Piano Triennale ICT 2020-2022, il documento strategico: la guida per crearlo | Agenda Digitale

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Piano Triennale ICT 2020-2022, il documento strategico: la guida per crearlo

Il Piano Triennale ICT 2020-2022 presenta una struttura organizzata in capitoli e finalizzata al raggiungimento di obiettivi specifici tramite Linee di Azione. Questo permette la creazione di un modello di base uniforme che può aiutare gli Enti (soprattutto i più piccoli) nella stesura del proprio documento. Una guida

19 Feb 2021
Andrea Marella

Consulente trasformazione digitale pa

Come per i piani che l’hanno preceduto, anche il Piano Triennale ICT 2020-2022: “indica le linee di azione per promuovere la trasformazione digitale del settore pubblico e del Paese” come si può leggere nella presentazione stessa del documento.

Cosa significa questo? Che ogni Ente deve far sue queste linee guida e stendere il proprio personalissimo piano triennale ICT 2020-2022 tenendo conto degli obiettivi e delle linee d’azione previste da AGID e MiD.

Questo documento deve essere di riferimento per il Responsabile della Transizione Digitale, la sua mappa di programmazione delle attività del triennio.

In passato, rispetto ai vecchi piani, pochissime pubbliche amministrazioni hanno redatto e pubblicato il proprio documento. Di queste, quante davvero hanno poi seguito quella strategia? E quante hanno monitorato i risultati ottenuti?

Per evitare che questo accada ancora, analizziamo il Piano in tutte le sue parti ed estraiamo le parti che ci servono per stendere il piano di progetto.

Nuovo Piano triennale 2020-2022: cosa cambia per gli Enti

Se cerchiamo sui motori di ricerca i vecchi piani triennali 2017-2019 e 2019-2021, troveremo (nella migliore delle ipotesi) qualche pubblicazione di Enti che hanno semplicemente fatto un copia-incolla delle linee guida, senza aggiungere alcuna azione personale: come se fosse una “presa visione” del piano nazionale.

Questo, chiaramente, non può più accadere.

Già dal piano 2019-2021, c’è stato un grande lavoro da parte di AGID per pubblicare un documento leggibile e navigabile anche via web (oltre al classico PDF), ma nell’ultima versione 2020-2022, c’è stato un passaggio evolutivo notevole: l’introduzione di obiettivi e linee d’azione chiare e codificate.

Perché la nuova struttura del piano triennale ICT 2020-2022 ci aiuta nella stesura di un documento personale per ogni Ente.

Il piano è suddiviso in tre grandi parti:

  • Parte I: Il piano Triennale. Contiene il sommario esecutivo, la strategia e i principi guida.
  • Parte II: Le componenti tecnologiche. Sono i capitoli dal 1 al 6.
  • Parte III: La governance. Sono i capitoli dal 7 al 9.

Se la prima parte è importante per definire la strategia comune, le altre due sono quelle su cui ci concentreremo in questo articolo e che determinano la struttura del documento di base estraendo le informazioni pratiche dalla sezione “Cosa devono fare le PA”.

Il documento che creeremo sarà una mappa per il RTD e anche se ci concentreremo sugli aspetti tecnici per la stesura, è comunque di fondamentale importanza prendere atto delle strategie nazionali leggendo tutte le sezioni del piano stesso.

Le sezioni del Piano

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Ognuno dei nove capitoli contiene le seguenti sezioni:

  • Contesto normativo e strategico
  • Obiettivi e risultati attesi
  • Cosa devono fare AGID, Dipartimento per la Trasformazione Digitale e Consip
  • Cosa devono fare le PA
  • I servizi pubblici digitali nella Strategia per l’innovazione tecnologica e la digitalizzazione del Paese 2025

Contesto normativo e strategico

Per ogni capitolo, ci sono i riferimenti ipertestuali alla normativa italiana, Europea ed eventualmente a progetti di riferimento finanziati.

Questa sezione sarà da riportare all’interno del documento di progetto, completa di collegamenti ipertestuali per contestualizzare gli obiettivi che seguiranno.

Obiettivi e risultati attesi

Contiene l’elenco degli obiettivi del capitolo (OB), suddivisi in Risultati Attesi (RA) con riferimenti agli anni di progetto (2020, 2021, 2022).

Sono un ottimo spunto per comprendere la strategia nazionale, ma non li inserirei all’interno del documento di progetto del mio Ente.

Cosa devono fare AGID, Dipartimento per la Trasformazione Digitale e Consip

Obiettivo per obiettivo, in ordine cronologico crescente, sono spiegate le linee d’azione (LA) nazionali attribuibili alle agenzie nazionali o Ministeri.

