AI Act per la PA: checklist operativa per i comuni

Immaginiamo una mattina feriale in un ufficio dei servizi sociali di un comune come tanti. L’istruttrice ha sulla scrivania una relazione di dodici pagine su un nucleo familiare e una riunione di équipe alle undici. Apre il telefono personale, copia il testo in un chatbot gratuito, chiede un riassunto. In trenta secondi ha quello che le serve.

Nessuno gliel’ha vietato. Nessuno gliel’ha insegnato. Soprattutto, nessuno in comune sa che succede. Domanda: quel comune è conforme all’AI Act? La risposta è che non lo sa. Ed è esattamente questo il problema di fondo dell’uso dell’AI in molte PA.

Lo scorso luglio l’Unione europea ha pubblicato il Regolamento (UE) 2026/1744, il cosiddetto Omnibus digitale sull’IA, che rinvia di oltre un anno gli obblighi più pesanti dell’AI Act. In molti enti la notizia è arrivata come un sospiro di sollievo: se ne riparla nel 2027. È una lettura comprensibile, ma sbagliata. Proviamo a vedere perché, e soprattutto cosa conviene fare adesso.

AI Act nei comuni: quali obblighi restano dopo il rinvio

Il Regolamento 2026/1744, adottato l’8 luglio 2026 e pubblicato in Gazzetta ufficiale dell’Unione il 24 luglio, sposta in avanti le date relative ai sistemi ad alto rischio. Quelli dell’Allegato III, cioè i sistemi “stand alone” usati in ambiti come servizi pubblici essenziali, occupazione, istruzione e biometria, passano dal 2 agosto 2026 al 2 dicembre 2027. Quelli dell’Allegato I, integrati in prodotti già regolamentati, al 2 agosto 2028.

Fin qui la notizia. Il resto è rimasto dov’era, e riguarda i comuni in modo diretto.

Divieti, alfabetizzazione e trasparenza già applicabili

• I divieti dell’articolo 5 sono in vigore dal 2 febbraio 2025. Tra questi il social scoring e, con eccezioni molto circoscritte, l’identificazione biometrica remota in tempo reale negli spazi pubblici a fini di contrasto.
• L’alfabetizzazione in materia di IA dell’articolo 4 si applica anch’essa dal febbraio 2025. L’Omnibus l’ha ammorbidita: non si chiede più di “garantire” un livello sufficiente di competenze, ma di sostenerne lo sviluppo. L’obbligo però resta, e chi utilizza sistemi di IA deve poter dimostrare di aver fatto qualcosa.
• Gli obblighi di trasparenza dell’articolo 50 si applicano dal 2 agosto 2026. Per la marcatura leggibile dalle macchine dei contenuti generati, i sistemi già sul mercato hanno una finestra fino al 2 dicembre 2026, ma è un obbligo che riguarda soprattutto i fornitori.

C’è poi un dettaglio che va sottolineato: il rinvio sull’alto rischio pesa soprattutto sui fornitori, che devono costruire documentazione tecnica, gestione del rischio e marcatura CE. Per un comune, che nel linguaggio dell’AI Act è quasi sempre un “deployer“, cioè un utilizzatore, gli obblighi sull’alto rischio sono più leggeri ma arrivano alla stessa data. E vanno preparati con largo anticipo, perché passano da contratti, ruoli e competenze che in un ente non si costruiscono in pochi mesi.

Legge 132/2025 e AgID: gli obblighi sull’IA per la PA locale

Accanto al regolamento europeo c’è la legge 23 settembre 2025, n. 132, in vigore dal 10 ottobre 2025. Il suo articolo 14 è dedicato proprio all’uso dell’intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione, e dice tre cose.

La prima: le amministrazioni usano l’IA per migliorare efficienza, tempi dei procedimenti e qualità dei servizi, assicurando agli interessati la conoscibilità del funzionamento e la tracciabilità dell’utilizzo.

