Il 4 gennaio 2024 la Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della Giustizia ha licenziato il testo delle nuove specifiche tecniche previste dall’art. 34 del D.M. 21 febbraio 2011 n. 44, che contiene il regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione, nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione.
La nuova stesura delle specifiche si è resa necessaria dalle innovazioni che hanno di recente interessato il Regolamento recante regole tecniche per l’adozione nel processo civile e penale delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, apportate dal Decreto 29 dicembre 2023, n. 217 (decreto che, con l’abrogazione dell’art. 18 D.M. 44/2011 in tema di notifiche PEC, ha tanto preoccupato i professionisti del settore legale da spingere il Ministero alla reviviscenza dell’art. 18 attuata con rettifica pubblicata nella Gazzetta Ufficiale del 15.01.2024).
Il valore delle specifiche tecniche
Riguardo alle specifiche, queste contengono una serie di novità di rilievo, sia perché innovano in misura significativa il processo civile telematico, sia perché ora, alla luce dell’avvio del processo penale telematico, assumono davvero un ruolo primario nel normare l’uso della telematica nel processo penale.
La disciplina è senz’altro da accogliere con favore, soprattutto perché non si è ceduto alla tentazione di spostare in due contenitori distinti le regole tecniche dedicate al civile (PCT) e al penale (PPT), generando quindi (e finalmente) una convergenza fra formati e procedure fra processi telematici diversi, che favorirà auspicabilmente l’interoperabilità fra i software (o lo sviluppo unitario con conseguente risparmio di spesa) e semplificherà la vita ai professionisti che nel corso della loro attività si trovano a confrontarsi con entrambe le procedure.
I pareri AgID e Garante privacy
Il documento pubblicato sul sito del portale servizi telematici (PST) del Ministero della Giustizia è per ora una semplice bozza e per l’entrata in vigore delle nuove specifiche dovremo attendere il parere di AgID e Garante per la protezione dei dati personali.
Non pare però che le novità contenute nel decreto (che pur rimane una disciplina in continuità con le sue precedenti iterazioni del 2014 e del 2021), possano in qualche modo costringere le due Autorità a stravolgere il contenuto della normativa.
Ci si attende quindi una approvazione del decreto senza modifiche incisive rispetto al contenuto della bozza già pubblicata sul PST.
Vediamo nel dettaglio le novità che attendono gli avvocati civilisti e penalisti.
Le novità per il Processo civile telematico
La più significativa novità per i civilisti consiste nell’introduzione di una nuova serie di formati file per il PCT (e di riflesso per il PPT).
L’elenco di cui alle precedenti specifiche è stato rivisto completamente, riorganizzando i formati, ora raccolti per tipologia, ma le novità sostanziali sono due, ovvero l’inclusione di formati video ed audio.
Questo l’elenco contenuto nell’art. 15 co. 1 delle nuove specifiche, in relazione ai formati dei documenti producibili nei processi telematici civile e penale:
a) documenti impaginati – PDF o PDF/A (.pdf), con dimensioni cm 21,00 per 29,70 (formato A4), Rich-Text Format (.rtf).
b) Immagini raster – JPEG (.jpg, .jpeg), TIFF (.tif, .tiff), GIF (.gif).
c) Video – formati video delle famiglie MPEG2 e MPEG4 (.mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg), AVI (.avi).
d) Suono: MP3 (.mp3), FLAC (.flac), audio RAW (.raw), Waveform Audio File Format (.wav), AIFF (.aiff, .aif).
e) Testo – TXT (.txt).
f) Ipertesto – XML Extended markup language (.xml).
g) Posta elettronica – eml (.eml), purché contenenti file nei formati di cui alle lettere precedenti (a-f)
h) Posta elettronica – .msg, purché contenenti file nei formati di cui alle lettere da a) a g).
i) Formato compresso: è consentito l’utilizzo dei seguenti formati compressi purché contenenti file nei formati previsti alle lettere precedenti: .zip, .rar, .arj
Il nodo dell’A4 dei file PDF
Opportuna una nota di censura circa la precisazione (peraltro solo nel caso di documenti PDF e non nel caso degli atti, che pur forse sarebbero stati gli unici a meritare una simile precisazione) delle dimensioni (formato A4) del file PDF.
La precisazione, pur verosimilmente dettata dalla volontà di assicurare una visibilità del file sul pc del magistrato, rischia di essere limitante in quei casi in cui vi sia la necessità di produrre documenti formati da terzi e che non rispettano lo standard ministeriale (pensiamo ad esempio alla necessità di produrre corrispondenza con gli USA, di formato lettera e non A4).
