L'approfondimento

Piattaforme di public procurement, come garantire la sicurezza nei processi d’acquisto

La sicurezza è un fronte prioritario nello sviluppo di idonee piattaforme di procurement pubblico, strumenti che avranno sempre più importanza nelle procedure di acquisto: vediamo l’impatto che risk management, cyber security e business continuity hanno e le sfide da affrontare

21 Dic 2021
Federica Maria Rita Livelli

Business Continuity & Risk Management Consultant

procurement concept with money and graph chart analysis

Nell’attuale scenario accelerato di innovazione scaturito dalla pandemia, è stato avviato il percorso irreversibile della digitalizzazione di tutti i processi sottostanti agli appalti pubblici. Si tratta, di fatto, di sviluppare sempre più processi e sistemi di e-procurement considerati leve strategiche per la crescita dell’economia del Paese, la modernizzazione ed una maggiore efficienza dei processi amministrativi nell’ambito degli acquisti della PA, il controllo e la riduzione della spesa pubblica. Non bisogna però scordare il fronte della sicurezza.

Caratteristiche delle piattaforme di public procurement

Le piattaforme di public procurement si caratterizzano positivamente per le seguenti caratteristiche:

  • Accessibilità in termini di dematerializzazione dei documenti cartacei, facilitando il monitoraggio degli appalti e di tutti i processi correlati e, al contempo, l’immediata disponibilità della documentazione all’interno di portali;
  • Trasparenza delle procedure e dei dati che, se strutturati, permettono di effettuare approfondite e granulari utilizzando il machine learning.
  • Tracciabilità di quanto è stato acquistato da una PA e modalità, monitorando e limitando così i rischi di corruzione.
  • Interoperabilità tra le varie piattaforme della PA, in modo tale da avere una visione a tutto tondo del settore, condivisione dei dati riducendo, così, i tempi e le inefficienze relative al settore del procurement pubblico ed ottimizzando gli acquisti.
  • Market Intelligence accedendo ai dati disponibili, all’analisi di mercato e dei vari fornitori accessibili tramite piattaforme. Ne consegue che la funzione di procurement della PA otterrebbe informazioni utili ed in tempi rapidi, fattore quanto mai importante soprattutto alla luce degli ultimi eventi pandemici e la necessità di gestire situazioni di emergenza.

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E-procurement: quali sfide ci attendono

Ad oggi non è ancora stata completata la digitalizzazione della funzione di procurement della nostra PA e ci confrontiamo ancora con una realtà basata su normative che rendono difficile il cambio necessario in un’ottica di attuazione del cosiddetto principio “One Only” che richiede processi e infrastrutture interoperabili con l’obiettivo di ridurre la burocrazia. Pertanto, è necessario gestire quanto prima le sfide che questo passaggio implica, e precisamente:

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  • Disporre di dati strutturati, disponibili in tempo reale, dal momento che l’analisi dei dati e la strategia di mercato costituiscono la condition sine qua non per ottenere grandi benefici dai processi di digitalizzazione.
  • Adozione di Indicatori di Pubblic Procurement al fine di creare un mercato più competitivo soprattutto considerando che nel nostro Paese a fronte di un alto numero di procedure si registra che alla gara d’appalto partecipi spesso un solo operatore. Pertanto, è sempre più urgente e necessario comprendere le dinamiche di mercato che giustificano le performance.
  • Garantire l’interoperabilità delle varie piattaforme che implica standard di processo e identificativi comuni per le organizzazioni e per i prodotti al fine di rendere possibile una puntuale comparazione dei prezzi per il singolo prodotto. Sarebbe auspicabile l’effettiva disponibilità di un registro efficiente dei contratti che raccolga tutti i dati del procurement a cui si collegano gli operatori qualificati. In questo modo le PA potrebbero attuare più agilmente il cambio dell’operatore secondo le esigenze del momento analizzando, altresì, le performance dei singoli fornitori e rendendo più trasparente il mercato grazie alla pubblicazione dei dati di acquisto in formato aperto e accessibile.
  • Sviluppo delle competenze non solo in termini di public procurement ma skill digitali per gestire le tecnologie emergenti e permettere al personale della PA di essere in grado di interfacciarsi con le sfide della digitalizzazione e dell’innovazione.

Purtroppo, ad oggi, è stata attuata una parziale digitalizzazione delle stazioni appaltanti attualmente attive. Ciò non fa altro che evidenziare un ritardo nella disponibilità e nell’impiego di piattaforme avanzate di e-procurement che siano effettivamente in grado di gestire in toto il processo degli acquisti – i.e. dalla programmazione e rilevazione del fabbisogno alla fase di esecuzione – e che risultino effettivamente integrate con banche dati nazionali.