La seconda è la più importante: l’IA ha una funzione strumentale e di supporto all’attività provvedimentale. La decisione resta della persona, che rimane l’unica responsabile del provvedimento. Tradotto: “l’ha deciso l’algoritmo” non è una motivazione, e non lo sarà mai.

La terza: le amministrazioni adottano misure tecniche, organizzative e formative per un uso responsabile dell’IA. Il tutto, come da tradizione, senza nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica.

Ecco il primo paradosso. Un comune da 3.000 abitanti, con un ufficio tecnico da due persone e un segretario comunale a scavalco su tre enti, riceve obblighi veri e zero risorse dedicate ad ottemperarli. Non è una critica alla norma in sé, che nei principi è condivisibile. È una fotografia della realtà di tantissimi comuni: senza un modello di attuazione sostenibile, l’articolo 14 rischia di diventare l’ennesimo adempimento formale.

Gli strumenti operativi delle linee guida AgID

Il quadro operativo dovrebbe arrivare dalle linee guida AgID. Quelle sull’adozione dell’IA nella PA sono state messe in consultazione nel 2025, quelle su sviluppo e procurement sono state in consultazione fino ad aprile 2026. Le linee guida contengono strumenti utili: modelli di classificazione del rischio, schede di valutazione d’impatto, un approccio al costo complessivo del ciclo di vita e all’uscita dal fornitore. Chi aspetta la versione definitiva per iniziare, però, perde tempo: la direzione è già chiara.

Formazione e rischi dell’IA sul lavoro nel DL 179/2026

Inoltre, da pochi giorni è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il DL. 179/2026, che contiene disposizioni in materia di AI che riguardano la Pubblica Amministrazione e introduce previsioni di diretta applicazione per i professionisti della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro.

L’art. 40 è rivolto al settore della Pubblica Amministrazione dove viene ribadita l’importanza della formazione per i dipendenti: al Ministro della Pubblica Amministrazione è riconosciuto un ruolo di coordinamento per le politiche di reclutamento, di formazione di base, di formazione continua, di riqualificazione professionale e di alta formazione dei dipendenti pubblici e adotta le misure volte a sostenere l’introduzione, l’utilizzo e la diffusione dei sistemi di intelligenza artificiale, favorendo l’innovazione organizzativa e gestionale delle amministrazioni pubbliche, la semplificazione amministrativa e l’accelerazione dei procedimenti.

In questo quadro, il Ministro si avvale di soggetti pubblici (SNA, Formez, Università, ANCI e UPI) per la definizione di piani di formazione destinati ai dipendenti pubblici.

Valutazione dei rischi e formazione dei lavoratori

L’articolo 42 disciplina in modo specifico l’impatto dell’intelligenza artificiale in ambito lavorativo, e viene previsto che:

• L’impiego di sistemi di intelligenza artificiale aventi ripercussioni sull’organizzazione del lavoro, sui ritmi produttivi, sulle modalità di esecuzione della prestazione o sui processi decisionali afferenti alla sicurezza deve essere ponderato nell’ambito della valutazione dei rischi di cui all’articolo 28 del d.lgs. 81/2008.
• Sussiste l’obbligo per i datori di lavoro di garantire un’idonea informazione e formazione dei lavoratori in merito ai rischi derivanti dall’impiego dei sistemi di intelligenza artificiale, nonché alle misure di prevenzione e protezione adottate.
• L’uso responsabile dei sistemi di intelligenza artificiale è promosso dal Ministero del lavoro quale strumento operativo per prevenire infortuni e malattie professionali.

I servizi comunali in cui l’IA può diventare ad alto rischio

La domanda che si sente fare più spesso è: “Ma noi abbiamo sistemi ad alto rischio?”. La risposta, nella maggior parte dei comuni, è “probabilmente pochi, ma non lo sapete“. Proviamo a mappare gli ambiti dell’Allegato III sui servizi comunali.

