compliance

Startup innovative, occhio al Gdpr: cosa c’è sapere sugli adempimenti privacy

Sebbene si tratti di imprese di nuova formazione, le startup innovative non sono esenti dagli adempimenti che il Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali sancisce in un’ottica di compliance aziendale

01 Lug 2021
Viviana Cataldi

Consulente Privacy, studio legale The Legal Match

Victoria Parise

Avvocato giuslavorista in Firenze, DPO e Consigliere ASSODATA, Partner dello studio The Legal Match

privacyGDPR

Alcune delle semplificazioni destinate all’avviamento di nuove attività potrebbero indurre i nuovi imprenditori a ritenersi esenti dagli obblighi derivanti da GDPR, ma è effettivamente così? In realtà no.

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Le startup innovative e le agevolazioni

Innanzitutto, chiariamo che si definiscono startup innovative quelle ad alto contenuto tecnologico che hanno come oggetto dell’atto costitutivo lo sviluppo, la produzione, la commercializzazione di beni e servizi innovativi: piattaforme online, hardware, software o quelle a vocazione sociale che operano in servizi di assistenza sociale; assistenza sanitaria; educazione, istruzione e formazione; tutela dell’ambiente e dell’ecosistema; valorizzazione del patrimonio culturale; turismo sociale. Consistono in una particolare forma d’impresa, giovane, costituita da meno di 5 anni ed in forma di società di capitali o cooperativa (art.25 commi 2 e 4 del DL. 179/2012 convertito in Legge 221/2012) prevedendo tra l’altro il rispetto di requisiti soggettivi piuttosto restrittivi affinché un’impresa possa annoverarsi tra le startup innovative.

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Privacy

Nello specifico essa deve:

  • sostenere spese in ricerca e sviluppo pari ad almeno il 15% del maggiore valore tra fatturato e costo della produzione;
  • impiegare personale altamente qualificato (almeno 1/3 dottori di ricerca, dottorandi o ricercatori, oppure almeno 2/3 con laurea magistrale);
  • essere titolare, depositaria o licenziataria di almeno un brevetto relativo ad un’invenzione industriale, biotecnologica o di una nuova varietà vegetale oppure titolare di un software registrato.

L’art 26 comma 8 del D.L. n.179/2012 prevede la riduzione degli oneri in relazione al pagamento dell’imposta di bollo e dei diritti di segreteria dovuti per gli adempimenti relativi alle iscrizioni nel registro delle imprese, nonché al pagamento del diritto annuale dovuto in favore delle camere di commercio, agevolazioni peraltro incrementate e rafforzate nel decreto-legge 19 maggio 2020, n.34 c.d. “Decreto Rilancio” con l’introduzione anche di misure in contrasto al Covid-19 (a titolo esemplificativo di contributi a fondo perduto per l’acquisto di servizi per lo sviluppo delle imprese innovative e la proroga del termine di permanenza nella sezione speciale del registro delle imprese).

Adempimenti privacy

Sebbene si tratti di imprese di nuova formazione, esse non sono di certo esenti da quello che il Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali (REG. UE 2016/679) sancisce in un’ottica di compliance aziendale.

A cominciare dagli obblighi di base quali:

  • Individuare tutte le attività di raccolta e trattamento dati personali (clienti, dipendenti, soci, collaboratori, fornitori etc.);
  • tenere ed aggiornare un Registro dei trattamenti, che comprenda tutte le tipologie di operazioni effettuate nel trattamento dei dati personali raccolti.

Come noto il GDPR, all’art. 30, prevede l’obbligatorietà del registro, escludendo da tale obbligo soltanto quei soggetti – con meno di 250 dipendenti – che trattano dati in maniera occasionale, o il cui trattamento non presenti rischi per i diritti e le libertà dell’interessato[1], ma allo stesso tempo sappiamo che nessun lavoro di adeguamento che possa dirsi ben fatto può fare a meno di quella mappatura dei processi di trattamento che racchiude proprio il registro.

Startup altamente informatizzate e compliance on web

Per le startup altamente informatizzate o che svolgono la loro attività principale tramite piattaforma, sito web, e-commerce o simili va posta particolare attenzione alla compliance on web. Dagli adempimenti privacy relativi a siti internet, allo sviluppo di applicazioni e piattaforme e-commerce, ci sono molti adempimenti che non possono essere sottovalutati (consenso al trattamento per newsletter, cookies, etc.).

Gli adempimenti richiesti variano in base alla tipologia di attività svolte tramite il sito, che potremmo distinguere macroscopicamente tra “statica” e “dinamica”.[2]

Il sito statico, il cosiddetto sito vetrina, che reca solo informazioni legate all’attività dell’impresa, i suoi componenti e i loro contatti (senza alcun form di contato o funzione interattiva) è il più semplice da adeguare lato privacy. È infatti necessario che sia dotato di una informativa privacy che indichi le finalità perseguite e quanto richiesto dall’art. 13 GDPR.

Nel sito dinamico, che persegue anche finalità di vendita di prodotti, di profilazione (anche tramite cookies) e/o marketing, per essere compliant sarà obbligatorio dotarsi oltre che di un’informativa completa e chiara (artt. 13 e ss GDPR), anche di un apposito box presente nel sito che raccolga il consenso esplicitamente rivolto alle attività di profilazione e marketing.

Tema di interesse è per le imprese l’utilizzo dei cookies del sito internet, strumento sottoposto a disciplina peculiare applicabile per le startup , così come per qualsiasi altro soggetto. In particolare, è opportuno fare attenzione alle ultime decisioni (linee guida) emesse dall’Autorità Garante nazionale che ha previsto una razionalizzazione della materia:

  • Prevendendo per alcuni tipi di cookies cosiddetti tecnici, la non necessità consenso;
  • Ponendo obblighi formali (es. banner, informativa) per tutti gli altri (cookie di tracciamento, profilazione, etc.).

Le startup dovranno altresì preoccuparsi che la loro attività non sia elencata fra quelle per le quali è richiesta una nomina obbligatoria di un DPO – Data Protection Officer (art. 37 GDPR);

Altro equivoco che i neoimprenditori commettono è ritenere che l’aver affidato i servizi informatici a soggetti esterni (es. data center, server provider professionali, etc.) significhi non avere alcuna responsabilità o che non sia necessario formalizzare una nomina, mentre si tratta proprio di un obbligo (art. 28 GDPR). Questa previsione normativa trova applicazione fra l’altro a tutti i fornitori esterni che trattino dati personali, anche incidentalmente, di clienti, lavoratori, etc.

Conclusioni

In conclusione, anche per le startup sono vigenti tutti gli obblighi generali della normativa privacy (GDPR, Codice Privacy e provvedimenti del Garante e delle istituzioni UE) con la specificità ulteriore di prestare particolare attenzione all’ambito internet, e-commerce e delle nuove tecnologie, in cui molto spesso le startup innovative si muovono in maniera prevalente.

Note

  1. Il citato articolo 30 del GDPR obbliga alla tenuta del registro anche i soggetti che trattano categorie particolari di dati, quali quelli di cui all’articolo 9, paragrafo 1 del Regolamento, o dati personali relativi a condanne penali e a reati di cui all’articolo 10 dello stesso.
  2. Si intende per sito statico quello che funge principalmente da punto di contatto tra gli utenti e la startup (presenza del form di contatto “Contattaci” o “Lavora con noi”), mentre il sito dinamico è una pagina web più complessa e prevede la sezione e-commerce.
@RIPRODUZIONE RISERVATA

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