Venendo ai nuovi formati, è davvero benvenuta l’introduzione della possibilità di produrre nel processo telematico (senza dover ricorrere a sotterfugi quali la compressione del file o il suo inserimento in formati PDF o EML o MSG) file audio e video.
L’elenco formati e il raw
L’elenco formati è peraltro sufficientemente ampio (mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg e .avi per i video, e .mp3, .flac, .raw .wav, .aiff, .aif per gli audio). Interessante la scelta di includere anche formati più “professionali” come aiff, flac e raw, per le produzioni audio, così da consentire ai legali di produrre i file senza doversi imbarcare in operazioni di conversione che rischiano di compromettere la qualità dei contenuti.
La scelta di includere formati professionali non è replicata con i contenuti video, anche se si tratta di un esito fisiologico dato che l’uso di formati come ProRes, DNxHD, o Blackmagic RAW sarebbe ben difficilmente conciliabile con il limite dimensionale dei depositi del processo telematico.
Singolare è invece la scelta di consentire il formato raw per gli audio evitando invece il corrispondente formato per i file immagine (produzione che sarebbe molto utile, ad esempio, nel caso di controversie in tema di diritto d’autore).
Stupisce però che il Ministero non abbia voluto pretendere l’utilizzo di codec (strumenti di codifica/decodifica del segnale registrato) comuni per la produzione di file audio e video. Rimane quindi aperta la problematica nel caso di produzione di file audio/video non intellegibili a causa dell’utilizzo di un codec particolarmente anomalo.
Del resto, la scelta di non disciplinare i codec accomuna i processi civile e penale telematico al processo contabile telematico e al processo sportivo telematico.
Sarà però interessante indagare su quali software verranno approntati per la lettura di questi contenuti, così da consentire ai legali di “testare” la produzione sul medesimo software per verificare la leggibilità del contenuto sul PC del magistrato.
È però evidente che residuano casi in cui la produzione di file audio/video sia interdetta nel PCT (e nel PPT), ovvero tutti quei casi in cui sia necessario produrre file audio o video di rilevanti dimensioni. In tali ipotesi, la produzione di file audio/video dovrà necessariamente ancora effettuarsi tramite deposito di CD/DVD, con tutte le problematiche e i limiti che avevamo già affrontato in un precedente articolo.
L’aumento della dimensione della busta di deposito
Altra novità di rilievo è l’aumento della dimensione della busta di deposito, che passa da 30 a 60 mb (art. 16 co. 4 delle nuove specifiche).
La novità potrebbe apparire di poco conto alla luce della possibilità di effettuare depositi concatenati, ma è in realtà significativa se si pensa che l’apertura ai formati audio e video potrebbe comportare la necessità di depositare singoli file con dimensione superiore ai 30 mb, come tali non “separabili” in più buste (va segnalato che, di fatto il limite dei 30 mb era privo di un blocco a presidio del rispetto del limite dimensionale, con il sistema che già accetta depositi di singole buste anche di dimensioni di 70 mb, ma resta il fatto che il riconoscimento normativo della possibilità di deposito di file di ampie dimensioni è senz’altro benvenuto in quanto eviterà l’insorgere di controversie nel caso di depositi di file particolarmente “ingombranti”).
ReGIndE e altri registri
Ulteriori novità nelle specifiche giusto approntate dalla DGSIA riguardano la prescrizione della non sovrapposizione fra ReGIndE e altri registri pubblici.
Stando alle nuove specifiche il ReGIndE non gestisce informazioni già presenti in registri pubblicamente accessibili come il registro delle imprese, l’indice nazionale delle imprese e dei professionisti (INI- PEC), l’anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR) e il domicilio digitale del cittadino (INAD).
Resta però al contempo fermo però l’obbligo di comunicazione dei dati per tutti i soggetti che hanno l’obbligo di essere censiti nel ReGIndE (pur precisando in quale altro registro l’istante sia già censito).
I pagamenti telematici
Infine le nuove specifiche contengono una semplificazione della disciplina in tema di pagamenti telematici, ai 3 articoli (26,27 e 28) delle precedenti specifiche si sostituisce un semplice e breve articolo (il 27, che chiude il nuovo testo normativo), il quale prescrive la disponibilità di pagamenti telematici tramite il portale PST, utilizzando le funzionalità messe a disposizione dal Nodo dei Pagamenti-SPC, le cui regole sono descritte tramite i WSDL (ovvero Web Services Description Language, una particolare tipologia di XML, utilizzata per la descrizione di servizi web) pubblicati sull’area pubblica del PST.
Le novità per il Processo penale telematico
Gli interventi più corposi alle specifiche riguardano sicuramente il processo penale telematico, che se in precedenza veniva completamente trascurato dalle regole tecniche (anche perché di fatto non esisteva), ora si fa centrale.
