Ecco perché la PEC deve essere conservata (e non è una semplice raccomandata)

Certamente è ovvio che la PEC ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, ma come si dà prova dell’avvenuta notifica ai sensi della L. 53/94?

Con la sentenza del 19/05/2015, la Corte Suprema di Cassazione, Sezione Lavoro, pubblicata il 7 ottobre 2015, ha dichiarato l’inesistenza di una notifica effettuata tramite PEC ai sensi della L. n. 53 del 1994, non avendo fornito, il ricorrente, la prova dell’avvenuta notifica nei modi e nelle forme previste dalla vigente normativa.

La decisione adottata dal Giudice costituisce solo un punto di partenza per i nativi digitali. Un punto di partenza per affrontare le varie tematiche che affliggono la quotidianità.

È ormai risaputo che la PEC è il sistema che consente di inviare e-mail con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 febbraio 2005 n.68).

La Posta Elettronica Certificata ha il medesimo valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno con attestazione dell’orario esatto di spedizione. In tal modo si garantisce , in caso di contenzioso – l’opponibilità a terzi del messaggio.

La previsione scelta dal Giudice non può che non essere conforme al DPR 11 febbraio 2005 n. 68 e la l.53 del 94 in tema di notificazioni.

Ebbene, ai sensi della Art. 3 L. 53 del 94: “la notificazione con modalità telematica si esegue a mezzo di posta elettronica certificata all’indirizzo risultante da pubblici elenchi, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. La notificazione può essere eseguita esclusivamente utilizzando un indirizzo di posta elettronica certificata del notificante risultante da pubblici elenchi. Quando l’atto da notificarsi non consiste in un documento informatico, l’avvocato provvede ad estrarre copia informatica dell’atto formato su supporto analogico, ((attestandone la conformità con le modalità previste dall’articolo 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221)). La notifica si esegue mediante allegazione dell’atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata. 3. La notifica si perfeziona, per il soggetto notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione prevista dall’articolo 6, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e, per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna prevista dall’articolo 6, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68. 4. Il messaggio deve indicare nell’oggetto la dizione: «notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994». 5. L’avvocato redige la relazione di notificazione su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato a messaggio di posta elettronica certificata. La relazione deve contenere: a) il nome, cognome ed il codice fiscale dell’avvocato notificante;c) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti; d) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario; e) l’indirizzo di posta elettronica certificata a cui l’atto; viene notificato; f) l’indicazione dell’elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto; g) l’attestazione di conformità di cui al comma 2. 6. Per le notificazioni effettuate in corso di procedimento deve inoltre, essere indicato l’ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l’anno di ruolo. “

Invero il mittente ha l’onere di esibire l’accettazione e la consegna per darne effettiva prova al Giudice competente a dirimere una controversia.

Ecco perché la PEC ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno e inoltre quale documenti informatico deve essere conservata in digitale secondo le regole tecniche definite dal CAD, come già indicato in questo articolo.

In particolare si precisa che:

• Il punto di accesso, dopo aver raccolto il messaggio originale, genera una ricevuta di accettazione che viene inviata al mittente; in questo modo chi invia una mail certificata sa che il proprio messaggio ha iniziato il suo percorso.
• Il punto di ricezione, dopo aver raccolto il messaggio di trasporto, genera una ricevuta di presa in carico che viene inviata al gestore mittente; in questo modo il gestore mittente viene a conoscenza che il messaggio è stato preso in custodia da un altro gestore La Posta Certificata sfruttando crittografia e protocolli di sicurezza riesce a fornire agli utenti un servizio sicuro che sostituisce integralmente il tradizionale servizio di posta elettronica.

Differentemente dalla decisione adottata dalla Corte Suprema di Cassazione, sezione Lavoro, sentenza n. 20072 , con la quale, ripetesi, il giudice ha ritenuto infondato il ricorso proposto dalla società X per mancata prova dell’avvenuta notifica e conseguente inesistenza, la Cassazione Cassazione Civile, sez. III, con sentenza n° 16327 pubblicato il 24/07/2007 ha ritenuto che : “la lettera raccomandata – anche in mancanza dell’avviso di ricevimento – costituisce prova certa della spedizione attestata dall’ufficio postale attraverso la ricevuta, da cui consegue la presunzione, fondata sulle univoche e concludenti circostanze della spedizione e dell’ordinaria regolarità del servizio postale, di arrivo dell’atto al destinatario e di conoscenza ex art. 1335 c.c. dello stesso. “

Breve quadro di riferimento normativo… E’ risaputo ormai che il la PEC è un documento informatico ovvero la rappresentazione informatica di dati, atti e fatti giuridicamente rilevanti, ed in quanto tale deve essere obbligatoriamente conservato , così come espressamente previsto dal DMEF 17 giugno 2014 e il DPCM 3 novembre 2013.

Basterebbe conservare semplicemente la Ricevuta di Consegna, anche in ragione di quanto scritto sopra. Infatti una Ricevuta di Consegna di una PEC coniente tutti gli elementi atti a garantirne la conservazione nel tempo , ovvero il messaggio inviato, la ricevuta e il file daticert.xml che contiene al suo interno tutte le informazioni necessarie (identificato id del messaggio PEC, la consegna e chi ha inviato la PEC).
Diventa dunque fondamentale archiviare e conservare a norme la PEC, anche perchè non meno importante è quanto indicato di seguito.

L’articolo 2214 del Codice civile prevede l’obbligo, per l’imprenditore, di «conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite». Questa disposizione non si applica ai piccoli imprenditori. L’articolo 2220 del Codice prescrive la conservazione per dieci anni delle lettere e dei telegrammi ricevuti, nonché delle copie delle lettere e dei telegrammi spediti. In via interpretativa, queste regole si possono estendere alle e-mail.

Dagli elementi raccolti emergono con evidenza le due diverse risoluzioni. Allora ci si chiede perché ci troviamo difronte a due interpretazioni nettamente distinte? Semplice: la carta non è il bit e il bit non è la carta!

William Gibson afferma : “Ho evitato Internet ma solo fino a quando l’avvento del web non l’ha trasformata in una tale magnifica opportunità di perdere tempo da non poterle più resistere”.