• Servizi sociali e prestazioni (Allegato III, punto 5a): sistemi usati dalle autorità pubbliche per valutare l’ammissibilità a prestazioni e servizi di assistenza, o per concederli, ridurli e revocarli. Graduatorie per contributi, bonus, alloggi, se costruite con modelli che stimano o classificano.
• Personale (punto 4): strumenti di selezione, filtro dei curriculum, valutazione dei candidati. Vale anche per le piattaforme dei concorsi, se usano IA per selezionare.
• Polizia locale e biometria (punti 1 e 6): riconoscimento biometrico, analisi video evolute, valutazioni di rischio su persone. Qui si incrocia anche il perimetro dei divieti.
• Infrastrutture e mobilità (punto 2): IA come componente di sicurezza nella gestione del traffico o delle reti idriche, quando è il comune a gestirle.

Il punto critico è che molti di questi sistemi non si presentano come “IA”. Sono un modulo del gestionale, una funzione “smart” della piattaforma, un aggiornamento arrivato con il canone annuale. Per questo il primo passo non è giuridico: è un censimento dell’Ai che un ente ha.

La checklist per adeguare i comuni all’AI Act entro il 2027

Si può provare ad organizzare gli adempimenti in tre orizzonti temporali. Non è un elenco esaustivo, ma è l’ordine in cui avrebbe senso muoversi per un ente di dimensioni medio-piccole.

• Subito: obblighi già in vigore.
  • Censire i sistemi di IA in uso: gestionali, piattaforme, chatbot, strumenti generativi, compresi quelli usati dai dipendenti con account personali.
  • Adottare una policy interna d’uso dell’IA: cosa si può fare, con quali strumenti, quali dati non vanno mai inseriti.
  • Avviare e documentare la formazione di base per chi usa l’IA (art. 4 AI Act, art. 14 L. 132/2025): sulla Piattaforma Syllabus sono pubblicati alcuni moduli formativi, come punto di inizio.
  • Verificare che nessun sistema ricada tra le pratiche vietate (art. 5), con attenzione a polizia locale e videosorveglianza.
  • Dichiarare immagini, audio e video generati o manipolati con IA nella comunicazione istituzionale; per i testi, garantire sempre una revisione umana con responsabilità editoriale, altrimenti va dichiarato (art. 50).
• Entro il 2026: governance e contratti.
  • Individuare un referente IA e chiarire i ruoli di RTD, DPO, dirigenti e segretario.
  • Definire i principali casi d’uso in cui l’utilizzo di AI può essere utile ad efficientare alcuni processi e descrivere soluzioni operative, individuando in quale modo l’AI può essere utilizzata (con piattaforme di mercato, previo acquisto della licenza, o con piattaforme che utilizzano AI “privata”).
  • È sempre buona pratica anonimizzare i dati personali contenuti in documenti che si vogliono analizzare con AI, sono ora disponibili tool di vario genere; il processo di anonimizzazione va inserito nella prassi di utilizzo dei sistemi di AI.
  • Integrare la valutazione IA nel processo privacy: DPIA dove c’è trattamento di dati personali, predisponendo il raccordo con la futura FRIA.
  • Inserire clausole IA nei contratti e nei rinnovi con i fornitori: dichiarazione dei componenti IA, documentazione, istruzioni d’uso, accesso ai log, portabilità e uscita.
  • Definire come si rende conoscibile e tracciabile l’uso dell’IA verso i cittadini (art. 14 L. 132/2025).
• Entro il 2 dicembre 2027: sistemi ad alto rischio.
  • Svolgere la valutazione d’impatto sui diritti fondamentali (FRIA, art. 27) prima del primo utilizzo.
  • Registrare l’uso del sistema nella banca dati UE (art. 49): un’autorità pubblica non può usare un sistema ad alto rischio non registrato.
  • Nominare persone competenti per la supervisione umana e usare il sistema secondo le istruzioni del fornitore (art. 26).
  • Conservare i log generati dal sistema per almeno sei mesi e informare i lavoratori interessati.

Due note sulla checklist.

La prima: il censimento non è un adempimento da fare una volta. I fornitori aggiungono funzioni di IA ai prodotti a ogni aggiornamento, e l’inventario va tenuto vivo, magari legandolo al piano triennale per l’informatica dell’ente.

