogico (il cartaceo o il suo equivalente in formato pdf) con quello nativo digitale, in cui i dati sono egualmente presenti, ma in una forma strutturata e resi consultabili utilizzando un apposito quanto semplice visualizzatore; se fino ad un anno fa era consuetudine trasformare dati in un documento analogico, che a sua volta veniva tradotto in dati dal destinatario del documento, ora il processo è potenzialmente più lineare, permettendo l’implementazione di importanti automatismi sia in fase di spedizione che in fase di ricezione/registrazione; la visualizzazione del documento assume a questo punto un’importanza tanto più marginale quanto maggiore è l’informatizzazione delle procedure di avanzamento del ciclo attivo e passivo, anche e soprattutto in fase della insostituibile fase verifica di conformità.

I vantaggi dell’ordine elettronico

In questo scenario è evidente che un aggiornamento dei software gestionali in utilizzo alle aziende sia necessario quanto raccomandabile, ma occorre fare attenzione nella scelta degli strumenti privilegiando quelli che permettano una vera digitalizzazione dei processi, sia per quanto riguarda l’operatività che la loro corretta e affidabile integrabilità e scalabilità: l’aspetto relativo al costo, sicuramente importante, deve essere considerato senza perdere di vista l’obiettivo primario visto prima, pena diseconomie che in breve tempo annullerebbero il presunto risparmio iniziale. Nell’ottica di sensibilizzare gli interessati all’argomento, propongo di seguito un elenco dei potenziali punti a favore dell’ordine elettronico prima accennati:

• il documento è in un formato standard, i dati sono riportati secondo regole ben precise che non possono dare adito a controversie e/o interpretazioni: in sostanza il documento è conforme per tutti o non lo è.
• la trasmissione del documento è tracciata da ricevute e verificabile (e opponibile nel caso serva), è sempre possibile visualizzarlo per consultazione, per cui la necessità di archiviazione di cartaceo ancora presente in molte aziende viene ulteriormente ridotta; è utile ribadire che l’ articolo 2214 del Codice Civile dispone che è necessario conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite
• Il documento dematerializzato ha un costo minore di gestione e nel caso sia strutturato in base a regole comuni (quale è l’ordine elettronico) anche grandi possibilità di elaborazione dei dati in esso contenuti.
• La digitalizzazione delle procedure di gestione documentale, se ben progettate e implementate, permettono di raggiungere importanti economie, razionalizzando ed uniformando le operazioni di avanzamento nel ciclo di utilizzo del documento stesso.
• La struttura dell’ordine elettronico ne permette la lettura e acquisizione automatica dei dati in modo univoco e corretto, anche e soprattutto di quei dati apparentemente secondari quali riferimenti contrattuali o codici alternativi degli articoli, che verranno successivamente utilizzati al momento della consegna o della fatturazione per darne regolare corso.
• È possibile utilizzare il proprio codice destinatario impiegato nella fattura elettronica B2B per ricevere e trasmettere ordini e conferme. Lo stesso intermediario accreditato con lo SdI che utilizzate ora per inoltro e ricezione di fatture, può potenzialmente mettervi nella condizione di gestire ordini dalla PA nella stessa modalità. In alternativa, soprattutto in chiave futura relativamente al privato, esiste la possibilità di utilizzare portali PEPPOL in aggiunta o anche in sostituzione al canale SdI. Anche se previsto, l’utilizzo della PEC, per le caratteristiche insite dello strumento che è di gestione corrispondenza e non di trasmissione dati, è consigliabile solo in caso di un ridottissimo numero di documenti.
• I benefici attesi che se ne possono trarre sono direttamente proporzionali al volume di documenti trattati: è raccomandabile valutare l’impiego di risorse attuale e rimodellare il processo non cercando di replicare in forma diversa l’esistente, ma intervenendo in modo da sfruttare tutte le potenzialità viste finora
• L’ordine elettronico è un documento informatico a tutti gli effetti e come tale, una volta conservato a norma DPCM 2013, assume piena rilevanza giuridica e opponibilità a terzi: in conseguenza a questo vengono meno altre necessità di archiviazione di documenti correlati.
• In ottica di conformità al recente regolamento privacy GDPR 2016, è molto più agevole rendere conforme (e soprattutto dimostrare che lo sia) una procedura informatica che non analogica per qualsiasi dato personale possa essere contenuto nel documento.

Mi auguro che i diversi spunti di riflessione possano orientare correttamente l’approccio a quello che non deve essere considerato un problema, ma semplicemente uno sviluppo atteso e necessario.