La normativa: il decreto per Digitalizzazione del procurement pubblico

Il decreto contenente il regolamento sulla digitalizzazione degli appalti pubblici – e di imminente pubblicazione – è stato concepito per dare concreta attuazione ai principi dell’e-procurement, previsti dalla normativa europea in materia di appalti e già recepiti in Italia dal codice dei contratti pubblici. In questo modo si potranno migliorare l’efficienza amministrativa nella materia dei contratti pubblici, consentendo sia di diminuire i costi di gestione delle procedure e gli oneri amministrativi a carico degli operatori economici sia di ridurre la durata del ciclo dell’appalto, anche mediante lo snellimento della fase dei controlli. Senza dimenticare che la digitalizzazione delle gare potrà garantire una più effettiva concorrenza, favorendo la partecipazione anche delle piccole e medie imprese dislocate sul territorio nazionale.

Il decreto prevede, altresì, i principi generali per la digitalizzazione dei processi di approvvigionamento delle PA con particolare focus alle fasi di acquisto e negoziazione oltre ad indicare le caratteristiche tecniche generali dei sistemi che ne costituiscono il supporto telematico. AgID, invece, fornirà le regole tecniche – mediante apposite linee guida – in modo tale da favorire uno scenario sfidante nel processo di trasformazione delle procedure degli appalti pubblici.

L’impatto di risk management, business continuity & cybersecurity

Il processo accelerato di digitalizzazione e innovazione della funzione di procurement della PA implica un approccio risk e resilience-oriented. Non si può ignorare che l’implementazione dei principi di Risk Management, di Business Continuity e di Cybersecurity è diventata strategica e fondamentale per:

  • garantire la sicurezza informatica;
  • assicurare la qualità tecnica e la sicurezza dei sistemi informativi pubblici e della loro rete di interconnessione;
  • monitorare i piani ICT delle PA;
  • garantire trasparenza delle operazioni attraverso una puntuale analisi dei rischi per la garanzia della continuità operativa.

Una puntuale applicazione dei principi di Risk Management, Business Continuity & Cybersecurity assicura una efficiente ed efficace gestione della catena di fornitura – dal punto di vista organizzativo e manageriale – quale requisito essenziale per il conseguimento del miglior livello di servizio nei confronti della società. Durante l’emergenza della pandemia abbiamo ulteriormente compreso che viviamo in un mondo sempre più interconnesso delle forniture a livello nazionale e globale. Ciò implica rischi e perdite a fronte di possibili interruzioni delle attività di supply chain soprattutto a causa dei collaterali mutamenti economici e politici capaci di generare incertezze e volatilità nei mercati.

In particolare, grazie alla digitalizzazione della funzione di procurement della PA sarà possibile – con il supporto delle discipline di Risk Management, Business Continuity e Cybersecurity – assicurarsi l’efficienza e la continuity di un fattore chiave come quello dei fornitori. Una migliore gestione di banche dati e l’interoperabilità delle piattaforme – in un’ottica di prevenzione e gestione dell’imprevedibile certezza dei rischi di fornitura – sarà possibile individuare fornitori alternativi ed ottenere sempre più informazioni sui fornitori. Sarà possibile, infatti, per evitare “punti di cedimento” nel processo della fornitura, verificare del fornitore: il grado di natura informatizzata, la sua rispondenza ai requisiti delle ISO 22301, 31000 e 27001; la sua capacità nell’affrontare con successo le sfide. Il che si traduce nell’aver sotto controllo complessivamente il livello globale delle prestazioni del settore.

In questo contesto, però, non va dimenticato che, per attuare con successo la trasformazione, sarà altresì necessario garantire un’adeguata formazione del personale, il quale dovrà acquisire competenze di procurement e digital skill specifici. Insomma, la PA dovrà sempre più implementare programmi di resilienza quanto mai strategici, con una visione olistica dell’insieme, identificando i possibili impatti sul business con il supporto e l’implementazione di una corretta cultura della Business Continuity e del Risk Management e della Cybersecurity.

Conclusioni

La digitalizzazione dell’intero ciclo degli acquisti da parte delle PA può costituire un’importante leva della ricrescita economica, soprattutto in questo momento storico socio-economico, assicurando la semplificazione, la velocizzazione, l’efficienza dell’azione amministrativa, la qualità della spesa, la trasparenza, la tracciabilità e il contrasto alla corruzione. Il decreto contenente il regolamento sulla digitalizzazione degli appalti pubblici è l’occasione per uniformare le procedure telematiche, senza dimenticare che la modalità digitale stimola anche la concorrenza, favorendo l’informazione e la partecipazione delle piccole e medie imprese.

Non ci resta che auspicare che a una corretta programmazione seguano i fatti. Una digitalizzazione della funzione di procurement della PA darà sicuramente un nuovo “abbrivio” e una maggiore credibilità al Paese.

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