Il passaggio alla fatturazione elettronica incontra ancora parecchie resistenze. Eppure i benefici sono tanti: risparmio economico rispetto alla gestione cartacea, miglioramento generale dell’efficienza dei processi e, non ultimo, minimizzazione del rischio di errore. Sappiamo per esempio che l’obbligo di fatturazione elettronica per il settore dei carburanti è, come ampiamente noto, slittato al nuovo anno. In questo modo, gli operatori dell’Oil & Gas andranno ad aggiungersi ad altri circa 5 milioni di soggetti per i quali tale adeguamento era già fissato al primo gennaio 2019.
Tutte queste difficoltà nonostante le Pubbliche Amministrazioni abbiano fatto da “apripista” sin dal 2015 e nonostante della fatturazione elettronica se ne parli abbondantemente da tempo, quasi che non ci sia ormai più nulla da scoprire. Ma nella pratica il discorso cambia. Allora, come fare? Vediamo di trovare il bandolo della matassa. Con un po’ di concretezza, per una volta tanto.
Le ragioni dell’immobilismo
Come InfoCert, società del Gruppo Tecnoinvestimenti impegnata quotidianamente nel supportare la digital transformation di realtà di qualsiasi dimensione, rileviamo che a generare incertezza è soprattutto la difficoltà a comprendere cosa significhi, in concreto, passare dalla carta al digitale e che tipo di impatto questo passaggio possa avere sul lavoro quotidiano. In sostanza e con un’estrema semplificazione, professionisti e imprese sembrano avere difficoltà a “passare dalla teoria alla pratica”. E spesso anche a ragione!
Proviamo, quindi, a fare un breve riepilogo…
Nessuna soluzione va bene per tutti
Non dobbiamo dimenticare che per tanti, ancora oggi e soprattutto nel mondo delle piccolissime realtà, la fattura elettronica “è” il documento fiscale in formato PDF o Word che viene inviato o ricevuto via email. Per questa ragione, occorre ribadire agli utenti che una fattura elettronica è invece un documento scritto in Tracciato XML, che va trasmesso in formato digitale al destinatario, sia esso una Pubblica Amministrazione, un operatore economico o anche un privato. A seconda della tipologia di ricevente, la fattura deve necessariamente contenere una serie di dati obbligatori, tra i quali ovviamente la Partita IVA e il Codice Fiscale delle parti interessate, ma anche – nel caso delle PA – il Codice Identificativo di Gara o il Codice Unico di Progetto. Il documento non può essere semplicemente “spedito” via email, come avvenuto fino ad ora, ma deve transitare del cosiddetto Sistema d’Interscambio (SDI): una fattura digitale che non passa da SDI non può essere considerata emessa. Un fornitore può procedere all’invio in modo diretto – creando la fattura, firmandola digitalmente e mandandola a SDI – oppure indiretto, utilizzando cioè un intermediario accreditato, che, ricevuta la fattura dal fornitore in formato tradizionale, la riscrive in Tracciato XML, vi appone la firma digitale e la invia a SDI per la trasmissione al destinatario.
Qualunque sia la modalità adottata, sul mercato le soluzioni per la gestione della fatturazione elettronica B2B sono tantissime. Significa che una vale l’altra? Assolutamente no.
Il primo e ineludibile passo per avviare in modo sereno la trasformazione digitale del proprio processo di fatturazione diventa, quindi, analizzare le proprie esigenze per scegliere di conseguenza la soluzione più adatta: sulla base del volume di fatture trattate, della complessità dell’attività gestita e della dimensione organizzativa, abbiamo provato a individuare tre diverse tipologie di soggetti e di relative esigenze.
Fattura elettronica, software e web, i servizi “istituzionali” per l’obbligo 2019
Microimprese e professionisti
In Italia, artigiani, commercianti, agricoltori e Partite IVA sono circa 3 milioni. Tipicamente, queste realtà creano le proprie fatture “a mano”, con l’ausilio di programmi quali Word o Excel, non possiedono quasi mai software ERP o gestionali per la loro emissione, si appoggiano per la contabilità a un commercialista o a un consulente. E in molti, addirittura, consegnano al proprio intermediario ancora fatture in versione cartacea. In questi casi non servono, quindi, soluzioni complesse ma strumenti di utilizzo immediato con funzioni base quali ricezione delle fatture elettroniche passive, emissione delle fatture elettroniche attive, loro conservazione automatica. Quindi per la grandissima maggioranza di microimprese e professionisti sono i commercialisti o consulenti che devono indirizzare i propri clienti verso la soluzione più idonea oppure di adottarne una che lo abiliti ad operare in loro vece.
Piccole e medie imprese
Aziende di piccole e medie dimensioni con una struttura organizzativa semplice e studi professionali di medie e grandi dimensioni: circa 1 milione di realtà che, pur possedendo un ERP che genera le fatture in formato XML o PDF, tuttavia non gestisce direttamente il colloquio con SDI. Il numero di fatture prodotto è superiore a quello di una micro-impresa e la presenza di un gestionale richiede che la soluzione per la fatturazione elettronica garantisca non solo efficienza e semplicità nella gestione dell’intero ciclo di fatturazione, ma anche la facile integrazione con i software già adottati da aziende o studi. In questi casi, è pertanto opportuno che chi si occupa degli aspetti informatici nell’organizzazione si confronti con chi invece gestisce le attività amministrative e contabili.
Grandi aziende
Le realtà più grandi – circa 70.000, con grossi volumi di fatture – utilizzano ERP evoluti di mercato, possono essere a loro volta fornitori di gestionali e producono fatture elettroniche già in formato XML. Queste società già fortemente informatizzate più che di una soluzione “stand alone” necessitano di un “connettore” su misura che, integrato nell’ERP esistente, lo completi di tutte quelle funzioni necessarie a gestire le fatture elettroniche in conformità a quanto previsto dalla normativa come, ad esempio, la firma massiva automatica con delega all’intermediario. Nelle cosiddette “large enterprise” è infatti proprio l’intermediario che solitamente gestisce e si fa carico dei flussi di dati da e verso SDI e si occupa della conversione in altri formati standard accettati a livello europeo, quali PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line).
Ovviamente, queste macro-classificazioni facilitano il processo di scelta ma non possono “automatizzarlo” perché i loro confini non sempre sono così netti, così come molte possono essere le variabili da prendere in considerazione all’interno di un’organizzazione. Per questa ragione, la decisione di affidarsi alla consulenza di un partner esperto, in grado – per competenze ed esperienza – di guidare il cliente nel proprio processo di adeguamento, si rivela spesso la decisione più frequente e idonea.
L’articolo fa parte di un progetto editoriale d’informazione che Agendadigitale.eu sta sviluppando con Infocert
