Il servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate: a chi serve

Domanda

Dal 1° luglio di quest’anno l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione dei contribuenti un servizio gratuito di conservazione digitale. E’ un servizio che possiamo utilizzare per conservare qualsiasi documento, come per esempio il libro giornale?

L.S.

Risposta

Così come contemplato dall’art.1, primo comma e primo periodo del decreto legislativo 5 agosto 2015 n.127, «A decorrere dal 1° luglio 2016, l’Agenzia delle entrate mette a disposizione dei contribuenti, gratuitamente, un servizio per la generazione, la trasmissione e la conservazione delle fatture elettroniche».

Il servizio, già attivo dal 1° luglio scorso, è fruibile da parte di qualsiasi contribuente accedendo al portale istituzionale dell’Agenzia delle Entrate previa autenticazione tramite Entratel o Fisconline, oppure tramite l’ausilio del sistema SPID (Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitali).

Concepito per incentivare le PMI ed i professionisti ad utilizzare sempre più soluzioni di fatturazione elettronica, il servizio consente di generare, trasmettere e conservare in formato digitale le sole fatture elettroniche conformi alle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate e secondo tre diversi formati XML: fattura elettronica diretta alla PA, fattura elettronica ordinaria in ambito B2B, e fattura elettronica semplificata in ambito B2B.

Le attività che il contribuente può eseguire accedendo al servizio sono essenzialmente tre:

• servizio di generazione delle fatture elettroniche, ove è possibile formare la fattura elettronica XML inserendo manualmente in un apposito webform i dati che compongono la fattura, oppure importare il file della fattura elettronica già in formato XML prodotta con altri software;

• servizio di trasmissione delle fatture elettroniche, ove il contribuente, dopo aver firmato digitalmente il file della fattura elettronica, la potrà inviare alla PA tramite l’ausilio del sistema di interscambio (SDI), oppure ai clienti imprese o professionisti tramite email, oppure tramite il sistema di interscambio ma solo dal 1° gennaio 2017;

• servizio di conservazione delle fatture elettroniche, ove è possibile conservare in formato digitale sui server di Sogei Spa le fatture elettroniche in format XML emesse e ricevute, previa adesione all’accordo di servizio da stipularsi direttamente con l’Agenzia delle Entrate. L’upload delle fatture elettroniche sul sistema di conservazione, oltre che per singoli file, potrà essere svolto anche tramite archivio compresso .zip, e le attività eseguite dal sistema di conservazione sono comunicate al contribuente tramite rilascio della Ricevuta di avvio del processo di conservazione attestante la presa in carico della richiesta, e della Ricevuta di presa in carico della richiesta di conservazione attestante che dai controlli eseguiti sui file trasmessi non sono state riscontrate anomalie, e quindi le fatture elettroniche sono state prese in carico dal sistema di conservazione.

Vi sono poi alcuni aspetti da rilevare, come per esempio la circostanza che Sogei Spa ad oggi non è un conservatore accreditato, ed il modello organizzativo adottato che prevede che il contribuente svolga il ruolo di responsabile della conservazione, e quindi dovrà stilare il manuale della conservazione, riportando per esempio i dati identificativi del responsabile della conservazione, quali altri documenti sono conservati in digitale, etc;

Il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate, potrà quindi essere adottato da imprese e professionisti per conservare solo fatture elettroniche XML conforme alle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate, e non quindi per conservare fatture elettroniche in formato PDF, oppure altri documenti quali libro giornale, registri iva, documenti di trasporto, etc.

Cordiali saluti

Umberto Zanini

Per porre domande al gruppo di esperti sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile inviare le proprie domande a: esperto@agendadigitale.eu

In particolare per i temi di FatturaPA, per interagire con un più ampio pool di esperti, la piattaforma da utilizzare è RispondiPA di FPA.

Umberto Zanini, dottore commercialista e revisore legale, Chartered Accountant in England and Wales. E’ dal 2006 Responsabile delle attività di ricerca dell’area tecnico-normativa dell’Osservatorio «Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione» della School of Management del Politecnico di Milano, e partecipa ai lavori degli Osservatori «Professionisti & Innovazione digitale» e «Supply Chain Finance».