Anche in questo caso, non li inserirei all’interno del documento ma piuttosto li analizzerei “solo” per comprendere meglio la strategia nazionale.

Cosa devono fare le PA

Qui, invece, entriamo nel vivo del documento di progetto dell’Ente.

Questa sezione è quella su cui baseremo la “tabella dei dati” da compilare e che detterà la strategia personale del tuo Ente rispetto alle linee guida Nazionali.

Ogni Obiettivo contiene delle linee d’azioni codificate (es: CAP1.PA.LA01) che individua l’azione da compiere in ordine cronologico.

Ogni azione può avere 2 tipi di tempistica: di partenza (dal) o di fine (Entro il).

Il mio consiglio è di utilizzare l’oggetto della Linea di azione come componente minimo per la compilazione del tuo piano triennale (vds paragrafo successivo “la struttura ideale del documento di progetto”).

Strategia per l’innovazione tecnologica e la digitalizzazione del paese 2025

Questa sezione contiene il riferimento rispetto al piano strategico del MID Italia 2025. Anche in questo caso, è di assoluto rilievo strategico ma non lo inserirei nel documento di progetto.

La struttura ideale del documento di progetto per il Piano Triennale ICT 2020-2022

Se per l’Ente l’obiettivo di un Piano Triennale ICT 2020-2022 è quello di avere una traccia strategica, trovo abbastanza inutile approvare documenti che contengano tutte le sezioni delle linee guida, comprese le sezioni che riguardano le azioni di AGID, MID e Consip.

Il documento che l’Ente deve approvare deve essere snello, comprensibile e facilmente consultabile. Per questo, la struttura ideale potrebbe essere la seguente:

Introduzione:

  • Cos’è il Piano Triennale
  • Strategia
  • Principi Guida
  • Attori coinvolti nel progetto

Capitolo I – Servizi

  • Contesto normativo e strategico
  • OB.1.1 – Migliorare la capacità di generare ed erogare servizi digitali
  • Linea d’azione CAP1.PA.LA01
  • Linea d’azione CAP1.PA.LA02
  • Linea d’azione CAP1.PA.LA03
  • OB.1.2 – Migliorare l’esperienza d’uso e l’accessibilità dei servizi
  • Linea d’azione CAP1.PA.LA09
  • Linea d’azione CAP1.PA.LA10

Nell’introduzione, inserirei una parte descrittiva sul piano, la strategia nazionale e i principi guida, aggiungendo poi gli attori (dell’ente o esterni) coinvolti nel progetto stesso.

A seguire, per ogni capitolo riporterei uno schema che segue la logica:

  • Capitolo
  • Contesto normativo
  • Obiettivo
  • Linea d’azione

Per ogni linea d’azione, sarebbe utile avere (come dati minimi) la seguente tabella:

  • Oggetto: la descrizione della linea d’azione.
  • Periodo: la data di inizio/fine della linea d’azione riportata nelle linee guida
  • Azione dell’Ente: l’attività che l’ente ha svolto o ha pianificato di svolgere per il raggiungimento dell’obiettivo.
  • Status: un indicatore (grafico o testuale) che riporti lo stato dell’azione dell’Ente rispetto l’aspettativa dell’obiettivo (ad esempio: colori verde, giallo e rosso a indicare “eseguito, in corso di esecuzione, non ancora preso in carico”).
  • [Opzionale] Riferimenti amministrativi: eventuali atti con cui l’Ente ha raggiunto l’obiettivo
  • [Opzionale] Budget previsionale: cifra impegnata o da impegnare per il raggiungimento dell’obiettivo
  • [Opzionale] Budget speso: cifra realmente spesa per il raggiungimento dell’obiettivo
  • [Opzionale] Note: campo testuale per eventuali note rilevanti sull’attività svolta.

Come tenere traccia delle attività svolte per ogni linea d’azione

Se la stesura e l’approvazione del piano sono già un passo enorme (e fondamentale) per le PA, e contiene il cosa l’Ente ha fatto e farà nel triennio, il tracciamento di ogni attività svolta per il raggiungimento degli obiettivi diventa utilissimo per documentare il come è stato possibile raggiungere quell’obiettivo.

Per questo (e per non appesantire il piano stesso), consiglio di tenere un documento a uso interno del RTD (da non approvare ma comunque conservare a norma) che contenga obiettivo per obiettivo, linea d’azione per linea d’azione l’esatto svolgimento cronologico delle attività.

Come scaricare un modello modificabile

Se il tuo Ente non ha ancora steso il documento, si può scaricare qui una bozza di modello (formato open .odt o microsoft .docx) che contiene due capitoli completi di obiettivi e linee d’azione di riferimento.

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Si potrà completarlo inserendo i capitoli che mancano.

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