la guida

Le regole del lavoro smart e ibrido: come renderlo più efficace, produttivo e meno stressante

Strumenti operativi e semplici regole per organizzarsi al meglio e rendere lo smart working e il cosiddetto lavoro ibrido più produttivi e meno stressanti possibile

03 Ago 2021
Mirella Castigli

ScenariDigitali.info

bonus smart working

Nel dilemma fra smart working e lavoro in ufficio, vince il lavoro ibrido, una scelta che convince sia datori di lavoro che dipendenti. Ma per trarre vantaggio da entrambe le modalità di lavoro, senza perdere in produttività, conviene stabilire delle regole.

Il lavoro del futuro è ibrido: ecco che fanno le aziende digitali

La scelta del sistema operativo aiuta

La remotizzazione del lavoro ha avuto fra le conseguenze un’impennata di attacchi cyber. La risposta a questo rischio sicurezza può essere, ad esempio, l’upgrade alla nuova versione di Windows, sviluppata proprio per rendere il lavoro da casa e, dunque, anche quello ibrido, più sicuro e a prova di cyber-attacchi. Windows 11 supporta l’approccio Zero Trust, integrando il principio cardine della security by design, adottando un ulteriore livello di protezione sia nel corso dell’utilizzo del proprio PC in locale, sia durante l’accesso alle piattaforme e ai servizi di cloud computing, permettendo allo stesso tempo di aumentare la produttività e ampliare le proprie esperienze.

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Microsoft ha aggiornato Windows Hello for Business, per facilitare l’addio alle password (deboli quelle scelte dagli utenti) mediante una più efficace implementazione della modalità di accesso agli endpoint aziendali.

In collaborazione con i propri partner, il colosso di Redmond ha adottato specifiche dei PC secured-core con le migliori pratiche di sicurezza già al livello del firmware dei sistemi. Inoltre Microsoft consiglia, fra i requisiti, di installare Windows 11 sul proprio computer in presenza del TPM (Trusted Platform Module), un modulo crittografico sfruttato per il portachiavi delle password, per gestire la crittografia del disco e, comunque, per blindare ulteriormente la sicurezza del sistema.

Per chi lavora in ambiente Mac, si consiglia la versione più aggiornata di OS X. Analogamente per chi lavora in ambiente GNU/Linux. Avere un sistema operativo sempre aggiornato, scaricando la patch di sicurezza e le versioni stabili più nuove, significa lavorare in un ambiente sicuro.

Reinventare l’hybrid workplace

Per svolgere al meglio il lavoro ibrido, non c’è solo la scelta del sistema operativo, ma anche la selezione dell’ambiente di lavoro. Tutto da reinventare con l’hybrid workplace. Il modello di lavoro flessibile, che sta emergendo nel new normal post-pandemia richiede creatività e versatilità.

Il nuovo approccio mette al centro la persona, che si mette a disposizione del team di lavoro con cui collabora. Da uno studio dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, è emersa la previsione secondo cui i lavoratori ibridi, che lavoreranno almeno in parte da remoto, si attesteranno a quota 5,35 milioni, di cui 1,72 milioni nelle grandi imprese, 920mila nelle PMI, 1,23 milioni nelle microimprese e 1,48 milioni nelle PA. Il 70% delle grandi aziende aumenterà le giornate di lavoro da remoto, portandole in media da uno a 2,7 giorni alla settimana, una su due apporterà significative modifiche agli spazi fisici che diventeranno sempre più digitali per ospitare incontri virtuali. Anche la Pubblica amministrazione (PA) sta introducendo progetti di smart working (48%), coinvolgendo sempre più lavoratori agili nei progetti (72%): si lavorerà da remoto in media 1,4 giorni alla settimana (47%), rispetto alla giornata media attuale.

Per il lavoro ibrido serve un hybrid workplace, un ambiente che supera il concetto di scrivania come postazione fissa, in cui il dipendente ricrea il proprio micro-cosmo, e dove il dipendente passa, senza soluzione di continuità, dalla collaborazione remota a quella in presenza attraverso il digitale. Il fil rouge è rappresentato dagli strumenti di collaboration che permettono al lavoratore ibrido di connettersi al team in ogni momento e da qualsiasi parte del mondo, condividendo e lavorando sui documenti, grazie ai servizi in cloud e agli archivi digitalizzati.

Parola d’ordine: collaboration

Cisco, nel suo report intitolato “L’ascesa del Lavoro ibrido”, propone alle imprese alcune linee guida nella scelta della tecnologia: adottare dispositivi di collaborazione che riconoscano l’utente automaticamente dall’abbinamento con i device personali (laptop, tablet, smartphone eccetera); sistemi di condivisione dello schermo wireless; un digital display in grado di avvertire della presenza di postazioni disponibili in ufficio e tenga tutti i dipendenti aggiornati sulle informazioni aziendali; un assistente digitale che trovi i colleghi e le sale riunioni; un assistente vocale nelle sale riunioni per gestire i comandi in modalità touchless e un sistema vocale per prenotare quelle sale.

