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Direttore responsabile Alessandro Longo

Come liberare le informazioni dalla carta grazie ai Workflow Digitali

di Daniele Marazzi, senior advisor Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione - School of Management del Politecnico di Milano

04 Dic 2014

4 dicembre 2014

I principi della digitalizzazione dei processi possono portare ingenti benefici in termini di efficacia ed efficienza, soprattutto laddove agiscono su prassi e procedure interne basate su “carta e penna”. Ne sono un esempio i Workflow digitali, componente ormai imprescindibile delle più evolute soluzioni di Gestione Elettronica Documentale. Vediamo come

Digitalizzare i processi è qualcosa di ben diverso sia dalla semplice automazione di attività isolate sia dalla mera dematerializzazione di documenti cartacei. La digitalizzazione dei processi rimanda a paradigmi organizzativi innovativi radicalmente diversi, per l’imprese così come per la Pubblica Amministrazione: presuppone l’innesco di un’autentica Digital Transformation.

Si tratta di un cammino in più tappe: rinunciare alla carta per archiviare le informazioni; strutturare le informazioni in basi di dati; gestire le informazioni non più attraverso il supporto statico dei documenti, bensì con flussi digitali di dati strutturati. Raggiungere ciascuna di queste tappe comporta l’introduzione di elementi d’innovazione diffusa: di carattere organizzativo, di riprogettazione dei processi e – soprattutto – di stampo “culturale”. Cambiamenti sicuramente non banali, ma con ripercussioni positive in termini di maggiore efficienza, efficacia e competitività.

La combinazione di soluzioni digitali per la gestione documentale e i workflow approvativi apre a una gestione ottimale delle informazioni, liberate dalla cristallizzazione in documenti statici, rivitalizzando la capacità di estrarre o recuperare valore dai dati da parte delle organizzazioni. La tracciatura dei flussi abilita il ridisegno delle procedure, favorendo un approccio «per processi», «cross-silos» e di supporto alla produttività individuale. Workflow Digitali integrati con soluzioni di Gestione Elettronica Documentale consentono di semplificare, snellire e velocizzare gli iter approvativi nel rispetto dei più stringenti requisiti di “ricostruibilità” dei processi (anche in ottica di audit interni più snelli e, al contempo, più aderenti alla reale operatività dell’organizzazione), aprendo alla piena Digitalizzazione dei processi interni di supporto alla relazione con i partner di business.

Il mercato dell’offerta di questi prodotti, ormai, propone soluzioni anche estremamente user friendly e caratterizzate da user experience di elevata qualità, tali da generare un circolo virtuoso che porta “per evoluzione naturale” a un’adozione pervasiva ed estesa dell’utilizzo all’interno dell’organizzazione che le introduce. Integrate in un’ottica di processo (trans-funzionali) per la gestione di informazioni digitali (strutturate e non), queste soluzioni abilitano l’accesso diffuso alle informazioni secondo profili predefiniti, consentendo la tracciatura di flussi e procedure (anche in ottica di audit interni più snelli e, al contempo, più aderenti alla reale operatività dell’organizzazione).

Anche circoscrivendo l’attenzione al solo incremento di produttività, i benefici conseguibili “aggredendo” per esempio le procedure per l’autorizzazione al pagamento delle fatture passive sono estremamente interessanti. Gli impatti stimati – in particolare dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milanovariano da qualche migliaio di euro fino a diverse centinaia di migliaia di euro l’anno per organizzazioni con flussi informativi e documentali molto significativi, caratterizzate da iter approvativi complessi. L’adozione dei Workflow Digitali comporta anche un maggiore controllo nei tempi di autorizzazione al pagamento. La maggior rapidità di attraversamento conseguibile grazie a Workflow Digitali mette l’organizzazione nelle condizioni di poter rispettare termini di pagamento più stringenti. Tema caldo, in particolare, con riferimento al comparto agroalimentare (soggetto all’ormai celebre articolo 62) e alla Pubblica Amministrazione (interessata dal DL. 192), che vedono imporre, rispettivamente, termini di 30 e 60 giorni per il pagamento delle fatture di acquisto.

Guardando alla PA, infine, è solo dall’adozione di soluzioni che innovano procedure e modalità di gestione interna –  quali appunto i Workflow digitali, in grado tra le altre cose di garantire anche la certezza della corretta protocollazione – che si può realmente “mettere a terra” il potenziale della Fatturazione Elettronica (leggi anche qui, qui e qui), anche in termini di miglioramento sul fronte dei tempi di pagamento. Contribuendo a rendere questi termini di pagamento gestibili e affrontabili, almeno da un punto di vista “tecnico”: arrivando ad avere fatture autorizzate al pagamento – perché opportunamente protocollate, vistate e riconciliate – con anticipo sul termine fissato dalla norma. La possibilità, poi, di sbloccare in concreto i pagamenti dipende naturalmente anche da altro: su tutto, il Patto di Stabilità. Ma questa è un’altra storia…

@dan_marazz

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