La seconda: FRIA e DPIA non sono due documenti da scrivere in parallelo. L’AI Act stesso prevede che la valutazione d’impatto sui diritti fondamentali integri quella già fatta ai sensi del GDPR. Chi imposta ora un unico processo si risparmia lavoro doppio nel 2027.

Perché policy copiate e divieti non bastano a governare l’IA

Per fare più in fretta, non si deve cedere alle tentazioni che elenchiamo di seguito.

La policy copiata che resta sulla carta

Il modello scaricato da chissà dove (o da un comune “tipo il nostro”), cambiato l’intestazione, approvato in giunta. Sulla carta il comune ha una policy sull’IA; nella realtà nessuno l’ha letta e nessuno sa quali strumenti siano ammessi. È la compliance come esercizio di stile, e il giorno in cui qualcosa va storto non protegge nessuno, meno che mai il funzionario che ha firmato il provvedimento.

Le responsabilità che il fornitore non può assumere

Il fornitore ha obblighi suoi, e pesanti. Ma la FRIA, la supervisione umana, la registrazione come utilizzatore e la responsabilità del provvedimento restano in capo al comune. Il fornitore può aiutare, e i contratti devono obbligare a farlo. Non può sostituire l’ente.

Sempre dal punto di vista “tecnologico”, è bene ricordare che l’utilizzo di sistemi “free” è sempre sconsigliato, vanno utilizzate piattaforme con licenze a pagamento (i cui dati trattati non vengono utilizzati per “allenare” il sistema) o piattaforme che utilizzano sistemi di AI locale, che quindi non hanno alcun contatto con sistemi disponibili a tutti.

I divieti che spostano l’IA sui dispositivi personali

È la reazione più diffusa e la più pericolosa: “l’IA in ufficio non si usa”. Il risultato non è che l’IA sparisce. È che si sposta sul telefono personale, come nella scena da cui siamo partiti, con dati che escono dall’ente senza alcun controllo. Vietare senza offrire alternative non riduce il rischio, lo rende invisibile.

Meglio un perimetro chiaro con strumenti autorizzati, anche pochi, che un divieto che tutti aggirano. Qui si giocano la partita due politiche: “vieto tutto tranne” (che già è una forma migliore del “vieto tutto e basta”) e il “permetto tutto tranne”. Forse l’ultima versione è quella più sensata, considerato che gli stessi ragionamenti si facevano ai tempi di internet e poi sappiamo come è finita.

Adeguarsi all’AI Act con modelli e competenze condivisi tra comuni

In Italia ci sono quasi 7.900 comuni, e oltre due terzi hanno meno di 5.000 abitanti. Immaginare che ciascuno scriva da solo la propria policy, il proprio inventario, il proprio modello di FRIA e le proprie clausole contrattuali è, più che ambizioso, irrealistico. E produrrebbe 7.900 versioni diverse della stessa cosa, con la qualità media che possiamo immaginare.

La strada sostenibile passa da tre leve che la PA locale conosce già: gestione associata, attraverso unioni e consorzi; riuso di modelli e strumenti comuni, dalle policy ai capitolati; competenze condivise, con referenti IA che lavorano per più enti. È un effetto di secondo ordine del rinvio che vale la pena cogliere: i quattordici mesi che ci separano da dicembre 2027 sono abbastanza per costruire un modello comune, troppo pochi per costruirne migliaia.

L’AI Act, alla fine, chiede ai comuni una cosa semplice da dire e difficile da fare: sapere quale IA usano, perché la usano e chi risponde delle decisioni. Il rinvio non ha cambiato questa domanda. Ha solo spostato il momento in cui qualcuno la farà ad alta voce.

La domanda vera, per ogni sindaco, segretario e responsabile di servizio, è allora un’altra: il giorno in cui ce la faranno, vogliamo rispondere con un registro e un percorso di adeguamento o con un “non lo sapevamo”?