Le novità iniziano dalle definizioni, che ora includono, ad esempio:
- Annotazioni preliminari dal portale: area di transito del Re.Ge.WEB nella quale sono effettuati i controlli preliminari sulle comunicazioni di cui all’articolo 17 dal personale di segreteria degli uffici del pubblico ministero;
- Atto abilitante: atto da cui risulti la conoscenza dell’esistenza in una procura della Repubblica di un procedimento relativo al proprio assistito e il relativo numero di registro;
- PDP: Portale Deposito atti Penali di cui all’articolo 7-bis, comma 1, del Regolamento;
- PNR: Portale delle notizie di reato di cui all’articolo 7-bis, comma 2, del Regolamento;
- SICP: Sistema Informativo della Cognizione Penale;
Il testo delle specifiche poi introduce numerose precisazioni per distinguere le regole efficaci per il solo PCT da quelle che invece si applicano ad entrambi i processi. Ad esempio, è introdotta la precisazione (all’art. 14 delle nuove specifiche) che i soli atti del PCT devono essere accompagnati da un documento xml da firmarsi digitalmente.
I depositi penali
I nuovi articoli 17 e 18 delle Specifiche sono invece dedicati esclusivamente al procedimento penale telematico e regolano, rispettivamente, i depositi penali tramite portale delle notizie di reato e i depositi tramite portale depositi penali.
L’articolo 17, dedicato ai soggetti che a vario titolo sono tenuti per legge alla trasmissione delle notizie di reato, abbandona le novità già viste per il PCT (ed anzi si spinge oltre), limitando i formati al solo PDF per i depositi attraverso il portale delle notizie di reato e limitando la dimensione di deposito a 30 mb.
L’articolo include poi una serie di prescrizioni tecniche, che si concludono con un richiamo agli standard di crittografia applicati dal sistema (AES256).
Quando invece il deposito è effettuato tramite il portale dei depositi penali (disciplinato dall’art. 18 delle nuove specifiche) i formati sono quelli già visti (e aggiornati) per il civile (sebbene l bozza delle specifiche rimandi, verosimilmente per errore, all’art. 16 e non all’art. 15 delle specifiche), mentre la dimensione massima consentita per ciascun deposito di atti ed eventuali allegati è pari a 60 mb per singolo file, fino ad un massimo di 600 mb per l’intero deposito.
Le specifiche precisano altresì che è consentita la scansione di documento analogico purché in bianco e nero e con una risoluzione pari a 200 dpi.
L’utilizzo di SPID
L’identificazione del professionista sul portale avviene tramite SPID o smart card previa verifica dell’iscrizione in ReGIndE con ruolo avvocato, praticante abilitato, avvocato ente pubblico e funzionario ente pubblico (questi ultimi limitatamente agli appartenenti all’Avvocatura dello Stato), del soggetto che effettua l’accesso.
Nelle specifiche si disciplina inoltre il passaggio obbligato del deposito di un atto abilitante in tutti quei casi in cui “il procedimento sia in fase di indagine preliminare e non sia stato ancora emesso o non sia previsto uno degli avvisi di cui agli articoli 408, 411 o 415 bis codice di procedura penale”.
Viene poi precisato che precondizione per la visibilità dei fascicoli (non quindi per i depositi) è la preventiva annotazione nel ReGeWEB (a cura delle cancellerie), del codice fiscale dei legali.
La procedura di trasmissione tramite PDP
Viene poi precisato che la procedura di trasmissione tramite il PDP consiste:
“a) nell’inserimento dei dati richiesti dal sistema;
b) nel caricamento dell’atto del procedimento e dei documenti allegati;
c) nell’esecuzione del comando di invio.”
In esito al deposito il Portale genera la ricevuta di accettazione del deposito (valevole ai fini della data di deposito ex art. 172 co. 6 bis c.p.p.), ricevuta che contiene:
“a) un identificativo unico nazionale nella forma anno/numero;
b) i dati inseriti dal depositante;
c) la data e l’orario dell’operazione di invio rilevati dai sistemi del Ministero di Giustizia.”
La ricevuta (in formato PDF) resta, comunque, a disposizione del difensore sul portale (difensore che peraltro può consultare, sempre sul portale alla sezione “Consultazione – Depositi”, lo stato del deposito, in vista dell’accettazione definitiva dell’atto).
L’accettazione automatica dell’atto
Interessante, infine, il meccanismo dell’accettazione automatica dell’atto, che può avvenire nel caso in cui ci sia corrispondenza fra i dati inseriti a portale e i dati di registro del procedimento penale (in difetto il deposito viene acquisito con intervento del personale di cancelleria).