Il nuovo Windows 11 è stato sviluppato con l’intenzione di creare un posto di lavoro fisico e digitale in grado di affrontare le nuove sfide del business, tenendo conto delle esigenze di conciliazione famiglia/lavoro delle persone. Sul fronte collaboration, la nuova versione del sistema operativo di Microsoft offre una maggiore integrazione con le app come Microsoft Teams: per esempio, adesso è più semplice silenziare o riattivare il microfono, condividere il desktop o anche una singola applicazione nel corso di una riunione direttamente dalla barra delle applicazioni del desktop.

Sempre in ambito business, le aziende possono adottare Cisco Meraki che connette i sistemi Cloud per offrire ai clienti un’esperienza performante per l’onboarding dei loro dispositivi, senza necessità di pre-staging per il dispositivo o l’infrastruttura di gestione.

Per gli utenti del mondo Mac, Apple ha avviato  una collaborazione con Cisco per sviluppare soluzioni di sicurezza, networking e collaboration volte a creare un’esperienza sicura, ad alte prestazioni per iPhone e iPad. Obiettivo: connettività ai massimi livelli, in mobilità e in connessioni comunque senza fili.

La tecnologia di VIVA assicura di ripensare l’Employee Experience abilitando l’organizzazione e abbattendo i costi. Misurare l’esperienza dell’hybrid work è cruciale per non commettere errori e per migliorare la produttività aziendale.

La formazione continua è priorità

Per trasformare un lavoratore tradizionale in un dipendente nell’era del lavoro ibrido, sono necessari percorsi di re-skilling e di rivalutazione delle competenze che mettano in sinergia le peculiarità e le specificità di ogni dipendente. Ma non deve seguire un percorso di formazione continua il solo lavoratore ibrido, bensì anche il suo team e soprattutto l’impresa, che deve imparare a essere flessibile, avere un atteggiamento open-mind, un approccio aperto ai cambiamenti, grazie anche a nuove leadership in grado di accogliere le novità e di cogliere le nuove opportunità offerte dal mondo del lavoro che cambia.

Low-tech, empatia e saper rispettare i confini

Durante la pandemia, Zoom, Slack, Skype, Google Meet e Microsoft Teams hanno spadroneggiato, ma nel ritorno alla normalità, nel lavoro ibrido, a fare la parte del leone è il low-tech. In ufficio si privilegia la comunicazione faccia a faccia, quella che ci è mancata durante le zone rosse e il lockdown, a casa vincono il telefono e la posta elettronica.

Le videochiamate tendono a diventare noiose, e già c’è chi parla di “fatica da Zoom” come una nuova sindrome. Per risolvere questi problemi, nelle presentazioni le persone dovrebbero introdurre aiuti visuali o un’introduzione a un collega, per dare un volto a chi parliamo.

Nei messaggi, conviene sempre mostrare curiosità, evitare annotazioni complesse e invece aggiungere colore e contesto ai propri messaggi, ricordandoci sempre che il tempo è prezioso e nessuno vuole perderlo inutilmente. Un messaggio che interrompe un lavoro richiede in media 23 minuti per tornare alla concentrazione necessaria per riprendere la precedente attività. Nel lavoro ibrido, è indispensabile rispettare i confini perché chi lavora da casa ha il diritto a disconnettersi per non subire un eccessivo stress.

Consigli sempre utili sono: programmare le email su Gmail, Microsoft Outlook o sulle app preferite; segnalare la priorità dei messaggi; selezionare lo status per far sapere se si è impegnati o liberi; utilizzare l’opzione “Non disturbare” sul proprio smartphone per silenziare le notifiche quando necessario. La prossima versione di Apple iOS per iPhone, la che sarà rilasciata in autunno, prevede che gli utenti di iPhone non solo potranno impostare un messaggio di status per mostrare quando sono occupati, ma anche usare strumenti per consentire di apparire solo a notifiche provenienti da determinati gruppi (per esempio, la famiglia).

Il lavoro da casa a volte non aiuta a separare la vita privata da quella professionale, ma il lavoratore ibrido deve compiere uno sforzo in più per segnare questa necessaria separazione. Il confine migliore può essere non avere alcuna tecnologia: stabilire uno “Shabbat tecnologico”, 24 ore in cui nessuno usa tecnologia per tornare a comunicare con gli amici faccia a faccia, per rinfrescare lo spirito e ritrovare le energie perdute, e magari fare una bella passeggiata in uno scenario in cui poter liberare la mente.

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